NF-e de e-commerce: saiba quando e como emitir

Lojas virtuais com CNPJ ativo fazem a emissão de NF-e de e-commerce manualmente ou contratando um serviço emissor de Nota Fiscal (ERP). Para essa emissão, quem é lojista precisa cadastrar seu negócio na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e obter um certificado digital, usado na hora de assinar a nota.

A NF-e existe desde 2006 e é um documento que cumpre o papel de agilizar os registros de compra, venda e prestação de serviços com a mesma segurança da NF, mas com a facilidade dos recursos digitais que casam muito bem com a modalidade e-commerce.

Essa burocracia toda parece complexa para você? Vem conferir as dicas mais quentes que selecionamos para ajudar na evolução do seu empreendimento, além, é claro, do passo a passo para fazer a emissão da nota de forma segura e de acordo com a lei!

E-commerce precisa emitir Nota Fiscal?

Sim! Toda empresa, online ou não, precisa emitir Nota Fiscal. A exceção é apenas para autônomos e MEIs e somente quando estão vendendo para pessoa física. A NF-e, específica para e-commerces, deve, inclusive, acompanhar o produto em trânsito para ser entregue ao comprador.

Não emitir a nota nas situações em que ela é exigida configura crime contra a ordem tributária, como prevê o inciso V do art. 1º da Lei 8.137/90:

Para além de garantir a conformidade com as regras do Fisco, a emissão da NF-e traz vários benefícios ao empreendedor de e-commerce, que se estendem também ao cliente.

Para que serve a Nota Fiscal de e-commerce?

A NF-e para e-commerce serve para registrar operações de compra e venda de produtos e também de prestação de serviços, atendendo à necessidade de controle tributário e cobrança de impostos, como IPI e ICMS.

Além de permitir aos vendedores digitais que se adequem ao que está previsto na Lei 8.846/94, emitir corretamente a Nota Fiscal traz outras vantagens para um e-commerce, entre as quais se destacam:

• credibilidade – indicando que o negócio atua de acordo com as normas fiscais e é responsável pela procedência do produto que comercializa;
• comprovação da compra – principalmente para e-commerces que estão começando, a NF-e dá a segurança que o cliente precisa para efetuar a compra e se manter fiel; e
• envio seguro – como a compra é feita virtualmente, o produto será enviado até a casa do comprador e, caso o produto não siga com a nota de venda, ele pode ser apreendido pelo Fisco e gerar multas ao lojista, além de prejudicar o cliente.

A emissão correta que mencionamos deve ser feita como determina a Nota Técnica 2020.006, então monitore suas atualizações.

O que diz a Nota Técnica 2020.006 para NF-e de e-commerce?

A NT 2020.006 é um documento publicado pela Secretaria da Fazenda no Portal da NF-e, que determina cada detalhe de toda NF-e e NFC-e emitida no país, ou seja, todos os campos e informações que devem constar nas notas para que elas sejam consideradas válidas.

Essa Nota Técnica adequa a emissão de Notas Fiscais à comercialização online de produtos e serviços – como no caso da criação do campo “indIntermed”, que identifica se a operação de compra foi intermediada por marketplace ou similar – e permite manter os negócios em conformidade com a lei fiscal vigente.

Para empreendedores que querem se adequar, é só seguir o caminho indicado no próximo tópico.

Como fazer emissão de Nota Fiscal para e-commerce?

Para emitir NF-e de e-commerce, você, empreendedor(a), vai precisar de um CNPJ ativo, de um certificado digital para assinar as notas eletronicamente e do cadastro da empresa junto à Secretaria da Fazenda. Depois, basta contratar um ERP e automatizar o processo.

1. Registre a empresa na Receita Federal, fazendo um Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ). Se for pequeno(a) empreendedor(a) e se encaixar nas atividades permitidas para a modalidade, as CNAEs, você poderá fazer esse cadastro pelo MEI, no Portal do Empreendedor.
2. Para assinar um documento eletrônico como a NF-e, adquira um certificado digital, que é um tipo de código associado à identidade do usuário e que equivale juridicamente à assinatura de um documento físico.
3. O último requisito será cadastrar a sua empresa na Secretaria da Fazenda (SEFAZ), que vai verificar a capacidade de emissão de NF do empreendimento. Cada estado tem regras específicas para o cadastro, mas, geralmente, dá para fazer todo o processo de forma virtual.

Depois que a SEFAZ verificar a integração dos sistemas da Secretaria com o sistema do seu e-commerce, sua empresa já poderá emitir NF-e para os produtos.

Por último, mas não menos importante, caso a compra seja despachada até a casa do cliente, não esqueça de imprimir a DANFE online, um documento que serve como um resumo da NF-e e que deve acompanhar a encomenda para garantir a entrega sem ter problemas com o Fisco.

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Como imprimir DANFE para e-commerce?

Cabe ao emissor da NF-e gerar a DANFE online no mesmo sistema escolhido para emitir a nota e usando a chave de acesso do certificado digital usado para assinar o documento. Com esse segundo documento criado, bastará fazer a impressão da versão física.

No sistema utilizado para geração do comprovante de venda, selecione o arquivo XML da NF-e em questão e, através dele, você obterá sua DANFE eletrônica pronta para salvar no seu computador.

Então, caberá a você enviá-la ao cliente via e-mail e imprimir o documento para acompanhar o produto em trânsito.

Também dá para fazer o download da DANFE online pelo Portal da NF-e, usando a chave de 44 dígitos que aparece na própria Nota Fiscal eletrônica.

Agora, entenda o funcionamento da NF especificamente para marketplaces.

Nota Fiscal para marketplace é obrigatória?

O marketplace está para o e-commerce como os shoppings estão para os lojistas. Isso significa que o marketplace presta um serviço aos empreendedores, cedendo sua estrutura digital a eles, portanto, tem a obrigação de emitir Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) para seu cliente – o e-commerce.

Essa NFS-e emitida pelo marketplace serve para dar legalidade fiscal ao serviço prestado – de “ponte” entre quem vende e quem compra – e é a forma que o proprietário da plataforma tem de justificar seus ganhos, recolher impostos e manter seu negócio sob as regras da Receita.

Como um marketplace pode hospedar muitas lojas virtuais, com vendas ocorrendo 24 horas por dia, emitir esse volume de notas manualmente pode ser um desafio, mas dá para simplificar o processo, quer ver?

Como emitir Nota Fiscal em marketplace?

Para ser autorizado a emitir Notas Fiscais, o marketplace também deve ter CNPJ cadastrado e estar certificado junto à Secretaria da Fazenda, além de assinar as NFs com um certificado digital.

Só que, com a quantidade de notas que circulam na plataforma, ter um sistema de emissão automatizada é essencial.

Usar softwares de gestão que automatizam processos manuais – os chamados de sistemas ERP – possibilita a unificação e simplificação de tarefas como a emissão de Notas Fiscais de Serviço também.

Mais prático ainda é recolher os pagamentos dos e-commerces cadastrados no marketplace através de um sistema de cobrança recorrente online que emite as NFS-e automaticamente e as envia direto no e-mail do cliente. Faça o teste!