Quem deve emitir Nota Fiscal eletrônica? Entenda!

Empreendedora calculando para emitir nota fiscal eletrônica

A emissão da Nota Fiscal eletrônica (NF-e) é uma obrigação tributária e deve ser emitida por empresas que oferecem serviços ou comercializam produtos.

Para manter a regularidade fiscal exigida no país, é necessário que essas organizações emitam o documento sempre que houver a circulação de mercadorias ou prestação de serviços envolvidas em seus processos, exceto em casos específicos que você vai conhecer adiante.

Quer entender melhor a obrigatoriedade da emissão de NF-e? Então, leia este artigo com bastante atenção! Você vai ficar sabendo tudo sobre essa exigência e ainda conferir dicas preciosas para otimizar o processo.

Quando emitir Nota Fiscal eletrônica?

A NF-e deve ser emitida sempre que ocorrer uma transação comercial que envolva a circulação de mercadorias ou a prestação de serviços e a emissão deve ser realizada no exato momento da negociação ou do envio do item, independentemente do valor da transação.

Isso já ficou claro, né? Agora, siga para os detalhes!

Quais empresas são obrigadas a emitir NF-e?

Todo tipo de empresa precisa emitir NF-e para cumprir com suas obrigações fiscais, exceto as que pertencem a Microempreendedores Individuais (MEIs). Nesse último caso, a Nota Fiscal eletrônica só é exigida se houver prestação de serviços ou venda de produtos a outras pessoas jurídicas.

A geração do documento também é obrigatória para todo e qualquer prestador de serviço, independentemente do seu faturamento mensal ou anual, e o ato de não emitir Nota Fiscal pode configurar crime de sonegação, com consequências graves para quem o comete.

Portanto, as principais empresas obrigadas a emitir NF-e são:

MEIs, quando negociam com pessoas jurídicas (outras empresas);
Microempresas (ME);
Empresas de Pequeno Porte (EPP);
e-commerces, que têm Nota Fiscal eletrônica específica para eles;
as que aderem ao Simples Nacional; e
as tributadas pelo Lucro Real e pelo Lucro Presumido.

A obrigatoriedade alcança desde pequenos empreendedores autônomos até grandes corporações e mesmo quem é pessoa física pode realizar o processo.

É possível emitir NF-e sendo pessoa física?

Em muitas situações, a resposta para essa pergunta é sim! Para isso, existe a chamada “Nota Fiscal Avulsa” ou NFA-e. Ela é o recurso mais utilizado, no entanto, as regras para sua emissão e também os critérios de obrigatoriedade variam de cidade para cidade.

Algumas prefeituras permitem gerar NFA-e com CPF, RG e comprovante de residência, enquanto outras podem exigir um cadastro municipal ou até mesmo a utilização do certificado digital – mesmo documento exigido para emissão de NF-e “tradicional”.

De qualquer forma, emitir Nota Fiscal é altamente recomendado para as pessoas físicas que prestam serviços ou vendem produtos também, além de muito benéfico tanto para profissionais autônomos quanto para MEIs, por exemplo.

E quais os benefícios da emissão de NF-e?

Legalidade, transparência, facilidade para a contabilidade e integração com outros sistemas que atendem mais exigências feitas pelo governo são as principais vantagens da emissão adequada de Nota Fiscal eletrônica.

Agora que você já sabe quem deve emitir e em qual momento gerar e enviar o documento, vale a pena destacar esses benefícios.

✔️ Legalidade: a NF-e garante que suas operações estejam em conformidade com a lei, o que é fundamental para evitar problemas fiscais.

✔️ Transparência: a emissão do documento aumenta a transparência nas transações comerciais, fornecendo um registro oficial das operações.

✔️ Cálculos automáticos: muitas prefeituras adotaram a NF-e para controlar tributações de empreendedores, o que facilitou o cálculo automático de impostos como o Imposto sobre Serviços (ISS).

✔️ Integração: a emissão da NF-e pode estar integrada a sistemas empresariais usados no cotidiano dos negócios, simplificando ainda mais o processo de preenchimento e geração das Guias de Informações Fiscais (GIFs).

As GIFs são importantíssimas para uma prestação de contas correta por parte dos empreendedores com a Receita Federal, assim como o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)!

Atenção para o envio do DANFE!

Se a mercadoria circula através de fronteiras interestaduais, ou seja, vai de um estado para o outro, ela precisa conter a NF-e anexada, bem como a versão física simplificada do documento: o DANFE.

Isso vai garantir que o produto não seja retido em nenhuma fiscalização e chegue dentro do prazo para o cliente.

A boa notícia é que emitir toda essa documentação com segurança, garantindo que seu empreendimento fique em dia com o Fisco, não é um bicho de sete cabeças. Quer ver?

