Reduzir a inadimplência é um desafio para qualquer negócio, por isso, é preciso conhecer os tipos de cobrança e saber como usar cada tática, de acordo com o perfil do devedor. Afinal, o intuito da cobrança é negociar as melhores alternativas para quitação da dívida.
Para isso, é preciso conhecer o devedor, compreender qual o melhor canal de comunicação e, ainda, exercer o direito de cobrança de acordo com o Código de Defesa do Consumidor.
Saiba que ao utilizar as modalidades de cobrança de maneira equivocada, o devedor pode entrar com ações judiciais contra a empresa, afirmando que teve seus direitos violados.
Qual a importância de uma régua de cobrança?
É importante para a empresa que as modalidades de cobrança sejam definidas, pois assim ficará mais fácil cobrar o devedor. Ao utilizar a régua de cobrança, a empresa consegue ter uma visão geral do índice de inadimplência e, em contrapartida, sabe quais estratégias usar para reduzir essa taxa.
A ferramenta possibilita criar, para cada cliente, de acordo com seu perfil, contrato e histórico de adimplência, critérios diferenciados para obter êxito no recebimento.
Ou seja, é possível dividir as cobranças por níveis e cuidar dos débitos de acordo com cada perfil, isto é, existem aqueles devedores que são apenas esquecidos e, para estes, pode-se usar abordagens mais brandas de cobrança.
Definindo essa tática, a gestão de cobrança pode tomar como providência o envio de lembretes, para fazer com que o cliente lembre-se da sua dívida e faça o pagamento sem maiores atrasos.
Em outras palavras, a régua de cobrança é importante, pois auxilia o setor financeiro a controlar os recebimentos, evitando que pequenos atrasos virem processos judiciais, assim como auxilia em quesitos mais graves, deixando o gestor ciente de quais medidas administrativas devem ser tomadas em caso de devedores resistentes a diálogos e aqueles que não cumprem com os acordos.
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Quais são os 7 tipos de cobrança?
Os meios de cobrança podem variar de acordo com o perfil da empresa e do devedor, e é importante saber que a organização pode utilizar qualquer um dos métodos citados abaixo, desde que respeite as normas do CDC.
Isto é, independentemente do método escolhido, a empresa não pode efetuar cobranças após o horário comercial e tampouco pode criar situações vexaminosas, como efetuar cobranças por meio de redes sociais.
Ter uma rede de comunicação de cobrança eficiente é fundamental para o fluxo de caixa e, para isso, é necessário fazer um levantamento da quantidade de casos de inadimplência e qual o nível de endividamento de cada cliente.
O ideal é que a empresa utilize um sistema de cobrança automatizado, para assim enviar lembretes e avisos de cobrança em massa, otimizando o trabalho do setor financeiro, permitindo que os casos mais complexos possam ser tratados com mais paciência e objetividade, revertendo as dívidas em recebimentos.
1. Cobrança por e-mail
Permite uma elaboração maior e pode ser enviado de maneira automática. Por outro lado, os e-mails podem acabar caindo na caixa de “Spam” e, com isso, acabarem não sendo visualizados.
É aconselhável utilizar este meio de comunicação para enviar mensagens com o intuito de lembrar o cliente que a dívida está perto da sua data de vencimento.
Para situações com débitos mais graves e prolongados, não é recomendável utilizar o e-mail como canal de cobrança, pois é comum que não haja uma resposta do devedor, assim como não há controle de visualização.
2. Cobrança por telefone
Talvez esta seja a tática mais tradicional de cobrança e que continua sendo amplamente utilizada pelas empresas, pois permite uma negociação imediata com o devedor e, na maioria das vezes, traz resultado positivo.
A ligação passa a ser um incômodo para a empresa a partir do momento em que há muitas cobranças para realizar, visto que essa modalidade requer tempo e, muitas vezes, insistência.
Lembre-se de que ficam proibidas cobranças em finais de semana ou fora do horário de comércio, assim como efetuar ligações para parentes ou amigos do devedor com o intuito de cobrar o débito.
