Os principais tipos de Notas Fiscais são: NF-e, NFS-e, NFC-e, NFAe e NF-e Mista, mas vários outros documentos, que não substituem as notas, porém têm emissão necessária, podem entrar na lista.
Você confere os 15 mais comuns neste artigo!
Antes, saiba que, independentemente do formato, a NF é exigida pelo governo brasileiro e pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para que os impostos e as taxas sejam cobrados corretamente, então, o ideal é sempre preenchê-lo com riqueza de detalhes e atenção, além de mantê-los registrados e arquivados.
E vale ressaltar: boa parte das Notas Fiscais passaram a ser emitidas por meio eletrônico há algum tempo, graças aos softwares idealizados especificamente para isso, o que não anula a necessidade de registro e arquivamento, mas facilita a vida de empreendedores e compradores.
Por isso, inclusive, suas abreviações recebem a letra “e” no final.
Agora, sim, veja dicas sobre o tema e conheça todos os detalhes a respeito dele!
Quais todos os tipos de Notas Fiscais existentes?
Existem pelo menos 15 tipos de Notas Fiscais válidas no Brasil atualmente, somadas a comprovantes, recibos e documentos similares frequentemente utilizados ou solicitados.
Aqui está uma lista completa!
- Nota Fiscal eletrônica de Produtos ou Mercadorias (NF-e)
- Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE)
- Nota Fiscal eletrônica de Serviços (NFS-e)
- Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços eletrônica (DANFSe)
- Nota Fiscal ao Consumidor eletrônica (NFC-e)
- Cupom Fiscal eletrônico (CF-e)
- Nota Fiscal Avulsa (NFAe)
- Nota Fiscal Complementar
- Nota Fiscal de Exportação
- Nota Fiscal de Remessa
- Nota Fiscal Rejeitada
- Nota Fiscal Denegada
- Nota Fiscal de Devolução
- Conhecimento de Transporte (CT-e)
- Nota Fiscal eletrônica Conjugada ou NF-e Mista
A seguir, explore as particularidades de cada um dos formatos.
15 tipos de Nota Fiscal válidos no Brasil: detalhes e informações
Aqui estão detalhes que você precisa saber!
1. Nota Fiscal eletrônica de Produtos ou Mercadorias (NF-e)
Como a sigla indica, a Nota Fiscal de Produtos ou Mercadorias não só pode como deve ser emitida e compartilhada eletronicamente. Ela substitui a Nota Fiscal completa mais tradicional – em papel, modelos 1, 1-A e 4 (este último especificamente voltado para transações que partem de produtores rurais).
- Para que serve? Registro de venda de produtos/circulação de mercadorias pelo território nacional. Obrigatório entre pessoas jurídicas (empresas).
- Quais impostos constam na NF? Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e Imposto Sobre Produtos Industrializados (IPI).
- Órgão expedidor responsável: Secretaria Estadual da Fazenda (do estado no qual está a sede da empresa vendedora).
Uma vez emitida uma NF-e, cabe a quem vende o produto em questão enviar para a pessoa compradora o chamado “DANFE” ou “Documento Auxiliar da Nota Fiscal” – uma espécie de comprovante que também entra na lista atualizada de documentos válidos para negociações.
2. Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE)
Afinal, o que é DANFE? É um documento também emitido online que possui uma chave de acesso para que quem o recebe possa consultar na internet, através do site da Secretaria da Fazenda, qual o status do transporte da mercadoria adquirida.
Vale ressaltar que a DANFE não funciona como uma Nota Fiscal propriamente dita, mas a chave fornecida permite que o consumidor emita uma segunda via da NF no site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
- Para que serve? Para que o consumidor possa acompanhar uma mercadoria comprada através da chave de acesso que consta no documento.
- Quem emite? O vendedor deve emitir este documento ao comprador.
Geralmente, uma cópia dele também é enviada ao consumidor por e-mail, caso a compra tenha sido realizada na internet.
3. Nota Fiscal eletrônica de Serviços (NFS-e)
Outro documento emitido de forma eletrônica já há alguns anos, a NFS-e equivale à Nota Fiscal modelo 3-A, e é usada quando uma empresa prestadora de serviços precisa atestar que executou um trabalho para outra empresa ou mesmo para uma pessoa física.
- Para que serve? Registro de venda de prestação de serviço.
- Órgão expedidor responsável: Prefeitura do município em que o CNPJ da empresa prestadora do serviço foi registrado. Necessário apenas número de Inscrição Municipal.
Assim como a NF-e dá origem ao DANFE, a NFS-e dá origem a outro documento auxiliar, o “DANFSe” ou “Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços eletrônica”. A finalidade de ambos é a mesma, mas muda o contexto em que são usados e compartilhados.
4. Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços eletrônica (DANFSe)
Assim como o DANFE é uma cópia simplificada de uma Nota Fiscal de venda de produtos, o DANFSe é um documento usado para informar os principais dados sobre a compra de determinado serviço – e não vale como NF propriamente dita.
- Para que serve? Para informar detalhes sobre a contratação de algum serviço.
- Quem emite? Prestadores de serviço podem emitir este documento ao gerar uma NFS-e.
Emitido e acessado online, ele ajuda tanto vendedores quanto contratantes a prestarem suas contas junto ao Fisco sem nenhum tipo de complicação.
5. Nota Fiscal ao Consumidor eletrônica (NFC-e)
Ao contrário do que muita gente pensa, é este tipo de NF que é emitido por empresas como supermercados, farmácias e similares!
- Para que serve? Para registro de vendas feitas por uma empresa varejista a um consumidor direto (pessoa física).
A NFC-e substitui cupons fiscais semelhantes àqueles que você, pessoa física, recebe quando faz a sua compra do mês, por exemplo. Ela também entra no lugar da Nota Fiscal modelo 2.
6. Cupom Fiscal eletrônico (CF-e)
Como você viu anteriormente, este tipo mais tradicional pode ser substituído pela NFC-e. Além disso, estabelecimentos que optam por utilizá-lo ou compradores que optam por recebê-lo, somente conseguem esse documento por vias eletrônicas, e quem emite precisa fornecer uma assinatura digital e ter autorização da Receita Federal para isso.
- Para que serve? Para comprovar uma compra feita no varejo.
- Qual a diferença para o Cupom Fiscal tradicional? O CF-e é armazenado em ambiente digital, e a empresa emissora deve ter assinatura digital e autorização da Receita para fazer o processo.
Este formato também é isento de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).
7. Nota Fiscal Avulsa (NFAe)
A NFA nada mais é do que o documento emitido por quem vende produtos ou serviços, mas não contribui com o ICMS e não tem a obrigação de gerar Nota Fiscal, a exemplo de Microempreendedores Individuais (MEIs). Assim como as outras NFs, ela pode ser eletrônica (NFAe).
- Para que serve? Comprovação de prestação de serviços ou venda de produtos por pessoas jurídicas que não têm obrigação de emitir Nota Fiscal ou por MEIs.
- Órgão expedidor responsável: Secretaria Estadual da Fazenda – a NFAe pode ser solicitada através do portal da Sefaz após cadastro online e autorização por parte do governo.
Observação: recomenda-se o armazenamento físico deste tipo de documento.
8. Nota Fiscal Complementar
Quaisquer produtos que tenham tido reajuste no seu preço final, seja por alteração no câmbio em casos de exportação ou por erro no cálculo de impostos, devem circular pelo país contendo a chamada “Nota Fiscal Complementar”.
- Para que serve? Informar ao consumidor ou órgãos fiscalizadores sobre a diferença entre o preço informado na primeira Nota Fiscal e o preço atual do produto.
- Quando emitir? Quando o valor sinalizado na NF do produto for inferior ao novo valor ou quando a quantidade de itens for diferente da atual.
Quem emite NFC precisa também justificar as alterações por escrito na hora da emissão e, portanto, explicar o que causou quaisquer mudanças.
9. Nota Fiscal de Exportação
Para vendedores que exportam os seus produtos, a cada venda, é necessário emitir uma Nota Fiscal de Exportação para o cliente final, no entanto, vale ficar atento aos impostos cobrados – ou à isenção dos mesmos – para esse tipo de transação, pois o valor deve ser apresentado no documento.
- O que considerar antes de emitir? Informações sobre a moeda em que está contabilizado o valor original do produto e informações sobre a própria mercadoria (o que é, quantidade etc.).
- Por que emitir? Para documentar e comprovar, junto às autoridades nacionais, a transação legal da mercadoria.
Quaisquer dúvidas sobre este documento devem ser sanadas junto ao Ministério da Fazenda.
10. Nota Fiscal de Remessa
É uma NF muito comum para o transporte de mercadorias entre filiais.
- Para que serve? Para que ambos os lados da negociação consigam acompanhar o trânsito de produtos em transferência.
- Quando emitir? De forma geral, quando houver necessidade de enviar um ou mais itens da filial de uma empresa para outra.
Existem Notas Fiscais de Remessa para bonificações, para consertos, de comodato, dentre outras. Pesquise de forma mais aprofundada para saber qual exatamente atende às suas necessidades.
