Como administrar uma empresa: guia para iniciantes

Você é novo no mundo dos negócios e quer saber como administrar uma empresa? Saiba que o primeiro passo para isso é ter uma boa visão e controle dos quatro pilares do seu negócio:

1. atendimento ao cliente (vendas);
2. recursos humanos (contratação, recrutamento, etc.);
3. finanças (gastos, investimentos e lucratividade na ponta do lápis!); e
4. estoque (acompanhe de perto seus produtos e serviços).

A gente sabe o quanto é preciso coragem para começar um empreendimento de maneira organizada, ainda mais em tempos de crise! Este é um desafio para todos, desde os mais novos até os veteranos do mercado. Mas fique tranquilo, pois é no caminho que se aprende e se você está preocupado em começar a administração do jeito certo, isso já é um ótimo sinal!

Outras duas dicas bem básicas são:

• Dedique-se para adequar os negócios às normas e leis vigentes em sua cidade, seu estado e todo o País e trace um plano de gestão cujo foco é a eficiência.
• Se possível, pense em automatizar processos financeiros e tarefas operacionais para poder se dedicar ao estratégico. Ah! Não deixe para amanhã as boas ações de marketing que você puder fazer hoje.

Agora que você já sabe por onde começar, confira aqui outras orientações e detalhes para você administrar com segurança o seu negócio.

Como administrar uma empresa: passo a passo

Bons administradores de empresas pensam como líderes e começam sua trajetória sabendo que precisam sempre trabalhar em si mesmos características importantes de toda grande liderança, como: disciplina, organização, comunicação, flexibilidade, coerência e honestidade.

Quem administra uma empresa cuida atentamente da sua gestão fiscal e tributária, mas deve sempre se preocupar com outros aspectos operacionais.

Aqui estão 6 passos a serem seguidos para que a sua administração alcance altos níveis de excelência:

1.  Ter conhecimento, mas sempre ampliá-lo

Para acertar na administração de um negócio, você vai precisar ter profundo conhecimento sobre o seu ramo de atuação e se manter constantemente atualizado em todos os assuntos que lhe dizem respeito, através de fontes confiáveis.

Outra sugestão é acompanhar exemplos de empreendedores como você e conversar com quem já administra uma empresa há mais tempo. Tenha como referência a jornada de outras pessoas bem-sucedidas na sua área!

Lembre-se de capacitar e treinar também quem trabalha na sua organização. O mercado está em constante mudança, por isso é importante de tempos em tempos escolher cursos e treinamentos para você e sua equipe se manterem atualizados e evoluindo.

2.  Desenvolver uma estratégia de negócios

Você deve criar um planejamento estratégico e um plano de negócios, levando em consideração dinheiro disponível em caixa, metas realistas traçadas para serem cumpridas em determinado período de tempo, quantidade de colaboradores envolvidos, produtos ou serviços que serão comercializados, etc.

Vale ressaltar que, quando falamos em metas, não tratamos apenas de quantidade de vendas e negócios fechados, mas ainda das metas administrativas de uma empresa.

Elas cabem a você, como responsável pelo negócio e a todos os envolvidos no cotidiano da organização. Quanto mais detalhado e pé no chão for seu planejamento, mais clareza você terá das estratégias necessárias para chegar aonde você quer com sua empresa.

3.  Preocupar-se com contratações assertivas e comunicação interna

Além de criar um bom plano de contratações de colaboradores e coordenadores, você precisa desenvolver um plano de comunicação entre todas essas pessoas, que também inclua você como responsável pela empresa.

Pense em transmitir e receber mensagens da forma mais clara possível, para que todos cheguem e saiam do trabalho motivados e confortáveis.

Esse bom relacionamento entre a equipe faz toda diferença na execução de suas estratégias. Não deixe de investir em momentos de diálogo, interações e confraternizações saudáveis. Isso ajuda nas relações de confiança e vínculo dos colaboradores com você e sua empresa.

Aproveite a comunicação para distribuir tarefas de forma adequada, conquistar a confiança de quem faz parte do seu time e atribuir a essas pessoas funções operacionais que antes seriam suas. Assim você poderá partir para o âmbito estratégico do gerenciamento.

Saber delegar tarefas é um dos desafios mais difíceis para quem é líder, porém importantíssimo para o crescimento da sua empresa!

4.  Priorizar o marketing especializado

Planos de marketing são tão necessários quanto qualquer outro e precisam ser realizados por especialistas mesmo para negócios que ainda estão saindo do papel.

Esses planos devem ser constantemente atualizados e renovados. Com base no cotidiano da empresa, nos resultados das vendas e no feedback de clientes e de colaboradores.

5.  Estabelecer indicadores chaves de desempenho (KPIs)

Fique ligado e confira todas as métricas relacionadas aos Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs) referentes ao financeiro e ao desempenho da empresa, ao RH e colaboradores, ao estoque de produtos, insumos, instrumentos ou equipamentos, entre outros.

