Como fazer gestão financeira de academia? Descubra!

A boa gestão financeira de uma academia é o segredo para o sucesso do negócio e para conseguir lucro no fim do mês e, se você quiser acertar nela, precisa ter muito planejamento financeiro, saber como manter o fluxo de caixa e fazer o controle de mensalidades.

O gerenciamento cuidadoso permite manter as despesas do empreendimento sempre em dia e ajuda a sempre ter dinheiro disponível em caixa para investimentos em melhorias no estabelecimento, como a aquisição de mais equipamentos e novas tecnologias e o aumento do quadro de colaboradores.

Crescer de forma segura e saudável é o melhor caminho para sua academia – assim como para os seus atletas, diz aí! Continue lendo este artigo para aprender a montar um bom planejamento financeiro no setor fitness e estar sempre à frente da concorrência.

O que é e como fazer um planejamento financeiro?

O planejamento financeiro é a estruturação financeira de uma empresa a partir do contexto econômico do país no qual ela está localizada e das metas desejadas por seus gestores ou proprietários – que precisam ser realistas, constantemente analisadas e ajustadas quando necessário.

Para realizá-lo, tudo o que for relacionado às finanças deve ser considerado, como:

• entradas e saídas de dinheiro de caixa;
• dívidas e tempo para quitá-las; e
• lucro desejado ou já obtido.

O planejamento permite, ainda, o acesso rápido e fácil às informações do departamento financeiro, facilitando as tomadas de decisão e auxiliando na previsão de gargalos que podem levar ao vermelho, além de envolver muita atenção ao gerenciamento do dinheiro!

A seguir, entenda como fazer esse gerenciamento, especificamente se você tiver uma academia.

Como deve ser feito o gerenciamento financeiro de uma academia? Veja 8 etapas!

Listamos oito ações necessárias para um controle financeiro que mantenha seu negócio sustentável, longe de prejuízos e cada vez mais capaz de reter clientes. Confira detalhes sobre cada uma delas nos próximos tópicos.

1.  Mapeie todas as operações financeiras

A primeira coisa a se fazer é o mapeamento de todas as operações financeiras: só assim você consegue o detalhamento de entradas e saídas de dinheiro em caixa, chegando ao comparativo entre receita e despesas para descobrir se está saindo no lucro ou no prejuízo.

Nesse processo, todos os gastos fixos e variáveis devem ser listados, como impostos, salários, encargos trabalhistas, custos com manutenção de equipamentos e até o seu pró-labore, que é a sua remuneração como sócio, gerente ou profissional autônomo.

Mapear as operações revela o quanto você pode alocar em investimentos e onde pode fazer cortes, além de ajudar a direcionar reajustes nos valores das mensalidades. Aconselhamos que você faça essa estruturação em uma planilha ou com a ajuda de aplicativos ou softwares para facilitar a sua visualização do todo.

2.  Busque o ponto de equilíbrio financeiro

O passo anterior dará um cenário geral das finanças da sua academia e, além disso, ajudará você a ter os seguintes dados em mãos:

• custos fixos e variáveis;
• dívidas vencidas ou não (valores totais e quantas parcelas ainda precisam ser pagas);
• faturamento médio mensal;
• patrimônio do negócio; e
• quantia em caixa.

As informações permitirão que você descubra se a sua academia consegue pagar todas as despesas e seguir com o caixa positivo ou ainda não e, quando a resposta for sim, você terá encontrado o ponto de equilíbrio da sua gestão.

Lembre-se de que a sua meta é sempre tornar a balança positiva para o lado da receita, gerando lucro, mas não se chateie com oscilações – apenas esteja preparado(a) para enfrentá-las.

3.  Prepare-se para as oscilações do negócio

Donos de academias sabem que o final do ano anterior e o início do próximo podem representar a melhor temporada para os negócios porque muitos alunos querem se exercitar para o verão. Sabem também que a procura cai nos meses mais frios.

Essas oscilações, próprias do segmento, impactam diretamente na geração de receita e, por isso, nem tudo o que você ganhar de lucro deve ser gasto.

