O fechamento de caixa é uma tarefa administrativa fundamental para a organização financeira de uma empresa. Partindo desse princípio, o estabelecimento que negligencia essa tarefa coloca em risco a saúde monetária e organizacional do próprio negócio.
Esse problema pode ser resultado de duas possíveis situações: o empresário desconhece a utilidade do fechamento de caixa ou não possui o conhecimento necessário para executar a tarefa.
Para solucionar essa questão, nos parágrafos seguintes você vai conhecer a principal função do fechamento de caixa e aprender o passo a passo definitivo de como colocá-lo em prática.
O que é um fechamento de caixa?
É um processo administrativo que consiste em conferir se os valores disponíveis em caixa estão de acordo com as movimentações financeiras realizadas dentro de um determinado período.
De modo geral, é um procedimento feito diariamente ao final do expediente ou, ainda, de turno em turno. A repetição da tarefa dentro desse período relativamente curto objetiva reduzir erros e, com isso, evitar prejuízos financeiros.
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Qual é a principal função do fechamento de caixa?
Alinhar as informações registradas com a realidade financeira da empresa dentro de um certo período é uma das funções primordiais dessa prática. Esse recurso existe para tornar o controle financeiro mais rigoroso e transparente, evitando falhas na gestão financeira de um negócio.
Em outras palavras, além de ser uma ferramenta de gestão, o fechamento de caixa também pode ser considerado como uma estratégia de controle financeiro empresarial.
O caixa da empresa deve estar de acordo com os registros realizados dentro de um determinado período de tempo, caso contrário a organização financeira pode estar comprometida, sobretudo se esse tipo de controle for ignorado por dias e meses a fio.
7 passos de como fazer o fechamento de caixa
1. Defina quem será o responsável pelo fechamento de caixa
O primeiro passo é definir quem será o responsável pela tarefa. Essa escolha deve ser feita por dois motivos:
- O fechamento do caixa deve ser encarado como um compromisso fixo ou, melhor, uma responsabilidade diária.
- Esse compromisso deve ser intransferível, apenas uma pessoa deve ser responsável pela tarefa, sendo encarregada pela abertura, lançamento de entradas e saídas e fechamento do caixa.
As premissas de funcionamento descritas acima são indispensáveis para manter a organização e recorrência da tarefa, bem como evitar erros no momento de fechar o caixa.
A única exceção, nesse caso, será na troca de turnos, caso ocorra a mudança de um colaborador para outro.
2. Tenha um fluxo de caixa funcionando
O fluxo de caixa é uma ferramenta que possibilita acompanhar as movimentações financeiras de uma empresa, afinal ele é composto pelas receitas e despesas do empreendimento, podendo apontar como anda a saúde financeira do seu negócio.
Para ter um fluxo de caixa e poder utilizá-lo para fazer o seu fechamento de caixa, será necessário:
- verificar o saldo inicial da empresa;
- identificar e categorizar suas receitas e despesas;
- registrar todas as entradas e saídas financeiras do negócio;
- dar baixa nas movimentações feitas; e
- atualizar os lançamentos quando necessário.
Assim, com esse indicador financeiro fica mais fácil continuar o passo a passo para fazer um fechamento de caixa apropriado e sem erros.
3. Decida com que frequência o caixa será fechado
O terceiro passo é decidir com que frequência o caixa será fechado, isto é, se o fechamento será feito diariamente, de turno em turno ou apenas no final do mês.
No entanto, é bastante comum que o procedimento seja diário ou, ainda, de turno em turno. Essa atitude evita que fique mais difícil encontrar o erro caso o caixa não feche como o esperado no final do expediente.
Embora essa seja a recomendação, a decisão é da sua empresa e está totalmente relacionada ao tipo de negócio que você gerencia.
4. Registre os valores iniciais da abertura do caixa
Agora, será necessário anotar os valores iniciais da abertura do caixa. De modo geral, essa quantia corresponderá ao valor de fechamento do dia anterior ou período estipulado no último passo.
Esse valor será o saldo disponível no caixa da empresa e, também, o ponto de partida desse cálculo.
5. Anote todas as movimentações financeiras feitas ao longo do dia
No decorrer do dia, será preciso estar atento às transações financeiras, sejam elas receitas geradas ou despesas executadas. Todos os valores que entrarem ou saírem do caixa devem ser registrados.
Apenas anotando todas as movimentações financeiras feitas ao longo do dia é possível bater os valores registrados com a quantia disponível em caixa no final do período de análise.
6. Verifique se os valores identificados batem com as receitas e despesas registradas
O penúltimo passo é considerado o momento da verdade. Afinal de contas, no final do expediente ou na troca de turnos, o colaborador responsável pelo caixa deve verificar se os valores identificados batem com as movimentações registradas.
É nesse momento que o funcionário ou gestor descobre se sua performance durante o dia correspondeu com a importância da tarefa, pois o caixa precisa fechar com precisão, não podendo sobrar e muito menos faltar dinheiro na conta.
7. Faça o fechamento do caixa
O último passo será fechar o caixa de fato. Para isso, basta diminuir os valores que entraram no caixa empresarial e os valores que saíram. Desse modo, você encontra o saldo atualizado do seu caixa e essa quantia corresponderá ao valor de abertura do dia seguinte.
Se você colocou em prática com atenção todos os passos anteriores, agora tudo será simples, descomplicado e rapidinho.
Por fim, depois de pronta, a rotina de fechamento de caixa será internalizada e acontecerá naturalmente, principalmente se você contar com a ajuda de um sistema financeiro eficaz.
Afinal de contas, automatizar esse tipo de tarefa é uma das principais formas de fugir dos erros e preservar a saúde financeira do seu negócio.
Modelo de fechamento de caixa
Para que o processo de verificação das movimentações financeiras do seu negócio fique ainda mais didático e acessível, elaboramos um modelo de fechamento de caixa para que sua empresa possa partir de algum ponto e organizar suas finanças com mais facilidade.
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