Para montar a sua régua de cobrança, são necessários basicamente quatro passos: determinar datas de cobrança, usar estratégias de cobrança, oferecer meios de pagamento que costumam ter menos inadimplência e, por fim, automatizar a régua.
Quem empreende sabe que, infelizmente, a inadimplência é um problema do qual nenhuma empresa consegue escapar. Entretanto, existem ferramentas que auxiliam na redução desse percalço. Pensando nisso, trouxemos um modelo de régua de cobrança e vamos explicar como montar a sua, para começar a ter melhores resultados hoje mesmo!
Continue lendo para saber mais!
O que é uma régua de cobrança
Uma régua de cobrança serve para determinar quando e como seus clientes devem ser cobrados pelos pagamentos que devem fazer pelos seus produtos ou serviços. Por meio dela, você consegue determinar regras e estratégias para cada etapa de cobrança e fica por dentro do processo, observando se os pagamentos estão ou não sendo feitos.
Ao manter essa ferramenta ativa, você garante que estará sempre em contato com seus clientes, facilitando os pagamentos que muitas vezes podem não acontecer por simples esquecimento ou porque a forma de cobrar foi inadequada.
Você prevê os problemas que podem levar ao não pagamento e consegue evitá-los antes que o cliente não pague ou pague em atraso.
A forma mais fácil de colocar uma régua de cobrança em prática é realizando uma cobrança automatizada, porque, assim, as cobranças acontecem de maneira organizada e constante, observando o perfil do consumidor, bem como o Código de Defesa do Consumidor e fazendo a cobrança da dívida de forma ética.
Por seguir uma ordem cronológica, essa ferramenta é chamada de régua.
Importância de uma régua de cobrança
Como realiza o disparo de lembretes antes, durante e depois da data de vencimento, seja de forma manual ou automática, a importância da régua de cobrança é inquestionável: você garante que usou todos os recursos possíveis que tinha em mãos para evitar a inadimplência e, como resultado, consegue reduzir esse problema na sua empresa.
Afinal, para uma empresa manter o faturamento em dia, precisa que o fluxo de caixa acompanhe os valores esperados para cada período. Se isso não acontece, o pagamento das despesas fica comprometido, assim como o próprio negócio.
A inadimplência deve ser monitorada com cautela e de perto e precisa ser baixa para que a empresa tenha uma vida financeira saudável.
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Como montar uma régua de cobrança
Como citamos no início deste artigo, existem quatro passos que devem ser incluídos em uma régua de cobrança eficiente. Confira!
1. Determine datas de cobrança
Determine as datas de vencimento dos pagamentos e quando os lembretes de pagamento devem ser enviados.
Por exemplo, para mensalidades e assinaturas, você pode estipular uma mesma data de recebimento, ajudando no desempenho do caixa e no controle das finanças. Dessa forma, você otimiza seu tempo e recebe os pagamentos em um montante maior.
2. Use estratégias de cobrança
Personalize seus avisos, chamando o cliente pelo nome a fim de tornar a relação mais próxima e fazendo da cobrança um contato amigável, até porque é necessário saber como cobrar o cliente, sem ser ríspido ou inconveniente.
Abordagens erradas podem levar você a ferir o Código de Defesa do Consumidor, o que é uma péssima ideia.
Também procure manter a ficha cadastral dos seus clientes atualizada. É importante que o nome completo, e-mail, telefone e endereço estejam corretos, isso porque, se você estiver disparando avisos por meio de canais que não chegam até o cliente, a régua não vai funcionar.
3. Ofereça meios de pagamento facilitados
A maioria das réguas de cobrança oferecem três principais meios para pagamento:
- Cartão de crédito
- Transferência bancária, depósito ou Pix
- Boleto bancário
Ao oferecer pelo menos essas três formas, você estará garantindo que, se o cliente não puder pagar por meio de uma, poderá pagar por meio de outra. Lembrando que o cartão de crédito é a forma menos suscetível à inadimplência que as demais e por esse motivo é imprescindível estar entre as suas opções de pagamento.
