Para receber os honorários contábeis em dia, é preciso ter uma política de cobrança eficaz e uma estratégia de incentivos. O ser humano é movido por recompensas, logo, dar algo em troca do pagamento antes do vencimento pode ser muito proveitoso para o seu cliente e para o seu negócio.
Aos olhos de muitos empresários, receber o pagamento em dia é uma questão implícita da prestação de serviço, mas vale lembrar que nem sempre o atraso para pagar é de má fé ou proposital.
Claro que esse tipo de situação requer certa sutileza para que a relação entre contador e cliente não fique estremecida ou seja ofensiva. Por isso, montamos um guia de dicas para você receber seus honorários contábeis em dia!
Acompanhe com a gente.
1. Descreva tudo no contrato
O ditado “o combinado não sai caro” é a principal estrutura para a nossa primeira dica. Tenha registrado, no contrato de serviço, informações essenciais, como:
- a data de pagamento;
- o valor dos honorários;
- valores referentes ao décimo terceiro;
férias também; e - o valor da multa referente ao atraso.
E faça questão de mostrar ao seu cliente que tudo está documentado e em quais páginas do contrato ele pode achar essas informações. Quanto mais destacado, melhor.
Além disso, manter isso no contrato também é uma maneira de se resguardar legalmente de eventuais problemas futuros.
2. Incentive o pagamento sem atrasos
Algumas pessoas enxergam que o pagamento em dia é apenas uma obrigação, já que o serviço prestado também foi entregue na data correta e regularmente.
Porém, algum tipo de bônus para aqueles que estão em dia com o seu escritório pode não só atrair novos clientes, como convencer os fiéis a se atentar aos prazos.
Essa recompensa pode ser um desconto, caso você veja que cabe dentro do orçamento da empresa, ou uma consultoria em outro serviço, como emissão de Nota Fiscal, por exemplo.
A ideia é entregar algo de valor para esses clientes que estão pagando sem atraso seus honorários.
Essa estratégia ajuda a fidelizar os contratantes e também contribui para que eles enxerguem a importância de pagar antes da data limite.
3. Tenha uma estratégia de lembrete
As pessoas podem esquecer de realizar um pagamento, isso é relativamente comum. Para se prevenir nesses casos, monte um esquema de lembrete para seus clientes lembrarem que a fatura está próxima do vencimento. Esse recurso pode poupar algumas dores de cabeça.
Algo simples como um e-mail automático ou uma mensagem no WhatsApp já cumprem a função e ajudam no processo para reduzir a inadimplência.
Para quem conta com um sistema de cobrança de mensalidade para contabilidade, é possível usar o recurso de Régua de Cobrança para que a própria plataforma envie os lembretes automaticamente para os seus clientes de forma automatizada.
O tempo de antecedência com que você vai enviar esses lembretes é por sua conta e depende do histórico de comportamento da outra parte, mas, para aqueles que costumam se enrolar mais, uma semana antes do vencimento é uma boa data.
Como essa é uma ação de lembrete, o tom da mensagem pode ser mais descontraído. O cliente ainda está no prazo correto, então, é bom evitar o tom de cobrança.
4. Cobre juros em caso de atraso
Ações que pegam no bolso dos clientes costumam ter bastante eficácia e cobrar juros para o atraso de pagamento também é uma estratégia que gera resultados.
Se a sua empresa não possui essa política, os contratantes vão privilegiar, por exemplo, pagar a conta de luz que possui juros na fatura em detrimento do seu pagamento.
Ao implementar uma taxa de juros no pagamento atrasado, sua clientela vai ter mais cuidado com a data de vencimento justamente para não pagar a mais.
Porém, atenção! É essencial que essa taxa de juros esteja descrita no contrato que o cliente vai assinar! Esse é o tipo de política que deve constar em documentos oficiais para não gerar problemas judiciais no futuro.
Como cobrar honorários contábeis?
A cobrança de honorários contábeis começa pelo desenvolvimento de uma tabela de valores, que são o resultado da soma do tempo gasto, custos da equipe, custos totais e margem de lucro da sua empresa.
Afinal, é o dinheiro dos honorários contábeis que garante o seu sustento e o capital de giro necessário para a empresa se manter aberta.
Nem o Conselho Federal de Contabilidade (CFC) e nem os Conselhos Regionais ou Sindicatos possuem uma tabela de honorários contábeis oficial para seguir à risca, portanto, cabe a cada empresário fazer seu próprio cálculo e entender quais valores se adequam à sua realidade.
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Como lidar com a inadimplência no escritório contábil?
A melhor maneira de lidar com a inadimplência no escritório contábil é preventivamente, ou seja, cerque-se de estratégias para que seus clientes vejam sentido e vantagem em pagar com antecedência e não se esqueçam do débito.
Apesar desses caminhos, é importante também ter estratégias para lidar com clientes que não pagam ou que estão sempre em atraso.
Nesses momentos, é válido analisar o histórico da empresa ou da pessoa e entender se essa é uma situação recorrente ou uma exceção.
Se for o tipo de condição que você está frequentemente lidando com esse colaborador, talvez seja hora de pensar se está valendo a pena e se não é o momento de encerrar a prestação de serviço.
Caso seja uma circunstância excepcional, uma mensagem delicada no WhatsApp relembrando do pagamento já é suficiente para surtir o efeito necessário. Também é possível contar com a ajuda de um sistema de cobrança de contabilidade para auxiliar você nessas questões.
O mais importante é sempre lembrar que como você cobra clientes com honorários em aberto é mais importante do que a cobrança em si. Demonstrar empatia pode conquistar ainda mais a fidelidade e admiração dos seus clientes.
E agora que você já tem todas as ferramentas para construir uma nova política de cobranças para os seus honorários, é hora de colocar em prática!
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