É importante fazer reservas de emergência com parte do dinheiro que sobra depois de pagar as contas: esse valor é chamado de “capital de giro” e consiste em uma quantia capaz de garantir que o seu negócio sobreviva por pelo menos três meses no vermelho.

Aliás, sabendo dos seus melhores meses em faturamento e de temporadas que podem ser preocupantes, outra sugestão está em criar estratégias para aumentar o ticket médio dos alunos e até fazer campanhas para maior atração de clientes nesses períodos e não passar perrengue no fim das contas.

Para isso, nada melhor do que acompanhar os indicadores financeiros de tempos em tempos.

4.  Acompanhe os indicadores periodicamente

Insira na sua rotina um tempo para checar os indicadores-chave de desempenho dos seus negócios e, mais especificamente, aqueles que têm relação direta ou indireta com o dinheiro. Por exemplo:

• receita ou faturamento;
• ticket médio – valor total das vendas em determinado período dividido pelo número de clientes;
• Custo de Aquisição por Cliente (CAC);
• taxas de cancelamentos e renovações; e
• índice de inadimplência – quantidade de clientes inadimplentes e, portanto, que estão em dívida com a academia.

Os números são extremamente importantes para você acompanhar se as projeções estão se confirmando ou se algo está impactando no negócio.

5.  Separe as finanças pessoais da academia

Outra dica valiosa para um bom gerenciamento financeiro é não deixar contas pessoais misturadas com as do negócio e vice-versa. Se isso acontecer, você perde o controle dos indicadores financeiros e não é capaz de analisar se a academia está dando lucro ou prejuízo!

O correto é estabelecer seu pró-labore e administrá-lo na sua conta pessoal. O restante deve ficar na conta de pessoa jurídica do negócio para melhor controle de entradas e saídas.

6.  Invista na retenção de clientes

Mencionamos um pouco mais acima o CAC como um fator importante a ser monitorado para medir o sucesso da sua academia, mas ainda não havíamos dito que, às vezes, conquistar um novo cliente pode custar várias vezes mais do que manter por perto quem já é fiel. Fique atento(a)!

O segmento fitness é muito concorrido e ficou marcado no mercado pela alta rotatividade de consumidores. Também por isso, invista em ações que mantenham os alunos interessados no que você oferece.

Listamos algumas ideias de ações para retenção. ⏬

Para atrair novos clientes, vale investir em marketing! No segmento de academias, o marketing de conteúdo, por exemplo, gera autoridade e credibilidade. Que tal ter um blog falando dos benefícios da atividade física ou um perfil no Instagram cheio de dicas para quem quer se exercitar e ter melhores resultados?

E quanto mais alternativas de pagamento para os planos da academia você puder oferecer, melhor!

As diversas formas de pagamento, por si só, já fazem uma propaganda incrível, principalmente entre atletas que desistem de frequentar outros lugares porque enfrentam muita burocracia para acertar as contas todo mês.

7.  Ofereça diferentes meios de pagamentos

Oferecer diversos meios de pagamento agrada o cliente e ajuda a receber mais dinheiro de um jeito mais fácil.

Quem frequenta a academia hoje em dia costuma poder pagar em cartão de crédito ou débito, boleto, link e até Pix, por exemplo, se quem gere o espaço decidir flexibilizar as cobranças. Isso traz valor para o negócio e também conta pontos na experiência do consumidor.

Uma boa aliada pode ser a cobrança recorrente para aumentar a receita e desburocratizar processos, mas ela só acontece corretamente se você contar com um sistema desenvolvido para realizá-la e se ele for implementado por empresas reconhecidas e certificadas.

Essa cobrança se torna ainda mais eficaz quando chega a hora de falar sobre o controle das mensalidades – última etapa fundamental para o gerenciamento financeiro.

8.  Controle as mensalidades da academia

À medida que o negócio cresce, fica mais difícil controlar manualmente o pagamento de cada aluno, então, se seu desejo é continuar evoluindo e ganhando por isso, será necessário automatizar as operações.

