Um bom comunicado de cobrança precisa conter, dentre os seus dados, os valores em atraso, as informações do devedor e uma mensagem em linguagem simples, direta e cordial explicando a questão e apresentando as formas de pagamento para solucioná-la.
Nessa mensagem, vale reforçar os esforços da sua empresa para que a dívida não se torne um fardo para o consumidor e o relacionamento não deságue em cobranças judiciais, por exemplo.
E ressaltar a preocupação em evitar o aumento dos juros e as restrições impostas ao CPF por meio do Serviço de Proteção ao Crédito (SPC) ou do Serasa também!
Fazendo um aviso amigável e mostrando todos os “contras” da falta de pagamento das contas em aberto, você aumenta as chances de a pessoa inadimplente se interessar em quitar os débitos, principalmente se o envio do documento acontecer no momento apropriado. Leia mais neste artigo.
Quando usar comunicado de cobrança?
Todo empreendedor não só pode como deve usar comunicados de cobrança em seus negócios quando quiser evitar ou reduzir a inadimplência. O envio desses comunicados acontece antes mesmo do vencimento de uma dívida e também após a data limite definida para o pagamento.
Nesse último caso, a mensagem antecede, por exemplo, ações movidas na Justiça contra consumidores que somem sem arcar com seus débitos, então, preocupe-se em fazê-la de forma amistosa e enviá-la através de e-mails de cobrança ou outro canal de comunicação mais usado pelo seu público-alvo (telefone, WhatsApp, redes sociais…).
Siga à risca o que diz o Código de Defesa do Consumidor (CDC) sobre como deve ser a cobrança de dívidas, seja flexível em relação às formas de pagamento e demonstre empatia, ou seja, deixe claro que a sua preocupação é, acima de tudo, com o bem-estar do devedor.
Quer evitar o desgaste da sua equipe de atendimento e ser ainda mais cordial com a freguesia enquanto aumenta as suas chances de receber o que é seu por direito? Vá além e tenha uma plataforma digital de cobrança como sua aliada!
Como fazer comunicado de cobrança para clientes?
Atualmente, a melhor maneira de fazer um comunicado de cobrança para os seus clientes é através de soluções desenvolvidas especialmente para ajudar no controle financeiro da sua empresa – aquelas capazes de automatizar inclusive cobranças recorrentes.
Essa também é a melhor maneira de disparar as mensagens (por e-mail ou SMS) e descobrir até quem as visualizou ou quem sequer recebeu o conteúdo!
Dentro das plataformas, você pode inserir o seu próprio documento e personalizá-lo com a logomarca do seu negócio também. Pensando em ajudá-lo(a) com isso, abaixo, estão “catalogados” alguns modelos prontos para usar.
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3 modelos de comunicados de cobrança
Confira e salve, se precisar, três diferentes modelos pensados exclusivamente para você: um mais geral, outro para contas em atraso (com juros) e um para mensalidade escolar, mas que pode ser adequado à realidade do seu negócio se ele também trabalhar com o recebimento de pagamentos mensais.
1. Aviso sobre a ausência de pagamento de uma conta
Você pode usar este modelo como padrão.
Prezado(a), [Nome do destinatário] Esperamos que esteja tudo bem com você! Gostaríamos da sua atenção para a pendência financeira relacionada à sua [compra/serviço/assinatura] conosco: de acordo com os nossos registros, a fatura de número [número da fatura], com vencimento em [DD/MM/AA], ainda não foi paga. Entendemos que situações inesperadas podem surgir e estamos dispostos a ajudar na solução do débito o quanto antes para evitar acréscimos de juros ou restrições no seu CPF! Confira os detalhes da fatura em questão e, em seguida, entre em contato conosco por e-mail [mencionar e-mail de contato], telefone ou WhatsApp [número para contato].
