11 passos para emitir Nota Fiscal de produto dentro da lei

Para emitir uma Nota Fiscal de produto dentro das leis brasileiras, comece reunindo as informações essenciais sobre o item vendido. Depois, acesse o portal da Secretaria da Fazenda de seu estado, cadastre-se e escolha a categoria correspondente à sua atividade.

Com o cadastro feito, bastará preencher os dados solicitados na nota, incluindo descrição do produto, quantidade, valor e demais informações fiscais. Após conferir os detalhes, emita a nota e armazene-a pelo prazo definido pela legislação do seu estado.

Pronto, você terá cumprido com os passos essenciais para uma emissão legal e eficiente!

Através das etapas corretas, todo o processo se torna simples e eficiente, então, aproveite este guia prático para conhecer mais detalhes. Boa leitura!

O que é a Nota Fiscal de produto?

A Nota Fiscal de produto é um documento que comprova uma transação comercial, detalhando informações importantes sobre a venda de um item. Ela é essencial para o registro de operações e fundamental na regularização e transparência das atividades empresariais.

Além de sua natureza fiscal, a NF de produto vai além, influenciando diretamente na percepção do cliente e na construção da reputação do seu negócio e ajudando você a construir uma relação de confiança duradoura com os consumidores.

Quem pode emitir Nota Fiscal de produto?

Gerar Nota Fiscal de um produto é uma responsabilidade de empresas de todos os portes, mas, quando se trata do Microempreendedor Individual (MEI), a emissão da NF é obrigatória apenas na venda de produtos para outras empresas.

Para empresas em geral, as regras para a emissão são estabelecidas pelo Regulamento do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), que, por sua vez, é definido individualmente por cada estado.

Já no caso do MEI, a obrigatoriedade de emitir Nota Fiscal na venda de produtos para um Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) está prevista no Simples Nacional, regime tributário mais frequentemente adotado por essa categoria.

Qual a importância da Nota Fiscal de produto?

A Nota Fiscal de produto contribui significativamente para aumentar a credibilidade e a confiança da marca junto aos clientes. A emissão desse documento é a prova da transparência na transação comercial e um meio de fortalecer a relação entre o consumidor e o negócio.

Do ponto de vista social, a NF é peça fundamental na regularização econômica, sendo um instrumento vital para a arrecadação correta de impostos e o desenvolvimento sustentável da economia, promovendo a legalidade nas operações comerciais e o devido retorno à sociedade.

Quais os requisitos de uma Nota Fiscal de produto?

Os requisitos essenciais e obrigatórios de uma Nota Fiscal de produto incluem os dados de quem a emite, de quem a recebe (destinatário), a descrição detalhada dos produtos, seus valores e impostos.

Mas, atenção! Ao considerar o tipo e o tamanho do empreendimento, os requisitos podem variar.

Empresas de maior porte lidam com volumes mais complexos de transações e isso exige adaptações específicas na nota. Já para o MEI, a simplicidade é a chave e, nesses casos, basta manter a atenção aos detalhes essenciais sem excessos burocráticos.

Quer conferir um modelo básico para visualizar melhor as necessidades que uma Nota Fiscal de produto deve atender? É só seguir em frente!

Modelo básico de Nota Fiscal de produto para MEIs e outras empresas

Nos casos em que o MEI precisa emitir NF, ela deve conter os dados do vendedor/empreendedor (nome e CNPJ), detalhes sobre o produto, quantidade, valor unitário e valor total, já para outras empresas de maior porte, precisam aparecer informações adicionais conforme a legislação tributária, tais como Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP), Código de Situação Tributária (CST) e outros elementos específicos.

Em uma nota emitida por MEIs também consta, no campo “dados adicionais”, a informação “Documento emitido por ME ou EPP optante pelo Simples Nacional: não gera direito a crédito fiscal de IPI” ou alguma menção ao SIMEI, sistema utilizado pelos microempreendedores.

O modelo serve como exemplo, mas perceba que ele é diferente de uma NF de MEI justamente pelo que você acabou de ler!

Vale ressaltar que esta imagem é apenas o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) e não possui valor fiscal. A verdadeira nota fica contida em um arquivo do tipo XML, e só pode ser aberta com um certificado digital.

A simplicidade na estrutura para MEIs visa facilitar a conformidade fiscal, tornando o processo mais acessível e ágil para empreendedores individuais.

Em contrapartida, a adaptação desses dados conforme o porte de empresas maiores é fundamental para uma emissão adequada do documento. E vale o lembrete: não emitir Nota Fiscal nos casos em que ela é obrigatória pode trazer sérios problemas para qualquer empreendimento!

Qual é a validade da Nota Fiscal de produto?

A validade da NF é, em geral, de 180 dias a partir da data de emissão, mas é importante mencionar que o cliente pode requisitar que o documento seja válido por um prazo superior. Por isso é tão importante o armazenamento correto dos registros por parte dos empreendedores!

