10 ações para reduzir os custos da sua empresa

Para realizar a redução de custos de uma empresa, é necessário implementar um conjunto de práticas que envolvem a priorização de alguns gastos, o corte de despesas fixas que puderem ser cortadas, a adoção de hábitos sustentáveis etc.

Além de ajudar a evitar prejuízos financeiros ao seu negócio, esses movimentos diminuem alguns desperdícios sem comprometer a qualidade dos produtos ou dos serviços e trazem melhores perspectivas a longo prazo.

No fim, eles até aumentam os lucros e a produtividade! Quer conhecer mais e entender como adotá-los sem dor de cabeça? Neste artigo, você encontra ótimas dicas! Confira.

O que são os custos e as despesas de uma empresa?

Os custos de uma empresa são aqueles ligados diretamente ao cotidiano e ao trabalho, enquanto as despesas têm relação com a administração.

O primeiro engloba fatores como a produção ou compra de mercadorias, gastos com mão de obra e contas de água, luz e internet e também manutenção de equipamentos, já o segundo tem a ver com investimentos em marketing, RH e serviços financeiros, por exemplo.

Uma estratégia de redução de custos tem como objetivo diminuir tanto uma coisa quanto a outra, e cabe destacar que os custos são divididos em duas categorias: fixos e variáveis, sendo os fixos os mais fáceis de reduzir ou cortar.

O que são custos fixos?

Os custos fixos são aqueles que nunca se alteram, mesmo que o número de clientes aumente ou diminua e mesmo se as demandas estiverem muito altas. A obrigatoriedade do pagamento de funcionários é um exemplo, porque não muda.

Dentre as principais despesas fixas de uma empresa, costumam aparecer:

• contas de água, luz e internet;
• aluguel;
• seguros;
• salários; e
• impostos e taxas pagos por mês ou por ano.

Além deles, existem ainda os custos que estão sempre sujeitos à alterações. Eles são, portanto, variáveis.

O que são custos variáveis?

Como o nome já diz, em uma empresa, estes gastos são aqueles influenciados diretamente pelo volume de produção ou pela quantidade de serviços realizados.

Alguns exemplos:

• impostos por vendas;
• aquisição de matéria-prima;
• comissões;
• contratação de mão de obra terceirizada; e
• fretes.

Tanto os custos fixos quanto os variáveis entram no controle financeiro empresarial, fundamental para diminuir gastos – uma vez que ajuda a definir quais são desnecessários e quais são essenciais –, mas os custos fixos costumam ser mais facilmente reduzidos por causa da previsibilidade.

Por que é importante reduzir os custos de uma empresa?

A diminuição de gastos possibilita uma visão ampla dos processos, ajudando empreendedores a perceber os gargalos e erros que podem interferir na rentabilidade, como equipamentos desatualizados que ainda geram despesas.

Reduzir os custos de uma empresa é o primeiro passo se você deseja promover o crescimento dos negócios porque ajuda na melhora do fluxo de caixa e impacta em uma gestão financeira mais eficiente, ampliando a visão dos gestores para torná-la ainda mais holística e abrangente.

Outra vantagem da redução está no posicionamento da empresa frente à concorrência, uma vez que alguns cortes permitem o direcionamento do dinheiro para investimentos em inovação e na melhora da qualidade de produtos e serviços.

Sem contar que, com menos dinheiro gasto, sobra mais dinheiro no bolso e, assim, se previnem ameaças causadas por crises econômicas a nível nacional ou global.

E não pense que apenas grandes e médias empresas podem realizar a redução de custos. Quem é MEI também pode – e deve! – fazer isso. Continue a leitura.

Como reduzir custos sendo MEI?

Identificar gastos invisíveis, construir uma planilha de controle financeiro e renegociar dívidas são algumas das ações para reduzir os custos sendo MEI.

Ao abrir uma empresa de prestação de serviços como Microempreendedor Individual, cabe ao gestor monitorar, de perto, multas e juros por atrasos em pagamentos, taxas de inadimplência, e compras “bobas” para o cotidiano dos negócios que, quando somadas, causam um grande impacto.

É importante anotar todos os custos do negócio por meio de uma planilha ao longo do mês. Fazendo isso, você conseguirá organizar o caixa e até renegociar dívidas com bancos ou fornecedores se precisar.

Por enquanto, anote dicas essenciais!

10 dicas de como reduzir os custos da sua empresa

Realizar uma estratégia de priorização de custos, reduzir custos fixos, fazer um orçamento diferente para cada setor e adotar hábitos sustentáveis são algumas das principais ações para MEIs e todos os outros tipos de empreendedores cortarem gastos sem dor de cabeça.

1.  Desenvolva uma estratégia de priorização de custos

Esta primeira etapa ajudará você a direcionar os recursos financeiros de forma ainda mais inteligente por aí. Verifique quais são os custos essenciais para o funcionamento do negócio e aqueles com maior impacto no desempenho geral da empresa.

Aqueles que não forem prioridade no momento não podem ser esquecidos, mas talvez remanejados.

Ordene gastos por:

• gravidade;
• benefício;
• urgência;
• abrangência;
• satisfação do cliente;
• investimento;
• operacionalidade; e
• obrigatoriedade legal.

Caso haja dúvidas sobre qual investimento fazer primeiro, faça uma lista a partir desses critérios e pondere os benefícios a curto, médio e longo prazo.