11. Nota Fiscal Rejeitada
Este tipo de NF nada mais é do que uma NF-e como a que você já conheceu no primeiro item desta lista, porém rejeitada imediatamente por quem a recebe, seja por dados incoerentes ou incorretos ou por informações apresentadas de forma incompleta.
- Para que serve? Para informar ao vendedor que o consumidor não concorda com os dados dispostos no documento.
- Como resolver a rejeição? Emitindo uma nova NF corrigida e arquivando a versão rejeitada.
Quando acontece de uma Nota Fiscal ganhar o status de “rejeitada”, seu emissor pode corrigi-la assim que é informado do problema, ao mesmo tempo, ela não deve ser definitivamente descartada, mas considerada como “cancelada” e armazenada em um banco de dados físico ou digital.
12. Nota Fiscal Denegada
Diferentemente da Nota Fiscal Rejeitada, uma NF recebe o status de “denegada” quando não tem aprovação após ser enviada para uma avaliação da Secretaria da Fazenda (Sefaz).
- O que significa? Que o documento não passou pelo crivo da Secretaria da Fazenda.
- O que acontece e como resolver o problema? A nota é descartada e é preciso que outra, corrigida, seja emitida.
Ela não pode ser cancelada ou alterada e vai direto para descarte, precisando apenas, por lei, ficar armazenada durante 5 anos contados a partir da data da emissão, e ser registrada como “denegada”. Quem a emitiu deve criar um novo documento, com cautela redobrada para não enfrentar o mesmo problema novamente.
13. Nota Fiscal de Devolução
Uma Nota Fiscal de Devolução precisa ser emitida por vendedores de produtos quando o item enviado e entregue ao comprador teve sua entrega recusada por alguma razão, daí o nome!
- Para que serve? Registro de mercadoria devolvida.
- Por que emitir? Para informar aos órgãos fiscalizadores que o produto retornou ao vendedor.
O comprador pode ser uma pessoa física ou jurídica: em ambos os casos, é necessária a emissão, o registro e o armazenamento do novo documento.
14. Conhecimento de Transporte (CT-e)
Especificamente utilizado quando o assunto é o transporte de cargas por ar, terra ou água, o documento chamado de “Conhecimento de Transporte” ou “CT-e” e também emitido eletronicamente substitui, pelo menos, seis diferentes modelos de Notas Fiscais. Leia mais!
- Quais NFs o CT-e substitui? As NFs de modelo 7, 8, 9, 10, 11 e 27.
- Para que serve o CT-e? Para registrar o transporte de carga entre diferentes estados ou cidades do país.
- Quais impostos são usados na tributação de quem emite CT-e? Assim como na NF-e, é cobrado sobre cada Conhecimento de Transporte o Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).
Assinatura digital e autorização da Sefaz são necessárias para a emissão do documento.
15. Nota Fiscal eletrônica Conjugada ou NF-e Mista
A Nota Fiscal Eletrônica Conjugada ou Mista é, basicamente, uma união da NF-e e da NFS-e.
- Para que serve? Para quando alguma pessoa jurídica precisa registrar, ao mesmo tempo, a prestação de um serviço e a venda de um ou mais produtos.
O processo de emissão da NF-e Mista é o mesmo da NF-e, aliás, você sabia que pode usar plataformas específicas de cobranças para fazer tanto uma quanto a outra? Experimente!
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Quais as vantagens da emissão eletrônica de Notas Fiscais?
Além da praticidade no dia a dia de um gestor, pode-se listar algumas outras vantagens da emissão eletrônica de Notas Fiscais:
- é amigável ao meio ambiente;
- é prática para o cliente também, que não precisa mais guardar papéis;
- é um modelo nacional em operações de venda e compra e prestação de serviços regulamentado pelo governo federal;
- facilita o trabalho dos órgãos fiscalizadores;
- simplifica o trabalho contábil e a escrituração fiscal; e
- pode ser integrada a uma ERP de pagamento com facilidade.
E, por último, mas não menos importante, fazer tudo de forma digital através de plataformas confiáveis não exige de você a adequação a nenhum modelo de Nota Fiscal eletrônica, afinal, as melhores soluções contam com estrutura completa para o processo acontecer de forma automatizada do início ao fim!
Caso precisar de referências para saber quais informações são imprescindíveis no seu documento, aqui vai um exemplo atualizado e geral, que pode valer tanto para produtos quanto para serviços:
Pronto! Agora que você já está abastecido(a) de informações, que tal buscar por mais comodidade tanto para você quanto para o seu cliente e subir mais um degrau rumo à evolução e automação da gestão financeira da sua empresa?
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