Como elaborar uma notificação extrajudicial de cobrança

Estar no comando de uma empresa exige, definitivamente, jogo de cintura. Isso porque são inúmeras as situações que devem ser lideradas, organizadas e contornadas pelos gestores de um negócio. A inadimplência é uma delas.

Diminuir o índice de inadimplência de um negócio requer diversas artimanhas e um plano de ação elaborado: análise de crédito, política de fidelização, sistema de cobrança eficiente e muito mais.

No entanto, quando nenhuma dessas alternativas funcionam, só existe uma saída antes do processo judicial: a notificação extrajudicial de cobrança. Ficou curioso para entender como esse recurso funciona?

Veja o que você vai aprender neste artigo:
• O que é uma notificação extrajudicial de cobrança
• Como fazer uma notificação extrajudicial de cobrança
• Modelo de notificação extrajudicial de cobrança
• Como encaminhar a notificação extrajudicial de cobrança

O que é uma notificação extrajudicial de cobrança?

Esse tipo de notificação é realizada fora de um processo de cobrança judicial. Em outras palavras, esse é o último recurso utilizado por pessoas físicas e jurídicas antes de partir para o protesto de uma dívida para, enfim, recebê-la.

Essa notificação é utilizada para realizar um pedido, comunicar algo ou solucionar um problema. Geralmente, o comunicado vem seguido de uma advertência, indicando a possibilidade de uma medida judicial, caso o documento não seja o suficiente para resolver o motivo do comunicado.

Ela é diferente da notificação judicial, pois essa última é feita junto à justiça. Justamente o que a notificação extrajudicial busca evitar, embora, ambas as formas sejam reconhecidas legalmente pelo art. 726, do novo Código de Processo Civil (CPC).

Como fazer uma notificação extrajudicial de cobrança?

Não há, no Brasil, um modelo padrão de como ela deve ser feita, no entanto, existe uma estrutura de texto que a caracteriza como tal. Assim, para produzir uma notificação eficiente, será necessário que você:

1.  Identifique as partes envolvidas

O primeiro passo é identificar as partes envolvidas, afinal, essa é a maneira de tornar legal o documento. Para isso, será preciso:

• nome, número de identidade, CPF ou CNPJ e endereço completo da pessoa notificante (provavelmente a sua empresa);
• nome, número de identidade, CPF ou CNPJ e endereço completo da pessoa notificada (o seu cliente ou devedor).

Ou seja, essa primeira parte serve como uma espécie de cabeçalho da sua notificação extrajudicial de cobrança de prestação de serviço. Por isso, lembre-se também de utilizar “NOTIFICAÇÃO EXTRAJUDICIAL” no título do comunicado.

2.  Introduza a notificação

Depois de identificar as partes, escreva um breve parágrafo apresentando a relação jurídica entre as partes, isto é, o compromisso que foi firmado entre sua empresa e o cliente, seja um produto vendido ou um serviço prestado. Esse detalhe será importante para relembrar que sua parte foi feita.

3.  Apresente o motivo da notificação

Agora é hora de apresentar o motivo do comunicado, nesse caso, a inadimplência contratual. Mas os motivos da notificação extrajudicial podem ser muitos, por exemplo:

• atraso na entrega de um produto ou serviço;
• uso indevido da marca;
• pedir que um inquilino se retire de um imóvel alugado;
• obrigar que um contrato assinado seja cumprido; e
• comunicar a existência de uma situação que pode resultar em consequências.

4.  Deixe claro o objetivo da notificação

Em seguida, esclareça o objetivo da notificação, afinal, esse é o ponto principal do documento. Por isso, se o seu objetivo ao encaminhar o comunicado for cobrar e estabelecer um prazo para que o conflito seja resolvido, esse é o momento.

5.  Alerte sobre possíveis consequências

Além da cobrança, deve contar na sua notificação extrajudicial uma advertência sobre as possíveis consequências, agora sim, judiciais, caso o aviso seja recebido e a situação não seja resolvida. Por isso, é tão importante apontar um prazo para que o inconveniente seja solucionado.

6.  Conclua com local/data/nome e assinatura

Por último, insira o local, a data, o nome e a assinatura do notificante - o local e a data são informações que também podem ser mencionadas no início do documento.

Além disso, certifique-se de ficar com uma cópia do documento para você, ok?

Modelo de notificação extrajudicial de cobrança

Como encaminhar a notificação extrajudicial de cobrança?

Depois de formulá-la, será preciso remetê-la ao notificado. As alternativas mais seguras são por meio de um Cartório de Títulos e Documentos ou através dos Correios. Visto que, assim, você garante que a notificação realmente chegue ao seu destino.

Além disso, enviando a notificação por meio do cartório ou dos correios, você terá acesso a um documento - uma certidão no caso do cartório e um formulário de aviso de recebimento no caso do correio - que comprove o recebimento ou a recusa do comunicado.

Essa certidão será útil para constituir prova, caso a situação resulte em um processo judicial, por isso guarde-a bem. Aliás, com esse documento em mãos fica mais fácil fazer valer o prazo de pagamento da dívida antes de levar o processo adiante.

Agora que você aprendeu como fazer uma notificação extrajudicial de cobrança e já conferiu um modelo, entendendo como encaminhá-lo, é hora de colocar esse conhecimento em prática e cobrar extrajudicialmente os valores devidos à sua empresa.

Afinal, essa é a única maneira de manter o seu fluxo de caixa sempre em dia.