2.  Corte ou reduza custos fixos

Custos fixos podem ser uma grande carga para qualquer empresa, especialmente em momentos de crise ou de mudanças no mercado, logo, a fim de diminuí-los, veja se é possível, por exemplo, migrar funcionários para modelos mais flexíveis – de trabalho remoto ou trabalho em espaços de coworking.

Não quer mudanças nesse sentido? Faça um plano de conscientização e divulgue-o entre os colaboradores na intenção de cortar ou reduzir gastos com materiais, ar-condicionado e outros equipamentos semelhantes, iluminação artificial etc.

3.  Faça orçamentos e controles diferentes para cada setor

Cada setor ou área da empresa possui necessidades e desafios distintos! Ao elaborar um orçamento de gastos e investimentos personalizados para as diferentes áreas do seu negócio, você consegue alocar o dinheiro de forma mais precisa e eficiente.

O departamento de gestão de estoque pode precisar de uma ferramenta que melhore a organização e catalogação de itens e, com os processos simplificados, sua equipe terá mais tempo para fazer outras atividades que vão trazer mais lucros. Já pensou?

Faça reuniões com os representantes de cada setor para tentar descobrir qual é a necessidade central deles. Desse modo, os desperdícios serão evitados e o foco será nos investimentos que realmente trarão resultados positivos.

4.  Adote hábitos sustentáveis

Um negócio sustentável contribui, ao mesmo tempo, com a preservação do meio ambiente e com o bolso do seu gestor!

Incentive a redução do consumo de energia, água e materiais, promova a reciclagem e busque soluções capazes de reduzir gastos e aumentar o retorno – inclusive financeiro – da empresa. De quebra, essa postura pode atrair novos investidores.

5.  Procure maneiras de reduzir a rotatividade de funcionários

A alta rotatividade de funcionários pode gerar custos com demissões e pagamentos de direitos, treinamento e seleção de novos colaboradores, então, investir na retenção também significa tomar uma atitude para cortar custos. Pode acreditar.

Para isso, é interessante fazer programas de capacitação e desenvolvimento profissional, oferecer benefícios atrativos e sempre trabalhar para conseguir um ambiente de trabalho saudável e motivador.

6.  Envolva sua equipe na estratégia de redução de custos

Não deixe os colaboradores de fora e incentive a participação de todos na identificação de oportunidades de economia. Em paralelo, recompense ideias bem-sucedidas.

Faça workshops e treinamentos ressaltando a importância da redução de gastos para todo o time, parabenize metas alcançadas, divulgue os resultados coletivos e enfatize o trabalho feito por várias mãos e pensado por várias cabeças.

Lembre-se de que, quando os funcionários se sentem parte do processo, tendem a ficar mais dispostos a colaborar e encontrar soluções inovadoras para qualquer problema.

7.  Renegocie dívidas bancárias

Busque negociar condições mais favoráveis, como taxas de juros menores ou prazos mais longos para pagamento, e acerte suas dívidas bancárias a partir dessas negociações. Converse pessoalmente com o gerente do seu banco.

A atitude de corte de custos, de fato, alivia a pressão financeira da empresa e permite um melhor direcionamento dos recursos, mesmo que eles não sejam tão “graúdos”.

8.  Troque de fornecedores ou repense os acordos que já têm

Avalie periodicamente seus fornecedores em busca de alternativas mais vantajosas em termos de custo e qualidade. Você não precisa abrir mão de parcerias boas já construídas, mas é sempre bom manter a conversa em dia para tentar encontrar formas de tornar esses vínculos ainda melhores para os dois lados.

Fazendo a avaliação periódica, será mais fácil negociar melhores condições de pagamento, maiores descontos ou repensar o volume de compras diário ou semanal.

9.  Experimente a economia colaborativa

Você sabe o que é economia colaborativa? Conhecida como “crowdsourcing”, em inglês, ela se encaixa em vários tipos de empreendedorismo e está baseada no compartilhamento de recursos e serviços entre empresas, reduzindo custos operacionais.

Considere a possibilidade de adotá-la! Aproveite a oportunidade para dividir espaços de trabalho com outro empreendedor ou até experimentar o uso de um coworking e, se achar válido, partilhe até mesmo seus profissionais com mais organizações, sempre levando em conta a compatibilidade das atividades.

10.  Invista na automatização de processos

Automatizar processos repetitivos e burocráticos pode aumentar a eficiência operacional e reduzir a dependência de pessoas, que podem assumir funções mais estratégicas.

Mais de 90% das empresas nacionais querem fazer acontecer a automatização e a necessidade é mais evidente em departamentos de pesquisa e serviços administrativos, de acordo com um levantamento do Salesforce.

Além dessa pesquisa, outros estudos apontam que as tarefas operacionais ficam, em média, de 70% a 80% mais eficientes quando existe o implemento de inovações e tecnologias em um negócio.

Então, busque ferramentas e softwares que possam otimizar sua gestão, a produção cotidiana e a prestação de serviços!

Comece contratando uma plataforma de cobranças recorrentes para ter mais controle e antecipar possíveis oscilações na receita. Esse recurso ajudará você a eliminar – ou, pelo menos, reduzir – muito os índices de clientes inadimplentes.

Imagine só o quanto é bom todo mundo pagando em dia para aumentar o lucro e cortar gastos? Mãos à obra.