Acompanhar os valores recebidos, cadastrar clientes, enviar boletos ou lembretes de cobrança são funções fundamentais para quem quer obter um controle de recebimento de mensalidades eficiente.
Mesmo com a possibilidade de gerenciar manualmente os pagamentos recebidos, é importante considerar que os erros humanos cometidos durante o preenchimento podem comprometer a gestão financeira.
Isto porque os dados referente aos recebimentos são fundamentais para fechar o caixa corretamente, para que, assim, o empreendedor entenda como anda a saúde dos negócios.
Como fazer controle de pagamento de clientes?
Primeiro, é importante obter todos os dados referente ao cliente e a venda realizada, depois registrá-los corretamente de acordo com a data de vencimento.
Em um controle manual, é preciso conferir a ordem correta de recebimento, ou seja, se a validade dos pagamentos está em ordem crescente. Do primeiro vencimento até a última mensalidade que será recebida naquele mês.
Quando o controle é feito por um sistema de cobrança, esses detalhes pequenos, mas de suma importância, são atualizados automaticamente a cada novo cadastro, facilitando o trabalho do gestor e proporcionando uma ação de cobrança muito mais organizada e efetiva.
Depois, considere o fato de que as mensalidades nem sempre são pagas de forma recorrente e que por isso é imprescindível o controle de inadimplência.
É preciso fazer um trabalho periódico de checagem das mensalidades, conhecer os prazos já vencidos e os que estão para vencer nos próximos dias.
É válido ressaltar que este trabalho periódico é essencial, principalmente para gestores que administram os recebimentos de forma manual, por meio de planilhas de controle.
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7 dicas essenciais para controle mensal de pagamentos:
Saiba que o fato de controlar a quantia que entra no caixa também é uma forma de administrar melhor os gastos e despesas da empresa. Afinal, só é possível saber o quanto gastar, quando se sabe exatamente a quantia disponível para isso.
Caso contrário, as dívidas e situações negativas podem ser um problema futuro.
1. Automatização do processo de controle
Ao utilizar um aplicativo ou um sistema para controle de mensalidades e cobranças, o gestor otimiza e melhora a qualidade do seu trabalho. Isto porque, ao automatizar todo esse processo financeiro, a empresa ficará livre de erros humanos, como cobrança duplicada de uma mesma dívida.
A automatização permite que o gestor, principalmente de pequenas e microempresas, otimize seu trabalho e consiga investir mais tempo na qualidade do serviço e do produto oferecidos, uma vez que todas as informações financeiras serão geradas e atualizadas de forma automática a cada novo cadastro efetuado.
A Cobre Fácil é uma plataforma de gerenciamento de cobrança, com a qual é possível emitir boletos e oferecer inúmeras outras formas de pagamento ao cliente.
Utilizando nosso sistema, o gestor consegue acompanhar os relatórios financeiros e ainda usufrui de uma gestão completa, com envio de mensagens de cobrança e emissão de segunda via, caso seja necessário, sem pagar nada mais por isso.
A plataforma permite o pagamento recorrente de mensalidades, em que o gestor cadastra o cliente, estipula o valor mensal, as datas de vencimento e faz o cadastro do cartão de crédito ou conta bancária.
Logo após, sem qualquer outra ação por parte do gestor ou do cliente, o valor referente à mensalidade é depositado na conta bancária da empresa.
Ao utilizar uma plataforma, o gestor consegue integrar as informações com qualquer outro sistema financeiro, permitindo que as informações sejam repassadas automaticamente sem qualquer possibilidade de erro.
2. Controle a inadimplência
Controlar os devedores é um trabalho minucioso que requer atenção e cuidado e por isso é importante fazer com que o cliente saiba que há possibilidades de negociação. Isto faz com que a dívida seja quitada com mais rapidez e facilidade.
Controlar os recebimentos é administrar todas as mensalidades que estão em aberto e vencidas, de uma forma limpa, clara e organizada.