Efetue o pagamento dentro de [quantidade de dias estabelecida como prazo] contados a partir da data de envio deste comunicado. Caso já tenha pago, por favor, nos encaminhe um comprovante. Agradecemos sua cooperação e compreensão. Se precisar de qualquer esclarecimento adicional ou assistência, não hesite em nos contatar. Atenciosamente, [Nome do(a) responsável pelo atendimento | Cargo ou função | Nome da empresa] |
Se quiser, altere o texto de acordo com o tom de voz do seu empreendimento, mas não deixe de informar, nele, os dados necessários para pagamento e confirmação da veracidade do comunicado.
Seja sempre educado(a) e reforce a intenção de realizar esforços para evitar a judicialização da dívida.
2. Comunicado de cobrança de juros
Documentos assim geralmente contêm dados mais específicos. Dá uma olhada!
Prezado(a), [Nome do destinatário] Em nosso sistema, consta um saldo pendente referente à sua [compra/serviço/assinatura] conosco, de fatura número [número da fatura], com vencimento em [DD/MM/AA], por isso, estamos entrando em contato. Como o pagamento da fatura está em atraso, juros começarão a ser aplicados ao valor total devido, conforme o estabelecido em contrato, a partir de [DD/MM/AA] . Veja detalhes abaixo.
Para evitar acúmulo de juros, por favor, providencie o pagamento do débito [utilizando um novo link de cobrança que será enviado junto com o comunicado/entrando em contato com nosso departamento de cobrança/acessando sua área do cliente em nosso site etc.] Caso já o tenha realizado ou queira esclarecer alguma dúvida sobre esta comunicação, por favor, nos acione por e-mail [mencionar e-mail de contato], telefone ou WhatsApp [número para contato]. Agradecemos sua atenção e cooperação! Atenciosamente, [Nome do(a) responsável pelo atendimento | Cargo ou função | Nome da empresa] |
Novamente, preste atenção à linguagem utilizada: cada situação, cada marca e cada tipo de consumidor pedem um estilo diferente de solicitação de pagamento.
3. Comunicado de cobrança de mensalidade escolar
Quando o assunto são as relações entre pais e escola, opte sempre pelo tom acolhedor e disponibilize-se ao máximo para a resolução de quaisquer problemas.
Prezados pais e/ou responsáveis, Gostaríamos de aproveitar o envio desta mensagem para agradecer pela confiança contínua que vocês depositam em nossa instituição educacional. É um privilégio podermos colaborar com o desenvolvimento acadêmico e pessoal de seus filhos. Além disso, gostaríamos também de lembrá-los do pagamento de um valor em aberto junto à nossa escola: R$ ___, referente à mensalidade cujo vencimento aconteceu em [DD/MM/AA]. Entendemos que existem imprevistos que podem dificultar o cumprimento de algumas obrigações financeiras e, por isso, nos colocamos à disposição para ajudá-los com a solução desse débito. Não hesitem em entrar em contato conosco, seja através de e-mail [mencionar e-mail de contato], telefone ou WhatsApp [número para contato], para que, juntos, possamos garantir o acesso de todos os alunos a uma educação excepcional! Se preferir, efetue o pagamento do valor dentro de [quantidade de dias estabelecida como prazo] contados a partir da data de envio deste comunicado, e, caso já tenha pago, por favor, nos encaminhe um comprovante. Agradecemos sinceramente sua cooperação e compreensão. Atenciosamente, [Nome do(a) responsável pelo atendimento | Cargo ou função | Nome da empresa] |
Mais detalhes sobre a elaboração específica de modelo de cobrança escolar e dicas detalhadas para acertar em cheio ao fazer cartas de cobrança, você encontra em outros artigos também publicados aqui, no blog da Cobre Fácil.
Aproveite e fique por dentro de todas as informações e notícias sobre o universo dos pagamentos, colocando em prática tudo o que o seu negócio precisa na busca por um sucesso cada vez maior!
Até a próxima.
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