A metodologia 5S é usada por quem quer organizar um ambiente de trabalho e mantê-lo em boas condições para preservar o bem-estar dos colaboradores, aumentar a eficiência das equipes e facilitar as atividades diárias.
Desenvolvida no Japão, ela tem como base em cinco conceitos de organização, limpeza e disciplina aplicados no dia a dia das empresas, daí o nome. Seus benefícios vão além da melhora dos aspectos visuais e envolvem a redução de falhas, a melhora da produtividade e a promoção de um espaço corporativo mais funcional e seguro.
Quer saber mais? Então, é só continuar esta leitura!
O que é o 5S?
O “5S” é uma metodologia de organização que surgiu nas indústrias do Japão durante a década de 50, composta por cinco passos para tornar um ambiente empresarial mais produtivo, os senso de utilização, de organização, de limpeza, de padronização e de disciplina.
Você vai conhecê-los no próximo tópico!
Sua origem advém de tempos de reconstrução pós-Segunda Guerra Mundial e de um cenário no qual o principal desafio era reerguer a economia e melhorar a eficiência em meio a escassez.
A Toyota, inclusive, foi uma das pioneiras na aplicação dessa metodologia, transformando-a em um dos pilares de seus sistema de produção e colhendo frutos expressivos depois disso.
Desde então, os 5Ss conquistaram empresas em diversos países e setores, que os adaptaram dentro de suas realidades.
Cada um dos “S” predefinidos na prática tem como base princípios simples, mas eficazes, que ajudam a estruturar os processos corporativos e eliminar do cotidiano o que não é estritamente necessário, otimizando tempo e recursos, agilizando tarefas, prevenindo problemas e eliminando distrações, por exemplo.
Além da organização física, a metodologia ainda incentiva a autodisciplina por propor um sistema regular de avaliação dos colaboradores sobre o cumprimento das etapas.
Quais são os sensos da metodologia 5S?
O senso de utilização, o de organização, o de limpeza, o de padronização e o de disciplina são os famosos “5S”. Cada um deles tem um propósito definido pelos orientais, confira!
Seiri (senso de utilização)
O “Seiri” propõe separar o que é essencial do que não é, mantendo apenas os itens realmente úteis no ambiente de trabalho. Esse princípio, então, incentiva a eliminação de objetos e documentos desnecessários que ocupam espaço e complicam a rotina.
Seiton (senso de organização)
Já o “Seiton” é a prática de organizar os itens que restaram após o “Seiri”, direcionando cada objeto a um local específico e de fácil acesso. A ideia é que tudo tenha um lugar definido, de modo que qualquer colaborador consiga encontrar rapidamente o que precisa.
Essa prática ajuda a poupar tempo, evita erros e torna as tarefas mais eficientes.
Seiso (senso de limpeza)
O “Seiso”, por sua vez, envolve a limpeza regular e o cuidado com o ambiente de trabalho. Mais do que simplesmente manter o espaço limpo, o senso incentiva uma cultura organizacional de cuidado na qual todos contribuem para preservar as condições ideais.
Em um escritório, isso pode significar que cada colaborador seja responsável por limpar sua mesa ao final do expediente. Esse hábito evita o acúmulo de sujeira, protege equipamentos e cria um ambiente mais agradável e seguro para todos.
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Seiketsu (senso de padronização)
O “Seiketsu” busca estabelecer padrões para manter os três primeiros “S” sempre “em forma”, garantindo a organização, a limpeza e o cuidado constantes, lembrados ao longo do tempo. Na prática, ele pode ser aplicado em forma de checklists ou cronogramas, por exemplo.
Shitsuke (senso de disciplina)
Por último, o “Shitsuke”, é o senso de disciplina e compromisso com a manutenção dos 5Ss. Ele incentiva todos na empresa a adotarem a metodologia como parte de rotina e a respeitarem os padrões estabelecidos.
Como fazer uma gestão 5S?
Para fazer uma gestão 5S na sua empresa, é necessário adotar cada princípio da metodologia de forma estruturada e contínua.
Aqui estão algumas dicas!