Mas como nem todas as pessoas possuem um cartão de crédito, as outras formas também precisam se fazer presentes. Assim, sua régua terá mais chances de funcionar por completo!
4. Automatize a régua de cobrança
Se puder automatizar a sua régua, suas chances de melhorar a questão da inadimplência aumentam de maneira considerável, isso porque ao manter uma régua de cobrança manual, você ainda estará dando chance para falhas humanas.
Ao utilizar um software de gestão de cobrança, ele será o responsável por programar a régua, não só evitando erros e sendo preciso ao enviar os avisos como também preservando a relação do cliente com o negócio, porque estará seguindo, com segurança, as boas práticas de vendas, sem que você precise estar atento a mais essa questão.
Modelo de régua de cobrança
Para acompanhar o processo de cobrança do início ao fim, é preciso ter na agenda as datas de vencimento dos clientes e enviar lembretes de tempos em tempos.
O recomendado é enviar o primeiro aviso 10 dias antes do vencimento. Note que a régua de cobrança começa ainda antes do vencimento chegar, não depois. É isso que vai garantir a efetividade das suas cobranças.
Você precisa criar essas regras e manter um padrão. Por exemplo, envie avisos sempre no dia 1º para os clientes cujo pagamento vence no dia 10. Para aqueles cujo pagamento vence no dia 15, no dia 5, e assim por diante. Também procure usar sempre a mesma mensagem e título para cada tipo de aviso, assim o cliente já reconhece com facilidade do que trata o comunicado.
Você também pode trabalhar com mais avisos prévios, de 5 dias e 1 dia de antecedência, fora a notificação que é enviada no dia. Essa escolha vai depender do perfil dos seus clientes. Às vezes, um único aviso já costuma resultar na entrada dos pagamentos, enquanto em outros casos três avisos funcionam melhor.
Se mesmo com os avisos antes do vencimento seu cliente acabar por não efetuar o pagamento, espere pelo menos dois dias úteis para fazer uma nova cobrança.
Algumas transações levam esse tempo para caírem na conta e vai ficar muito chato você avisar o cliente que ele está em atraso tendo que pagar juros quando, na verdade, ele pagou em dia, certo?
Por fim, conte com um sistema com régua de cobrança capaz de cobrar e receber dos seus clientes de forma automatizada, profissional e sem burocracia. Se você decidir fazer a sua régua de cobrança de maneira manual, como explicamos, pode cometer erros, além de ficar sobrecarregado de trabalho.
Além disso, a régua de cobrança só funciona se os disparos dos lembretes acontecerem no momento certo, de acordo com o vencimento de cada cliente, que não é sempre igual, e conforme os pagamentos acontecem ou não. Contar com um sistema que monitore tudo isso para você e faça os disparos segundo as regras estipuladas vai ser uma verdadeira mão na roda!
Diferença entre régua e ciclo de cobrança
Quando falamos em ciclo de cobrança, estamos nos referindo à gestão do recebível em si, que envolve três etapas: organização, cobrança/recebimento e avaliação.
Portanto, diferentemente de definir quando serão feitos os avisos antes, durante e após o período de vencimento, o ciclo de cobrança aponta as etapas de funcionamento da cobrança que envolvem escolher uma ferramenta para fazer o controle, organizar dados e documentos dos clientes, padronizar grupos e datas e definir uma agenda para trabalhar com o financeiro.
Enquanto por meio da régua de cobrança você garante que estará em contato constante com o cliente para garantir que ele efetue os pagamentos, mesmo que utilize um software para automatizar isso.
No ciclo de cobrança, você cria as regras, organiza e atualiza dados, padroniza datas e se dispõe a fazer um monitoramento do que acontece na régua de cobrança. O ciclo é todo o processo da cobrança, enquanto a régua é apenas uma ferramenta para lembrar seus clientes do pagamento.
Viu, só? Um modelo de régua de cobrança é simples e, se implementado corretamente, só vai contribuir muito para o seu negócio se manter, crescer e expandir por reduzir a inadimplência. Para encontrar mais conteúdos como este, continue acompanhando o nosso blog!
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