O relacionamento com o cliente é muito importante, claro, mas vai chegar uma hora que você não vai conseguir enviar uma mensagem de cobrança de mensalidade da academia para cada um dos matriculados se não tiver a ajuda de um sistema que faça isso em apenas alguns cliques.

Atualmente, o mercado já conta com sistemas de cobrança recorrente que auxiliam tanto no pagamento feito pelos atletas quanto no recebimento de mensalidades por você e permitem até a programação de emissão de Nota Fiscal automatizada.

As melhores plataformas também ajudam a diminuir a inadimplência e garantir sua projeção de receita. Utilize-as para oferecer planos recorrentes incríveis e fechar o ano melhor do que nunca!

Como funciona o plano recorrente de academia?

O plano recorrente na academia garante uma receita constante ao negócio. Neste modelo, o cliente escolhe um meio de pagamento automático e recebe uma cobrança mensal pelo serviço do qual usufrui, no cartão de crédito ou através de débito em conta, por exemplo.

Implementando um plano como esse, a sua academia pode oferecer o chamado “parcelamento recorrente” no cartão de crédito sem comprometer o limite do cliente e cobrando dele apenas quanto ele vai dever todo mês pela utilização do espaço e dos equipamentos, assim como fazem a Netflix e o Spotify.

Outra opção é implementar a recorrência para dar a opção aos atletas de terem um plano de academia com débito em conta pré-programado, que garante o pagamento sem necessidade de ação do cliente todo mês.

As vantagens da combinação da recorrência com um bom gerenciamento são de impressionar!

Vantagens do gerenciamento financeiro de academia

Todo mundo sai ganhando com o gerenciamento adequado de um negócio, principalmente se ele é realizado com suporte da tecnologia.

Para os gestores, especificamente, destacam-se como benefícios: organização das finanças, projeção e previsão de gastos, tomadas de decisão mais assertivas, garantia de reservas de emergência para imprevistos, menos despesas e mais economia.

Finanças organizadas

Se você acertar no seu gerenciamento e planejamento, nunca mais terá um orçamento desorganizado!

Com as coisas em seus devidos lugares, todo o fluxo de dinheiro da empresa é visualizado facilmente, com dados de entrada e saída, contas a pagar e receber e suas respectivas datas de vencimento e projeção de lucro.

Boletos vencidos ou cobranças de mensalidade em atraso? Nunca mais.

Projeção e previsão para decisões

Os detalhes contidos no planejamento financeiro, como a receita, as dívidas e lucro desejado, ajudam a fazer a projeção do caixa nas mais variadas circunstâncias – a curto, médio e longo prazo.

Através deles, é possível perceber comportamentos cíclicos, como mais alunos logo antes do verão e menos matrículas no inverno, e essa previsão de cenário auxilia na contenção (ou não!) de gastos.

Reserva de emergência para imprevistos

Com o orçamento muito bem organizado, você consegue fazer reservas de emergência que podem salvar o seu negócio em momentos totalmente imprevistos. Pense sobre as academias que conseguiram se manter de pé durante a pandemia causada pelo coronavírus: elas são um exemplo da importância dessas reservas.

Menos despesas e mais economia

O mapeamento de todos os custos da empresa revela gastos desnecessários e ajuda empreendedores a evitar pagar por aquilo que nem utiliza mais e, portanto, permite reduzir despesas.

Será que todas as TVs precisam ficar ligadas o dia todo? Se há aparelhos gastando energia sem ninguém assistir, vale pensar em estratégias para melhorar o uso e reduzir sua conta de luz.

É isso! Achamos que agora ficou mais fácil gerenciar as finanças da sua academia!

Aproveite as dicas e não perca tempo: faça todos os ajustes necessários para usar melhor o dinheiro em caixa, reter clientes e começar a ter mais receita. Continue navegando pelos artigos do nosso blog e aprenda tudo sobre dicas de gestão e cobrança para o seu negócio decolar.