A Nota Fiscal eletrônica para produtos assegura a regularidade da operação e é exigida em diversas situações, desde auditorias fiscais até em possíveis devoluções de produtos, ou como documento que deve acompanhar o produto em circulação até chegar ao comprador.

Para produtos que circulam entre diferentes estados, as Notas Fiscais de transporte têm regulamentações específicas e as normativas ainda podem variar conforme a legislação interestadual.

Nesses casos, o recomendado é consultar o site da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de cada município/estado por onde os envios vão circular para obter informações detalhadas.

Como emitir Nota Fiscal de produto de forma simples e garantida?

Primeiramente, registre sua empresa na prefeitura e obtenha o seu CNPJ. Depois, adquira um certificado digital e escolha um software emissor de NF-e e, enquanto isso, cadastre-se na SEFAZ e configure o sistema emissor.

A partir daí, é só preencher os dados de cada nota, fazer o cálculo dos tributos, assinar o documento digitalmente e enviá-lo para autorização.

Achou complexo? Vem conferir o processo, bem explicadinho, e veja que não é difícil como pode parecer!

1. Registro na prefeitura: antes de tudo, certifique-se de que sua empresa está devidamente registrada na prefeitura do município onde está situada.
2. Cadastro na Receita Federal: realize o cadastro da sua empresa na Receita Federal para obter o número do seu CNPJ.
3. Adquira um certificado digital: providencie um certificado digital, pois ele é essencial para fazer a assinatura digital da Nota Fiscal que garante a autenticidade do documento.
4. Escolha o software emissor de NF-e: opte por um software emissor de Nota Fiscal eletrônica (NF-e) autorizado pela Receita Federal.
5. Cadastro na SEFAZ: faça o cadastro na Secretaria da Fazenda do seu estado para obter a autorização de emissão de NF-e.
6. Configuração do sistema emissor: configure o sistema emissor, inserindo as informações fiscais e tributárias necessárias, como alíquotas de impostos.
7. Preenchimento dos dados da NF-e: insira os dados da nota, incluindo descrição do produto, quantidade, valor unitário e informações sobre o destinatário.
8. Cálculo de tributos: faça o cálculo dos tributos, como ICMS e IPI, de acordo com a legislação vigente.
9. Assinatura digital: utilize o certificado digital para assinar digitalmente a NF-e, garantindo a validade jurídica do documento.
10. Envio para autorização: envie a NF-e à Secretaria da Fazenda para autorização. O órgão deverá retornar o contato com o protocolo de autorização.
11. Armazenamento da NF-e: guarde a NF-e emitida por, pelo menos, 5 anos, conforme determinação legal.

Descomplicou agora? Então, prossiga para entender as particularidades da emissão para empresas e MEIs.

Emissão de Nota Fiscal de produto para MEI: detalhes que simplificam o caminho

Para o MEI, a exigência da emissão de Nota Fiscal é diretamente vinculada às transações comerciais com outras empresas, ou seja, ao vender para consumidores finais (pessoas físicas), emitir NF torna-se dispensável.

Importante ressaltar que o MEI deve optar pelo modelo mais adequado à operação, como a Nota Fiscal Avulsa eletrônica (NFA-e) em alguns estados, mas sem ignorar limitações como a regra do teto de faturamento.

Essa regra determina que a empresa enquadrada neste regime pode faturar até R$ 81 mil por ano ou proporcional se a atividade for exercida por menos de 12 meses no ano-calendário. Se o limite for ultrapassado, será preciso migrar para outro regime tributário e sair do Simples Nacional.

Emissão para empresas de maior porte: solução prática e recomendada por empreendedores

Superar as exigências da emissão para médias e grandes empresas requer dois pilares-chave: eficiência e automação. A Cobre Fácil é uma plataforma confiável e recomendada pelos seus clientes que oferece soluções confiáveis para otimizar esse processo através da automatização inteligente e das cobranças recorrentes.

Automatização inteligente

Simplifique a emissão automática de Nota Fiscal com a tecnologia da Cobre Fácil que agiliza o preenchimento de dados, cálculos tributários e permite assinatura eletrônica dos documentos, garantindo conformidade fiscal, eficiência operacional e segurança nas transações!

Cobranças recorrentes

Quem deve emitir Nota Fiscal eletrônica quer praticidade no controle financeiro. Um ótimo jeito de gerenciar faturas, recebimentos e emissões de forma centralizada é integrar sistemas de cobrança recorrente à emissão de NF.

A CF oferece uma abordagem completa para empresas que lidam com um grande volume de cobranças recorrentes, garantindo uma gestão financeira ágil e altamente confiável.

E, claro, para os microempreendedores individuais, a Cobre Fácil também disponibiliza soluções acessíveis que simplificam ainda mais o processo de emissão do documento. Comece a testar hoje mesmo e comprove os benefícios!