Um relatório de inadimplência é um documento que reúne as informações das vendas e das contas a receber e, para criá-lo, é necessário manter os dados dos compradores sempre atualizados.
Todo empreendedor que possui clientes inadimplentes sabe a dor de cabeça que é para realizar cobranças, gerenciar os débitos, manter a gestão financeira da empresa, entre outros.
Por isso, criar uma planilha com dados pertinentes, como histórico de pagamentos, análises de crédito e possíveis riscos, é de suma importância para evitar a inadimplência.
Esse controle ajuda a prevenir futuros débitos, comparar a situação do caixa com a da concorrência e ponderar sobre a saúde financeira do negócio, por exemplo. Logo, é uma ferramenta eficaz para que você tenha uma perspectiva completa em relação a valores e prazos.
Saber gerenciar tais dados pode ser uma mão na roda, então fique ligado(a) que, ao terminar a leitura, você conhecerá todos os pormenores para montar o relatório ideal!
Por que fazer um relatório de inadimplência?
Em uma estratégia financeira, a criação de um relatório de inadimplência é uma ação fundamental para evitar que a empresa fique no vermelho, além de oferecer a possibilidade de determinar quais investimentos são mais oportunos a curto, médio e longo prazo.
O principal objetivo desse tipo de documento é permitir a análise caso a caso – de cada cliente –, para que o gestor possa pensar na melhor maneira de evitar que a inadimplência aumente cada vez mais e se torne uma bola de neve.
Mas os benefícios não param por aí, viu?
Vantagens de ter um relatório de inadimplência na empresa
Quem conta com este recurso pode elaborar um sistema de crédito mais efetivo e, assim, estabelecer soluções e critérios específicos para cada cliente, além de mapear a capacidade que a empresa terá de realizar seus próprios pagamentos.
Se você for dono de uma academia, por exemplo, conseguirá controlar os recebimentos de forma eficiente e planejar o orçamento para possíveis gastos e investimentos.
Logo, o relatório é uma ferramenta que possibilita a investigação minuciosa de como anda o fluxo de caixa, favorecendo, ainda, tomadas de decisão para financiamentos e contenções de despesas.
Outra vantagem é a oportunidade de perceber os pontos fracos do negócio e também ampliar as vendas parceladas ou por cobrança recorrente, aumentando a sua rentabilidade.
Agora que você já sabe os principais benefícios de se fazer esse diagnóstico, chegou a hora de conferir algumas dicas para construí-lo!
Como fazer um relatório de inadimplência em 5 passos
Comece reunindo os dados dos clientes, depois organize os materiais, defina suas metas, classifique os consumidores pela possibilidade de riscos e conte com a ajuda de ferramentas para automatizar o setor de cobranças.
1. Colete os dados de um relatório de inadimplência
Antes de qualquer coisa, é preciso reunir as informações necessárias que devem estar presentes na avaliação de cada cliente – como comportamento financeiro, se eles têm o nome limpo nos sistemas de proteção ao crédito, seu cadastro positivo, seu score e de que maneira são classificados pelos bancos.
É importante ressaltar, contudo, que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) afirma que as empresas não precisam da autorização dos donos das informações para realizar um arquivo de crédito, porém, os clientes devem ser avisados de que podem ter seus dados utilizados (e para qual fim) no momento da assinatura do contrato.
E, mesmo que você não tenha os dados mencionados no primeiro parágrafo, não deixe de anotar informações relevantes sobre todo consumidor na sua planilha, como:
- nome do cliente;
- número da fatura;
- data de emissão;
- data de vencimento; e
- valor da fatura/mensalidade ou afins.
Lembrando que esses são os dados básicos, mas você pode adicionar os elementos que achar necessários – como os que você confere mais adiante.
2. Organize as informações
Colete as informações e deixe-as reunidas em uma única plataforma. Como essa é uma atividade complexa, o aconselhável é que você opte por um mecanismo de gestão automatizado para facilitar o processo.
O foco nesta segunda etapa será a organização dos dados relacionados à atitude de compra dos consumidores e, principalmente, aos seus pagamentos.
Considere:
- quanto tempo uma pessoa demora para pagar;
- formas de pagamento preferidas;
- frequência com que parcelam;
- se existem atrasos de acerto registrados; e
- como é o histórico do cliente em instituições de proteção ao crédito, como Serasa ou SPC.
Nesta etapa, você também pode adicionar outras informações que achar pertinentes.
3. Estabeleça metas
Agora que você já está com as informações reunidas, é o momento de traçar o seu propósito. É claro que, uma vez que se trata de um relatório de inadimplência, o objetivo principal do documento deve ser reduzir os números de clientes não pagantes.