- Envolva toda a equipe
- Defina os objetivos e apresente-os de forma clara
- Explique como a metodologia melhora o ambiente e facilita o cotidiano
- Traga exemplos reais
- Faça treinamentos e workshops sobre as práticas
- Incentive e celebre pequenas mudanças
- Defina responsáveis pelo monitoramento de cada senso
- Crie cronogramas para a aplicação das etapas
- Transforme as iniciativas em parte da rotina
- Estabeleça um sistema de incentivos ou premiações para quem se destacar coletiva ou individualmente
E fortaleça sua gestão 5S com revisões regulares ou auditorias periódicas, nas quais você ou alguém predefinido avalia a aplicação dos sensos, mas também nas quais a equipe, junta, troca ideias sobre o que pode ser aprimorado e como os padrões podem ser mantidos.
Especificamente no ambiente de trabalho, para aplicar os 5Ss você vai precisar seguir alguns passos, mas eles diferem na hora de usar a metodologia na administração de um negócio. Entenda a seguir.
Aplicando a metodologia 5S no ambiente de trabalho
Avalie o espaço, identificando áreas que precisam de organização e limpeza, então…
- Promova uma conversa com a equipe e peça para cada membro apontar desafios e sugerir melhorias
- Defina um ponto de partida e implemente o primeiro senso (Seiri)
- Aplique o Seiton, organizando os materiais para fácil acesso e utilizando etiquetas em armários e prateleiras
- O Seiso também deve ser incorporado à rotina, com limpezas regulares e coletivas para promoção de um senso de responsabilidade compartilhada
- Reforçe a cultura constantemente por meio de reuniões e feedbacks
Dica extra: promover encontros mensais para discutir o progresso e as dificuldades enfrentadas é uma forma eficaz de manter todos engajados.
Uma equipe que faz uma revisão mensal de suas práticas pode descobrir novas maneiras de aprimorar a organização, como a digitalização de documentos, que reduz a necessidade de espaço físico.
5S na administração
Para começar, mapeie todos os processos administrativos e identifique etapas que podem ser simplificadas ou eliminadas.
- Se a sua empresa gasta muito tempo com um único processo, revise o fluxo de trabalho
- Caso falte agilidade porque falta modernização, implemente ferramentas digitais
- Melhore a eficiência cotidiana buscando liberar a equipe para atividades mais estratégicas
- Faça um cronograma de revisões dos procedimentos administrativos
- Conte com a equipe para melhoria contínua das práticas e adoção dos sensos
Nesse caso, também promova reuniões mensais. Quem sabe numa delas você não descobre a necessidade de um novo treinamento ou da implementação de um novo sistema de cobranças digitais?
As vantagens dos 5Ss vão ficando cada vez mais evidentes!
Principais benefícios do 5S para você e sua equipe
A partir do momento em que você conhece a metodologia, fica fácil identificar seus benefícios, mas nunca é demais reforçá-los. Destaque para a melhora da organização do espaço, o aumento da produtividade, a redução de custos, a melhora da qualidade do trabalho e o fortalecimento da cultura organizacional.
- Otimização da organização do espaço: com a implementação dos princípios de separação e arrumação, os colaboradores conseguem identificar rapidamente o que precisam e onde encontrar os materiais e ferramentas.
- Aumento da produtividade: colaboradores que trabalham em um espaço organizado e limpo tendem a realizar suas tarefas com mais eficiência, pois estão menos distraídos por desordem.
- Redução de custos operacionais: processos mais eficientes ajudam as empresas a evitar despesas desnecessárias relacionadas ao retrabalho ou à compra de suprimentos perdidos.
- Melhora da qualidade do trabalho, dos produtos e dos serviços: os 5Ss permitem que os colaboradores se concentrem mais em suas atividades e reduzem erros, pois tornam os processos mais claros e sistemáticos.
- Fortalecimento da cultura organizacional: ao envolver todos os colaboradores na manutenção de um ambiente de trabalho organizado através desta metodologia oriental, cria-se um sentimento de pertencimento e responsabilidade.
Sem contar que, quando a equipe participa ativamente do processo, como em um evento de limpeza e organização do espaço, isso promove a colaboração e melhora o moral, resultando em um clima de trabalho mais positivo e produtivo.
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