Erros na emissão de Nota Fiscal eletrônica: como resolver

Alguns dos erros mais comuns na emissão de uma Nota Fiscal eletrônica podem ser resolvidos reemitindo a NF com os dados corretos. Em outros casos, é preciso realizar o cancelamento do documento para evitar que a empresa leve multas e seja penalizada com a proibição de novas emissões.

Ainda assim, a boa e velha revisão antes da geração do documento continua sendo a melhor aposta para se prevenir de problemas com a Receita Federal. Considere também a automação do processo, que torna tudo mais prático e reduz erros humanos.

Neste artigo, você conhecerá quais os problemas mais comuns em relação à criação de uma NF-e e as formas de resolver as falhas que podem acontecer no caminho. Leia com atenção!

10 principais erros na emissão de Nota Fiscal eletrônica

Destinatário não cadastrado, preenchimentos incorretos, códigos não compatíveis, emissão do tipo errado de NF-e e inserção de datas de compra e venda que não “batem” são apenas alguns dos enganos cometidos nessas horas.

Para evitar retrabalho e até mesmo multas em casos mais graves, acompanhe, a seguir, uma lista das falhas mais frequentes – e faça um checklist do que observar na próxima vez que for emitir uma Nota Fiscal.

1. Cadastrar informações incorretas

As falhas humanas ainda são grandes dores de cabeça em estabelecimentos quando levam ao preenchimento errado de informações em NFs e, inclusive, esse é um dos erros mais comuns no método manual de emissão do documento.

Falhas assim, quando passam despercebidas ou são ignoradas, podem gerar multas e autuações, resultando, em casos mais graves, na retenção de mercadorias ou em sua apreensão pela Receita Federal, que só libera os produtos mediante a regularização das notas.

2. Realizar a emissão do tipo errado de Nota Fiscal

Um outro ponto em que é possível “dar uma escorregada” é quanto ao modelo correto de NF-e, isso porque existem vários formatos para diferentes situações, que diferem também quanto aos impostos cobrados.

Veja, a seguir, quais são e para que servem.

• NFS-e (Nota Fiscal de Serviço eletrônica): usada para cobrar os tributos municipais e comprovar a prestação de serviços.
• NF-e (Nota Fiscal eletrônica de Produtos ou Mercadorias): utilizada para operações comerciais entre empresas. Todos os estados brasileiros devem emitir esse modelo em transações que envolvam compra/venda de mercadorias entre CNPJs.
• NFA-e (Nota Fiscal Avulsa eletrônica): serve para comprovar a validação de uma operação por pessoas ou estabelecimentos que não possuam CNPJ ou que não tenham a obrigação de emitir NF, como é o caso dos Microempreendedores Individuais (MEI) em algumas situações específicas.
• NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor eletrônica): ela substitui o antigo cupom fiscal e é usada nas vendas feitas diretamente para o consumidor, sem intermediários.
• CT-e (Conhecimento de Transporte eletrônico): funciona como a “Nota Fiscal de transportadoras”, e serve para comprovar a prestação de serviços de empresas responsáveis pelo transportes de cargas.

Sabendo o tipo exato de NF que precisa ser gerado pelo seu negócio, fica mais fácil evitar confusões e retrabalho.

3. Confundir Nota Fiscal com DANFE

Por mais que sejam semelhantes, o DANFE online ou físico é um resumo do documento principal, com detalhes do pedido ou da compra do cliente. Isso explica seu nome: Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica, ou seja, mostra que ele não é igual e nem substitui a NF-e!

Inclusive, o DANFE não tem valor jurídico, portanto, fornecer apenas esse papel auxiliar ao consumidor pode trazer problemas, já que ele não atesta a venda. A geração de ambos os documentos é obrigatória, assim como o fornecimento deles ao cliente.

4. Inverter as datas ao fazer a emissão do documento

Tome cuidado para não confundir a data da operação com a data da elaboração da nota. O dia da venda deve constar de forma exata! Se o documento for feito posteriormente à transação, certifique-se de que as seguintes informações estejam corretas:

• data de competência: quando o produto foi vendido ou o serviço foi prestado; e
• data de emissão: o dia em que a Nota Fiscal foi emitida.

Esse é um dos erros mais comuns que acontecem nas empresas, por isso, a grande aliada nessas horas é a revisão. Sempre dê aquela conferida para saber se todas as informações estão nos lugares certos.

5. Registrar várias vendas em uma única nota

Cada produto vendido deve possuir uma nota específica e exclusiva, e buscar atalhos para registrá-los, colocando todos os itens em uma mesma fatura, pode gerar incômodo para a empresa se algum item der problema ou o cliente quiser trocar ou pedir reembolso.

6. Calcular os impostos sem atenção

Com uma grande carga tributária no país e alíquotas específicas para diversos produtos de vários segmentos, você precisa tomar muito cuidado ao calcular os valores cobrados como tributações.