O que precisa para emitir Nota Fiscal eletrônica com segurança?

Para emitir NF-e com segurança, é necessário ter os seguintes requisitos em ordem: um certificado digital válido, um sistema de emissão de NF-e adequado, conhecimento sobre as legislações fiscais vigentes e cuidados para evitar erros no preenchimento do documento.

O próximo tópico detalha um passo a passo para fazer tudo de maneira segura e eficiente.

6 passos para emitir uma NF-e com praticidade

Com o seu CNPJ em mãos, siga as etapas apresentadas adiante e faça emissão de NF-e sem erro (e sem medo)!

Faça seu cadastro: obtenha sua Inscrição Estadual ou Municipal e faça o cadastro da sua empresa no ambiente online da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) ou no espaço físico do órgão competente da sua cidade ou estado.
Adquira um certificado digital: ele vai ser a assinatura eletrônica que garante a autenticidade dos documentos gerados, então, lembre-se de colocá-lo em todas as Notas Fiscais antes de emiti-las. Você pode utilizar certificados avulsos em sites do governo ou obter o seu próprio certificado através de empresas especializadas que atuam de acordo com a Lei 14.063/2020.
Adote um sistema de emissão de NF-e: opte por um recurso confiável e compatível com a legislação, que faça a emissão automática da Nota Fiscal junto com a cobrança pelos produtos ou serviços.
Preste atenção no preenchimento do documento: revise os dados antes de gerá-lo, incluindo informações de quem compra, descrição dos produtos ou serviços e valores.
Efetue a emissão da NF-e: certifique-se também de enviar uma cópia para o destinatário.
Faça o arquivamento do documento: armazene uma cópia em local seguro por, pelo menos, cinco anos, conforme exigido pela legislação.

Tenha a tecnologia como aliada no decorrer de todo o processo e facilite a sua vida também.

Tecnologias usadas na emissão da NF-e

Algumas inovações simplificam e agilizam toda a geração das Notas Fiscais eletrônicas. Dentre elas, destaque para os sistemas de emissão – softwares específicos para o processo – e os arquivos em formato .XML, utilizados para representar a estrutura da NF-e de forma padronizada.

Web Services, que permitem a comunicação entre empresas e órgãos governamentais para autorização e validação das NF-es, também entram na lista, só que, mesmo usando tudo o que está ao alcance, algumas pessoas esquecem de alguns cuidados básicos na hora de emitir seus comprovantes. Atenção!

Quais cuidados não podem ser esquecidos na emissão da NF-e?

Na emissão da NF-e, é essencial tomar uma série de cuidados para evitar erros e garantir a conformidade fiscal, desde os que envolvem o preenchimento dos dados nos campos corretos até aqueles com a utilização dos certificados digitais que validam o documento.

Aproveite as dicas abaixo para montar seu checklist.

✔️ Certifique-se de preencher todos os campos da NF-e de forma precisa e completa, evitando informações incorretas.

✔️ Mantenha seu certificado digital seguro e protegido, evitando o compartilhamento de senhas.

✔️ Faça regularmente cópias de segurança das NF-es emitidas e armazene-as em local seguro.

✔️Mantenha seu sistema de emissão de NF-e sempre atualizado para evitar problemas técnicos.

✔️ Esteja ciente das obrigações fiscais da sua empresa e siga todas as legislações vigentes. Monitore atualizações das normativas também.

✔️ Fique de olho em comunicados oficiais vindos das autoridades fiscais e apresentados na televisão, na internet (em fontes confiáveis) ou nos jornais e realize as atualizações necessárias para se adequar às exigências.

✔️ Faça auditorias internas periódicas e garanta a conformidade do seu negócio, bem como de todas as NF-es emitidas.

Agora, se você quer uma dica extra para se destacar da sua concorrência, oferecendo um recurso que, além de seguro, é mais ágil e dinâmico e vai poupar tempo e recursos da sua equipe, fique ligado(a) no que vem no último tópico deste artigo.

A importância da integração com sistemas de cobrança para o sucesso do seu negócio

Integrar processos fiscais a sistemas de cobrança que façam emissão automática de NF-e é receita de sucesso para seu empreendimento, independentemente da natureza dele, e vai proporcionar ganhos em eficiência, qualidade do atendimento e influenciar na sua lucratividade.

A automação da emissão de documentos relacionados aos processos de cobrança permite aprimorar o acompanhamento financeiro, otimizar a gestão de contas a receber e fornecer uma experiência mais ágil e conveniente aos clientes.

Ao alinhar a emissão do documento a um sistema de cobrança, sua equipe também economiza tempo, reduz erros e acelera a conciliação financeira, além de garantir que todos os pagamentos sejam registrados e rastreados de forma eficaz.