Caso o gestor opte por utilizar planilhas para registro das contas a receber, é importante ter anotações separadas para clientes inadimplentes. Desta forma, fica fácil acompanhar cada caso específico, entender a situação da dívida e buscar o quanto antes pela quitação.
3. Separe os diferentes tipos de recebimento
Qualquer negócio, independentemente do porte, precisa oferecer uma vasta opção de pagamento ao cliente, afinal, quanto maiores as possibilidades, mais chances de venda.
Entretanto, da mesma forma como a empresa obtém uma porcentagem maior de lucro, quando oferece ao consumidor diferentes opções de pagamento, também traz consigo um maior fluxo de recebimentos.
Isto é, o dinheiro mensal entra de formas diferentes na empresa e é fundamental controlar cada um deles. É importante ter anotações ou relatórios automáticos de cada forma de pagamento. Assim, a cobrança torna-se mais organizada e eficiente.
Por exemplo, caso o pagamento seja em boleto bancário, o recebimento é automático. Porém, caso tenha recebido o valor da mensalidade em cheque, é preciso ir até o banco para depositá-lo e o valor pode não cair na conta no mesmo dia.
4. Faça análise dos relatórios de recebimento
Tenha na ponta do lápis as anotações feitas referente a cada mês, separando o valor que entrou no caixa e o que virou dívida. Assim, é possível controlar os índices de inadimplência e conhecer um pouco melhor o crédito de cada cliente.
Lembre-se de que serviços que possuem mensalidade geralmente são respaldados por um contrato jurídico, com cláusulas que permitem o cancelamento imediato do serviço, após o atraso do pagamento.
Ao analisar os relatórios, fica fácil acompanhar aquelas mensalidades cujo atraso é recente, permitindo o cancelamento imediato e controlando o prejuízo.
Quando o serviço não é interrompido com rapidez, o prejuízo da empresa é maior que o valor que está em atraso, pois foi preciso investir para entregar o combinado e, ao prolongar a finalização do serviço, o gestor está permitindo que o dinheiro saía do caixa e não retorne na mesma proporção.
5. Alterne as datas de vencimento de cada mensalidade
Ao alterar as datas de vencimento, o empreendedor consegue controlar e planejar melhor os gastos mensais de acordo com a quantia que entra em caixa.
Desta forma, as contas a pagar não saíram do caixa em um momento em que não há recebimentos, evitando saldos negativos.
Quando se controla as contas a receber, o processo de controle das contas a pagar fica mais fácil, sendo possível pagar os fornecedores e ainda investir no seu produto e serviço, sabendo exatamente com qual quantia pode-se contar a cada mês.
Sendo assim, alterne as datas de recebimento para que haja fluxo de caixa positivo durante todo o mês.
6. Ofereça descontos aos pagamentos antecipados
Sim: oferecer descontos no pagamento daqueles clientes que quitam o valor da mensalidade antecipadamente é uma forma simples de controle e o motivo é bem simples.
O desconto estimula o cliente a quitar a sua dívida com antecedência, garantindo que o valor esteja disponível o quanto antes, movimentando as finanças da empresa. Bem como os descontos em mensalidade estimulam o cliente a continuar com o serviço, o que gera uma renda fixa e segura.
7. Cumpra com o acordo de juros e multas
Por outro lado, se os descontos estimulam os clientes a quitar a mensalidade com antecedência, a ausência de multas e juros, faz com que o pagamento não seja comprido seriamente.
Isso aumenta as chances de atrasos frequentes, o que prejudica o financeiro da empresa, que precisa de solidez para poder expandir.
Por isso, o indicado é criar taxas de multas e juros, que serão acrescidos fielmente a cada atraso. Essa atitude faz com que o cliente cumpra o compromisso com a data de vencimento ou opte por uma mensalidade recorrente, para que não haja possibilidade de esquecimento.
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