Contar com uma profissional da área de contabilidade é importante nessas horas: verifique com seu contador em qual segmento seu negócio se encaixa para informar e cobrar os impostos certos e coloque, na ponta do lápis, valores referentes ao frete, seguros e despesas extras que possam surgir.

7. Problemas quanto ao certificado digital

Um certificado digital é necessário e obrigatório para emissão de notas referentes à vendas de produtos, e as maiores falhas ligadas ao seu uso se dão quando:

• o certificado vence e o comerciante ficar impossibilitado de emitir nota;
• o formato escolhido não é compatível com o sistema emissor;
• ele não tem a mesma natureza jurídica do CNPJ; ou
• não há um backup dele.

Se o segundo ou terceiro ponto forem familiares por aí, dê uma olhada nos formatos válidos do recurso e em quais são as vantagens de cada um, além de aspectos que os diferenciam.

Erros comuns ao certificado digital também podem ser resolvidos com uma escolha assertiva do modelo mais adequado para o seu negócio, por isso, considere a tabela acima uma colinha na hora de adquirir o seu.

8. Rejeição (Erro 508)

A rejeição da nota – ou erro 508, como é mais conhecida – acontece, basicamente, por uma falha por conta de um CNPJ nulo ou com limitações, a exemplo de um cadastro válido apenas para transações no exterior. Para evitar a situação, é preciso utilizar um CNPJ que seja compatível com a transação.

9. Não arquivar os documentos

A falta de organização é um dos fatores que costuma atrapalhar bastante a rotina de empresas, principalmente quando envolve as Notas Fiscais, vitais para controle do Fisco e outras obrigações com a receita.

Para evitar dores de cabeça, mantenha todas as NFs emitidas impressas e catalogadas, separadas por data, segmento e outras características, além de contar com um bom backup para o armazenamento no PC ou na nuvem. Garanta que tudo seja revisado periodicamente!

Fique sabendo: por lei, NFs precisam ser preservadas por 5 anos contados a partir da data de emissão.

10. Não automatizar os processos de emissão

Quem ainda opta por fazer todo o processo de emissão de forma manual, corre grandes riscos de acabar esquecendo algum documento, de preencher dados errados ou mesmo de se perder no mar de transações se o volume de vendas for grande.

Aí já viu, né? As chances de não dar conta da papelada e acabar cometendo erros crassos que podem levar a multas é ainda maior.

A boa notícia é que este é o problema mais fácil de resolver! Basta contar com uma solução que gera as Notas Fiscais de forma automática após a venda, facilitando o seu dia a dia e diminuindo as chances de falhas.

Com o uso da ferramenta, fica mais fácil acompanhar as emissões, impostos, alíquotas e dados sensíveis para cada produto e transação, tornando as operações da empresa mais seguras e transparentes.

Vale para quem é MEI, inclusive! Um grupo que, aliás, também esbarra em dificuldades quando o assunto é documentar a venda de seus serviços.

Principais problemas para emitir a Nota Fiscal como MEI

Os problemas mais comuns ligados a MEIs que precisam emitir Nota Fiscal incluem falhas humanas, instabilidade no servidor da prefeitura ou do sistema emissor nacional e até mesmo o conhecido erro de esquema NFS-e, que consiste em complicações no cadastro ou ausência de informações.

Em casos assim, diferentemente do que você viu até agora sobre vendas de mercadorias, a mensagem de que não foi possível emitir a Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) pode estar atrelada ainda a:

• diferentes serviços prestados: cada atividade corresponde a um código, e várias atividades podem exigir códigos bem específicos;
• falta de integração automática: algumas prefeituras não fazem, pelo seu sistema, a emissão automática de NFS-e. Nesse caso, é preciso contar com empresas que usam softwares especializados e que contem com o recurso de enviar os documentos de forma automática, evitando o processo manual; ou
• erros de preenchimento: ainda são as causas mais comuns dos erros na hora da emissão, seja de endereços, códigos de atividades ou por pura falta de atenção às etapas do processo.

E, se você está se perguntando “por que não consigo emitir uma Nota Fiscal eletrônica do MEI mesmo seguindo os passos indicados neste artigo?”, a resposta pode estar relacionada a problemas no seu CNPJ!

Para resolver, faça uma consulta no site da Receita Federal e emita o seu Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral, investigando se há alguma irregularidade pendente no seu registro.

Além disso, quando a geração da NFS-e não funciona, a retenção do Imposto sobre Serviços (ISS) ou outros problemas ligados a erros de digitação de pontos e vírgulas podem ser a causa, acredite!

Agora que você aprendeu mais sobre como evitar as falhas na emissão, espalhe o artigo entre a sua rede e ajude outros profissionais a entender mais sobre o assunto para não passar sufoco.

Organize tudo, separe seus documentos, faça backup periódicos e durma tranquilo(a), sem medo de multas – e do Fisco!