Métricas que tenham vínculo com a experiência do consumidor entram na lista: controle e monitore os dados da sua empresa de A a Z, todos os dias do ano. Essas informações terão muito para dizer e novos caminhos para indicar.

6.  Investir em tecnologias adequadas às necessidades da empresa e cliente

Atualmente, existem plataformas e sistemas que executam diversas atividades importantíssimas para uma boa administração.

Alguns são voltados para reuniões e comunicação interna, outros para contabilidade e escrituração. Também existem aqueles específicos para gerenciamento de projetos e os principais são os sistemas de gestão e controle financeiro.

Esses sistemas fazem, por exemplo, atividades de gerenciamento de pagamentos e recebimentos; de relacionamento com o cliente e atendimento; emissões de notas fiscais e até controle de estoque, entre outras coisas.

Então, lembre-se que você não precisa quebrar a cabeça sozinho para organizar sua empresa. Conte com esses recursos que ajudam você em toda a administração.

Além dessas ferramentas e de aplicativos voltados à produtividade, outras dicas práticas podem ser implementadas no cotidiano de uma organização para que ela seja ainda melhor administrada. Confira a seguir.

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Como organizar uma empresa administrativamente

Pequenas e médias empresas, principalmente, precisam inserir no dia a dia de gestores, coordenadores e funcionários algumas atividades práticas importantes para que tudo se mantenha devidamente organizado e para que a administração seja facilitada.

Entre essas atividades, destacam-se:

• Organização e armazenamento adequado de papéis e documentos.
• Digitalização de recibos e documentos e armazenamento preferencialmente em nuvem segura e protegida.
• Limpeza frequente, verificação de vírus, configurações avançadas e atualizações constantes de computadores.
• Integração de processos, inclusive através do uso das ferramentas e dos sistemas mencionados anteriormente.

Tudo isso com certeza terá influência positiva na hora de administrar o dinheiro de uma empresa e terminar o mês no azul. Vamos conferir, a seguir, mais instruções de como fazer a administração financeira de uma empresa.

5 dicas para administrar a parte financeira da sua empresa

Os negócios só vão bem de verdade quando tudo funciona em perfeita harmonia, como uma engrenagem com todos os componentes sempre em ótimo estado.

Portanto, uma boa administração envolve - sem dúvidas - a parte financeira da empresa. O que fazer para manter tudo sob controle? Conheça 5 direcionamentos fundamentais:

1. Calcule o prazo médio de pagamentos e defina muito bem todos os prazos de pagamentos de todas as contas e dos funcionários, além de recebimentos, independentemente do valor.
2. Defina um orçamento anual e quais as prioridades de investimento no decorrer dos próximos 12 meses.
3. Acerte na escolha de fornecedores e trabalhe para manter uma relação saudável com todos eles, com a qual as duas partes saem ganhando.
4. Sempre negocie.
5. Mantenha amplo controle de estoque, com contagens e anotações e controle o fluxo de caixa além de todas as movimentações financeiras, usando ferramentas de gestão como as já mencionadas.

Cada uma dessas dicas ajuda a organizar o financeiro de uma empresa, bem como sua administração, até mesmo em momentos em que as coisas não andam muito bem.

Existem sugestões específicas para administradores de empresas que enfrentam tempos de crises? Sim! Trouxemos alguns pontos.

Como administrar uma empresa em tempos de crise

O primeiro passo para administrar uma empresa quando as coisas não andam muito bem é pensar no futuro, fazer planos e tomar iniciativas agora, imaginando como tudo isso impactará nas próximas semanas, meses ou anos.

Outros pontos diretamente relacionados à saúde financeira da empresa:

• Definir ou redefinir prioridades e estabelecê-las com pulso firme.
• Renegociar dívidas, se houver, e realocar investimentos.
• Cortar despesas superficiais ou desnecessárias.
• Pesquisar e negociar empréstimos, com atenção para como irá pagá-los depois e principalmente para o valor de suas taxas.
• Reduzir desperdícios onde for possível.
• Fazer melhor uso de tecnologias já implementadas na empresa ou investir em ferramentas que possam contribuir com a administração.

É verdade que a administração dos negócios muda bastante em tempos de crise e fora deles.

Mas quem se preocupa em implementar as estratégias financeiras e administrativas mencionadas aqui neste artigo dorme com mais tranquilidade e acorda com certezas maiores, mesmo nos momentos de turbulência.

A jornada de um empreendedor é repleta de altos e baixos, mas desanimar e perder as esperanças nunca pode ser uma opção.

O segredo está em aprender com os erros e comemorar os acertos, aproveitando as lições do processo. Boa sorte nos próximos passos da sua jornada!