3. Cobrança por WhatsApp
O WhatsApp tem sido o maior meio de comunicação dos brasileiros e, exatamente por isso, passou a ser utilizado para efetuar cobranças.
É possível contactar o devedor enviando mensagens, efetuando ligações e ainda enviando novos boletos, links de pagamento, incluindo documentos que possam ser assinados de maneira digital.
A desvantagem do aplicativo é que o devedor pode bloquear o número da sua empresa ou ainda tirar as verificações, desta maneira a empresa não consegue controlar o recebimento das mensagens.
Mesmo sendo um app conhecido e muito utilizado, é possível encontrar algumas pessoas que não façam parte desse canal de comunicação.
4. Cobrança por carta
Pode ser enviada junto com uma segunda via do boleto bancário, para que o cliente possa efetuar o pagamento.
Deve ser entregue nas mãos do destinatário e não para terceiros, assim como não deve constar em seu envelope qualquer informação sobre o seu conteúdo.
É fundamental que as informações descritas sejam completas, informando o devedor sobre a dívida, a data de vencimento, os valores referentes a multas, juros e a soma total.
O lado negativo deste meio é a demora na entrega, afinal, não há controle da empresa sobre os correios e, por isso, pode haver demora na quitação do débito, assim como a carta de cobrança não permite manter um canal de diálogo direto com o cliente e, por isso, negociar através de cartas passa a ser uma prática impossível.
É indicada em momentos quando a negociação foi efetivada e o cliente espera apenas pelo recebimento da segunda via da fatura do débito.
5. Cobrança por SMS
O SMS pode ser enviado com duas finalidades: a primeira, com o intuito de evitar a inadimplência, ou seja, o texto deve ser enviado antes da data de vencimento, atuando como um lembrete ao cliente.
A segunda, após o vencimento, contendo o código de barras por escrito do boleto que deve ser pago, além de informações básicas, como a nova data de vencimento e os novos valores.
A mensagem de texto deve ser curta e muito objetiva e o lado positivo dessa cobrança é a sua automatização, que faz o envio para múltiplos números ao mesmo tempo.
Porém, saiba que em caso de SMS automáticos nenhuma informação além do aviso de cobrança podem ser adicionadas.
6. Cobrança por plataforma de pagamento
Utilizar plataformas de gestão financeira como a Cobre Fácil pode ser uma ótima dica para evitar inadimplências e reduzir o índice de dívidas.
Os motivos são variados, entre eles o envio em massa e de maneira automática de lembretes pré e pós-vencimento, além de oferecer inúmeras formas de pagamento, o que facilita a negociação com o devedor e permite que a empresa tenha maior controle dos seus recebimentos.
A Cobre Fácil também oferece relatórios completos com as informações de todos os devedores de acordo com os valores dos débitos e o vencimento das parcelas.
Deste modo, fica mais fácil entender em que situação está cada cliente, permitindo que a empresa entre com ações judiciais e cobranças mais severas caso seja necessário.
7. Cobrança judicial
Por último, a medida mais severa de cobrança: a judicial. Ao utilizar este método, é preciso se certificar de que todos os outros foram efetuados, isso porque este meio requer provas de que não houve acordos entre a empresa e o cliente.
Para a empresa, esta tratativa pode custar caro, uma vez que podem ser necessários os gastos com advogados e abertura de processos, por isso a ação judicial é considerada apenas em situações nas quais as dívidas possuem um valor significante.
A vantagem é a confirmação exata de que o devedor cumprirá com o combinado, quitando o débito.
Por outro lado, muitas vezes a relação com o cliente fica insustentável.
Na maioria dos casos, apesar de ter o recebimento garantido, não há um prazo para resolução do processo, isto é, pode levar tempo para que o valor seja recebido pela empresa.
É importante afirmar que a garantia do recebimento só ocorre quando a empresa respeitou todas as normas de cobrança descritas no Código de Defesa do Consumidor, não dando brechas para que o devedor transforme a empresa em reu.
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