A ordem de serviço (OS) é um documento formal para prestação de serviços a um cliente, muito utilizado por empresas que precisam possuir o registro de suas atividades, com informações importantes como prazos, valores e descrições.
Quanto maior a empresa e o número de clientes, mais importante é possuir uma OS, pois ela ajuda na organização e auxilia na criação de uma rotina, passando muito mais segurança ao contratante.
Para que você possa entender melhor a importância desse documento, preparamos esse artigo com informações e exemplos que podem ajudá-lo a implementar a ordem de serviço no seu negócio.
O que é uma ordem de serviço?
A ordem de serviço é a formalização de um serviço a um cliente através de um documento que auxiliará na organização do trabalho, contendo informações relevantes a respeito do seu desenvolvimento e resultado, ou seja, funcionará como um guia para planejar o atendimento.
Ela deve ser criada no momento do pedido ou determinação de um contrato de trabalho. Sendo indispensável para a comunicação entre prestador e cliente, deve ser realizada em duas guias, para que a execução das atividades contratadas pela empresa possa ser mediada por ambos interessados pelos serviços.
Para que serve uma ordem de serviço?
Vamos supor que um cliente chega na sua empresa, demanda um serviço e pede para fazer um orçamento. A área comercial deve realizar a anotação de qual trabalho será realizado, formar o preço, o prazo necessário, agendar uma data, entre outros detalhes.
Depois, alguém responsável pela ordem de serviço irá emitir o documento em duas vias, uma para a empresa prestadora e outra para o contratante, que vai conferir e confirmar as informações.
Essas informações podem ser de local de manutenção, conter cores escolhidas, tipos de materiais, horário e dia em que o serviço pode acontecer, orientando na execução e exigências da tarefa, que pode variar entre ordem de serviço para manutenção, venda, assistência, entre outros.
Modelos de ordem de serviço
Aqui, trouxemos informações genéricas que devem constar em uma OS, ou seja, uma base que, com pequenas alterações, servirá para vários tipos de atividades, tais como:
- Ordem de serviço para eventos
- Ordem de serviço para informática
- Ordem de serviço para assistência técnica
- Ordem de serviço para manutenção
- Ordem de serviço para oficina
- Ordem de serviço para construção
| Nome e logo da prestadora de serviços Código da ordem de serviço: xxxxxx Data da emissão da ordem de serviço: xx/xx/xx Dados do cliente (nome/razão social, CPF/CNPJ, endereço e telefone): João Silva, CPF xxx.xxx.xxx-xx, Rua xxxxx, número: xx, bairro: xxxx, cidade: xxxxx. Telefone (xx) xxxxx-xxxx. Descrição do serviço a ser realizado: Reforma do estacionamento para os clientes. Quebrar a rampa e refazê-la, pintar as faixas das vagas. Local de prestação do serviço: Rua xxxxx, número: xx, bairro: xxxx, cidade: xxxxx. Valor a ser cobrado: R$ xxxx,xx Forma de pagamento: Dinheiro/cartão - crédito/cartão - débito |
Também podem ser adicionados:
- nome do profissional responsável;
- materiais utilizados;
- horário de início e fim do serviço;
- assinatura do emissor da OS e do contratante.
Ordem de serviço para segurança
Essa ordem de serviço funciona de um jeito um pouco diferente. Ela deve ser emitida com a função de orientar os funcionários na execução de suas atividades para evitar acidentes, e está presente em empresas que contém mais de 50 colaboradores. Geralmente, tais atividades são de risco.
A importância desse documento é tanta, que consta no Artigo 157 da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT), que cabe às empresas:
| "instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais". |
Por isso, nesse caso, a OS emitida para serviço de segurança deve conter:
- Grau de risco das atividades exercidas pelo colaborador.
- EPIS (equipamentos de proteção individual) obrigatórios para a realização do serviço.
- Medidas preventivas adotadas pela empresa, conforme as normas de segurança do trabalho.
- Informações sobre treinamentos e habilidades necessárias para a realização das atividades.
- Procedimentos em caso de acidente de trabalho.
É importante lembrar que esses documentos são fundamentais para que o serviço seja realizado. O primeiro funcionando como uma espécie de autorização e suporte para consultas, e o segundo como orientação.
A importância de uma ordem de serviço
Com uma ordem de serviço, é possível organizar a capacidade de produção da equipe, garantir a entrega dentro do prazo, calcular de forma precisa os materiais necessários para o serviço e também a precificação das atividades contratadas.
Outro detalhe é o código da ordem de serviço, um número que irá ajudar no controle interno de demanda, estabelecendo uma ordem, principalmente se há vários documentos emitidos em um mesmo dia.
Assim, o gerenciamento financeiro também é mais estável, pois controla entradas, saídas, trocas, reparos e alterações no pedido, orientando e assegurando um serviço muito mais eficiente de toda empresa.
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