Cartas de Cobrança: 5 modelos para enviar ao cliente

Você sabia que não precisa esperar o vencimento da dívida do seu cliente para poder enviar uma carta de cobrança? E que, se você enviar mensagens com datas especificas e direcionadas todos os meses, pode evitar a inadimplência?

Pois saiba que nós pensamos nisso e trouxemos modelos de cartas de cobrança que podem te ajudar na hora de manter contato com aquele cliente inadimplente e, principalmente, para que seus clientes não virem devedores.

Para enviar cartas de cobrança, você pode utilizar vários meios de comunicação como o WhatsApp, SMS, e-mail e, até mesmo, através de ligações telefônicas.

Um dos meios de comunicação mais seguros, tradicionais e formais são as cartas, enviadas pelos correios, mediante registro e com direito a AR (aviso de recebimento). Tudo visando a garantia de recebimento do seu cliente.

Agora, vamos aos modelos de carta de cobrança que você pode utilizar na sua empresa, antes, durante e após o vencimento das cobranças:

5 modelos de carta de cobrança para enviar ao cliente

Para evitar que seus clientes virem devedores, é interessante que a sua empresa contrate um sistema de envio de cartas, para enviá-las como lembretes aos clientes, antes do vencimento da dívida.

A lembrança de que a data da cobrança está próxima evita a inadimplência e pode compensar o seu investimento.

1. Exemplo para enviar antes do vencimento

Você conseguiu notar como a carta foi sutil, porém sem perder o objetivo?

Cartas como essa possuem o objetivo de lembrar seu cliente do vencimento do boleto e são importantes porque fazem com que o mesmo tenha ciência de que você mantém o controle da sua empresa e existe o hábito de comunicação com o cliente.

Todos esses detalhes sutis fazem crescer a confiança do seu cliente em você.

2.  Exemplo para enviar próximo ao vencimento

Não muito diferente do modelo anterior, esta carta de cobrança deverá ser enviada um dia antes do vencimento do boleto e é preciso dar destaque a essa informação, observando a colocação de uma palavra muito importante, como veremos a seguir.

A palavra “AMANHÔ, escrita em caixa alta e com sublinhado, chama a atenção do cliente para a data e faz com que o cérebro absorva esta informação e “marque-a” como importante.

Vale lembrar que essas cartas enviadas antes do vencimento funcionam como um lembrete e, se enviadas mensalmente, pode provocar a redução do número de inadimplências na sua empresa.

3.  Exemplo para enviar alguns dias após o vencimento

Diferente das duas primeiras opções, este modelo já deve ser um pouco menos informal e conter palavras mais objetivas, demonstrando a seriedade do assunto.

Contudo, deve ser mantida a ideia de que você está apto a renegociar a dívida e que sua empresa está à disposição para conversar e ajudar seu cliente na quitação do boleto atrasado.

Além disso, as cobranças precisam seguir a legislação específica, como o Código de Defesa do Consumidor, que proíbe cobrança abusiva, por exemplo.

Relembramos: a educação deve sempre prevalecer no momento em que você entrar em contato com o seu cliente para evitar problemas jurídicos. Nunca use palavras ofensivas ou faça ameaças ao devedor.

Aliás, avalie bem os detalhes de renegociação que você pode ou não oferecer: pode ser um diferencial na hora de enviar a carta já com as possibilidades, indo direto ao ponto.

4.  Exemplo para enviar 15 dias após o vencimento

Esta mensagem deve conter algumas informações mais específicas, que deixe seu cliente ciente das providências que serão tomadas, caso ele não entre em contato com a sua empresa.

Você deve usar uma linguagem mais formal, que passe total solidez e que faça com que o cliente devedor saiba que, a partir de agora, sua empresa determina a forma de pagamento.

Quando você põe o nome pessoal do responsável pelo setor financeiro, a mensagem chega como um sinal de maior seriedade e o cliente entende que é uma pessoa que está por trás, tirando a impressão de que é um robô quem está encaminhando a mensagem.

5.  Exemplo para enviar após 1 mês da data de vencimento

Neste último modelo, você deve manter a formalidade e acrescentar sua decisão de, enfim, protestar a dívida do cliente judicialmente, lembrando sempre de manter a educação e a boa conduta.

Um ponto chave é que você pode dar uma última chance para o cliente, antes de protestar a dívida.

Outra dica que vale a pena mencionar é que, nestes dois últimos modelos de mensagem de cobrança, você deve ter total atenção com a frase: “Caso já tenha efetuado o pagamento, por favor, desconsidere esta mensagem”.

Isso porque você está especificando na mensagem que o não pagamento pode gerar protestos judiciais, mas que, caso o cliente tenha feito o pagamento no dia anterior (porém ainda não tenha sido compensado), ele pode desconsiderar a cobrança, o que evita uma reclamação do mesmo por um débito que já tenha sido quitado.

Com estes modelos, você consegue manter um bom diálogo com seu cliente devedor. Mais do que isso, com os lembretes de cobrança você pode diminuir o número de clientes inadimplentes.

Caso você esteja pensando em contratar uma empresa para prestar este serviço, a plataforma gerenciadora de cobranças online Cobre Fácil oferece essa e muitas outras ferramentas para enviar lembretes para os seus clientes.

Assim que o cadastro é feito, o sistema já entende quem é o cliente, quais os valores e as datas de pagamento, gerando, automaticamente, todos os meses a cobrança e enviando lembretes antes e após o vencimento.

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