Planejar, organizar, dirigir e controlar são as quatro ações básicas de uma boa administração de empresas. Cada uma dessas funções fala diretamente sobre como anda a gestão de todas as empresas, já que, quando não há um ciclo PODC bem estruturado, há grandes possibilidades de o negócio ir à falência.
Tanto é assim, que essa metodologia foi criada justamente para tirar da falência a empresa em que trabalhava o seu criador, Henri Fayol.
Segundo o engenheiro francês, uma boa administração deve se aprofundar em todos os níveis da organização: estratégico, tático e operacional — e não ficar somente como responsabilidade do topo da hierarquia. Assim, ele estruturou a metodologia que vamos começar a entender melhor a partir de agora.
O que um administrador faz na prática
Para começar, um administrador precisa saber justamente planejar, organizar, dirigir e controlar. Parece óbvio, é verdade, mas nem sempre vemos isso na prática. Uma boa gestão se faz analisando e praticando esses quatro verbos.
Vamos entender melhor cada um dos tópicos que formam a sigla PODC, mas, antes disso, é importante saber que as empresas têm objetivos a serem alcançados. Esse é o primeiro passo, portanto.
Depois do planejamento, é hora de organizar as estruturas e equipes para atingir esse grande objetivo, dividindo-o em minimetas e distribuindo-as para cada setor da empresa.
Já a direção significa o comando dessas equipes, quando é preciso liderá-las, para que todos consigam alcançar o que foi estabelecido. E, finalmente, o controle: a hora de analisar os dados e entender se todos estão cumprindo seus direcionamentos.
Vamos entender, então, cada uma dessas funções do administrador em detalhes!
1. Planejar
Toda empresa sabe (ou deveria saber, como já mencionamos) aonde quer chegar. Isso porque, além de, muitas vezes, algumas empresas e marcas serem o sonho dos seus proprietários, elas precisam ter lucro para continuarem existindo.
E, para tanto, precisam ter seus objetivos bem definidos. Para isso, o planejamento é fundamental: assim dá para aliar visão, missão e valores com o lucro, indicador financeiro necessário para que toda empresa tenha saúde e continue no mercado.
O planejamento pode envolver diversas nuances, tais como:
- estudo de mercado;
- análise de economias nacional e internacional;
- definição de público-alvo;
- definição de estratégias de marketing;
- metas de vendas; e
- incremento no mix de produtos.
Quanto melhor e mais completo for o plano, mais fácil será chegar ao objetivo que foi definido também nessa etapa de planejamento.
O administrador, nesse momento, precisa avaliar dados reais, sem se deixar ser guiado pelos seus sentimentos, desejos e vontades. Afinal, os objetivos traçados devem estar inseridos na realidade. Por exemplo, como listamos acima, é preciso entender o atual cenário econômico brasileiro, mas também os internacionais, pois pode ser que afetem diretamente esses planos.
Traçados os objetivos e maneiras de como alcançá-los, é hora da próxima etapa.
2. Organizar
A teoria está pronta com o planejamento, logo, é hora de organizar as etapas do plano. O importante aqui é organizar tudo observando os recursos disponíveis: dinheiro, pessoal, matéria-prima, patrimônio etc.
Não dá para organizar desorganizando, ou seja, sem levar em conta tudo que pode ser utilizado, em quais medidas e qual o limite delas.
Por exemplo: se, para atingir um objetivo planejado na primeira etapa, será preciso efetuar a compra de algum material, é preciso saber até quanto se pode gastar. Outro exemplo, quanto ao tempo do pessoal, é saber se há disponibilidade de tempo para participar de todas as reuniões que precisarão ser feitas.
O crescimento empresarial só será possível quando, juntamente com o planejamento, o administrador souber quais recursos e quanto pode utilizar. Isso também vai ser o que vai garantir que o plano leve o negócio ao lucro.
Uma boa maneira para fazer a organização é seguir essa espécie de passo a passo:
- Definir o que será feito por cada colaborador/setor;
- Avaliar os recursos disponíveis, com o objetivo de aumentar a produtividade e economizar os recursos; e
- Revisar o repasse das tarefas e recursos, por meio de uma visão ampla e sistêmica.
3. Dirigir
Esse é o momento prático: hora de avaliar o que cada um está fazendo, de acordo com as tarefas que receberam na etapa anterior. Nesse momento, entra uma das atribuições mais importantes dos administradores: a liderança.
Por meio do seu perfil de líder e cargo de liderança, o administrador precisa motivar a equipe, passar feedbacks, analisar os resultados que estão sendo entregues e cobrar a produtividade de acordo com as capacidades de cada um.
É por meio da orientação do administrador e da inspiração que deve apresentar para os seus liderados, que os objetivos vão sendo conquistados. Essa é uma das etapas mais cruciais do papel do administrador que deve saber como administrar sua empresa.
Afinal de contas, ao não conseguir liderar adequadamente, pode pôr a perder muito do que foi planejado.
4. Controlar
Chega o momento de coletar os dados das tarefas entregues, de tentar entender o que deu e o que não deu certo, quais recursos foram bem aproveitados e quais foram desperdiçados. Quanto antes tudo for corrigido, antes as metas serão alcançadas.
Essa etapa exige números ou qualquer outra maneira de medir efetivamente. Aqui não são suficientes os achismos. Um exemplo do que estamos falando é saber se o marketing que fez um post patrocinado e que deveria conquistar mil novos seguidores para as redes sociais realmente conseguiu atingir esse número.
Se não alcançou, quais os motivos? O que poderia ter sido feito para que o resultado fosse diferente e conforme o esperado? Será que o texto publicado não chamou a atenção? Ainda há recursos para testar um novo patrocínio?
Os principais indicadores financeiros empresariais costumam ajudar nessa etapa, mas é importante lembrar que não existem somente recursos financeiros, mas de pessoal também, por exemplo, conforme já falamos.
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Qual a importância do planejamento, organização, direção e controle?
O ciclo PODC é contínuo em cada uma das atividades e objetivos planejados. Sua importância se dá justamente para a conquista desse plano, que provavelmente é, por sua vez, de suma importância para a longevidade da empresa.
Acabamos de falar, mas precisamos repetir: o ciclo não se encerra nunca. Afinal, a cada dia surgem novos desafios e objetivos e, se um item é modificado, as próximas etapas e ações também devem ser.
É que a análise dos recursos em consonância com o planejamento e distribuição das tarefas na etapa de organização precisa ser liderada na etapa de direção e controlada, com a análise dos dados obtidos antes, durante e depois de cada tarefa entregue.
Podemos concluir dizendo que essa importância é o que faz a empresa prosperar, seja conquistando novos mercados, mantendo-se competitiva no seu atual mercado, explorando novos mix de produtos, contratando melhor, atingindo novas metas de marketing e tudo o mais que for preciso para uma boa saúde financeira e aumento das vendas.
E você, como aplica esse ciclo na sua empresa? Em algum setor específico ou englobando e motivando todo o time para alcançar um novo objetivo? Conta para a gente!
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