Mas isso não significa que você não pode ter outros objetivos em mente, como fidelizar aqueles que cumprem com os vencimentos nas datas determinadas e definir limites de valores dos débitos, bem como multas e juros para esses casos.
4. Classifique os consumidores pela probabilidade de risco
Para estruturar um plano de ação mais personalizado, reflita se não é interessante separar os consumidores conforme o comportamento deles em negócios já fechados, ou seja, categorizá-los de acordo com os riscos de crédito que eles oferecem à empresa.
A categorização pode ser dividida em três, como baixo, médio e alto risco – de você não receber o que a pessoa deve. Sabe aquele dado sobre o limite de valor mencionado no tópico anterior? É uma boa hora para utilizá-lo.
5. Automatize o setor de cobranças
Foi-se o tempo em que todos os processos precisavam ser feitos à mão. Hoje em dia, é possível terceirizar tarefas chatas e burocráticas através de um sistema de cobranças completo, que emita Notas Fiscais de forma automática e envie lembretes de pagamento aos clientes através de uma régua de cobrança automatizada.
Essa é uma alternativa bacana porque o gestor que adotá-la pode direcionar profissionais competentes à execução de tarefas mais estratégicas, sem contar que a automatização de cobranças facilita a obtenção dos dados e também a geração dos próprios relatórios.
Sem dúvidas, a inovação ainda ajuda a ter muito mais cuidado com a abordagem utilizada nas cobranças, por exemplo, já que a forma com que o cliente é contatado pode diminuir ou aumentar o problema.
Prontinho! Seu relatório está pronto e terá chegado a hora de analisar as informações dispostas nele.
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Como analisar um relatório de inadimplência?
Estude bastante para saber verificar e interpretar dados e conseguir usufruir de toda a organização da planilha ou conte com alguém que saiba e tenha em mente que a condição financeira do cliente pode ter mudado no decorrer do tempo.
No mais, ao analisar o seu relatório, considere fatores como crises econômicas, época do ano etc. E, portanto, nunca deixe os dados dos consumidores desatualizados.
Para saber quais são as métricas mais importantes a serem observadas, confira as próximas linhas.
6 indicadores de inadimplência indispensáveis
Para conseguir uma análise redondinha, existem alguns pontos que é legal observar no relatório. Siga em frente e saiba quais são!
1. Contato com a pessoa certa (CPC)
O contato com a pessoa certa (CPC) se refere ao número de vezes que a empresa consegue entrar em contato com o inadimplente.
Essa é uma métrica relevante porque nem sempre o responsável pela cobrança consegue conversar e negociar diretamente com o cliente, o que impede a negociação da dívida, já que a cobrança pode ser feita somente ao devedor.
2. Total de valores recuperados
Este indicador serve como uma perspectiva para avaliar se a sua estratégia de cobrança está obtendo o resultado esperado. Ele mostra o montante recuperado em determinado período de tempo no qual as cobranças aconteceram.
3. Qualidade dos contatos
Aqui, é analisada a quantidade de conversas com o inadimplente até que ele regularize (ou não) um acordo. O que você pode verificar é se, depois de seis contatos pelo Whatsapp, por exemplo, o cliente está próximo de fechar uma negociação.
Obviamente, quanto menor o número de contatos até chegar a resolução do problema, maior a qualidade da abordagem. Foque nisso!
4. Percentual de acordos mantidos
O cliente tem o costume de honrar com os acordos determinados? Pois é disso que trata esta métrica. Às vezes, o devedor chega a fechar contratos de negociação de dívidas, mas não faz o pagamento dentro do prazo.
Entender se isso acontece e com qual frequência ajuda a verificar se o devedor pretende mesmo quitar a dívida e, se não, pode ajudar também a descobrir o motivo.
5. Tempo aproximado de recebimento
Este indicador expressa quanto tempo uma quantia devida demorou para retornar à empresa.
Como é uma vantagem para a empresa receber o valor de uma negociação no menor tempo possível, este indicador é pertinente para que você saiba qual é o intervalo aproximado que o consumidor demora para fazer os pagamentos e pense em ações para reduzi-lo, se possível.
6. Percentual de conversão
O último indicador indispensável para a sua análise busca mostrar a taxa de acordos fechados e também de contatos efetuados.
Para compreender como funciona na prática, imagine o seguinte cenário: após contatar 20 clientes, 10 regularizaram a dívida, então, sua taxa de conversão é de 50%.
O ideal, nesse caso, é buscar um percentual cada vez maior!
E aí, está pronto(a) para ver o seu negócio decolar? Então, coloque o relatório em prática e conte com as dicas deste artigo e a automatização das cobranças para ajudar você a prosperar ainda mais!
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