Uma mensagem de cobrança de mensalidade de academia precisa ser educada, mas transmitir, ao mesmo tempo, um sinal de alerta: de que o(a) cliente não pagou para usufruir dos serviços naquele mês! Ela pode chegar por SMS, WhatsApp ou e-mail, por exemplo, desde que dentro do horário comercial (8h às 17h ou 9h às 18h).
É importante que a mensagem inclua uma saudação, o nome do(a) aluno(a), a data de vencimento da fatura, o valor total devido e um canal de comunicação com a empresa – pelo menos!
Alguns recados ainda trazem justificativas do contato e outros chegam já com o código do boleto de pagamento. Veja exemplos e modelos neste artigo.
Mensalidade de academia: como cobrar educadamente por mensagem?
Colocar a empatia em primeiro lugar e, portanto, tratar o(a) cliente de forma neutra, mas com extremo respeito e também dentro do que exige o Código de Defesa do Consumidor (CDC) são os primeiros passos para um processo de cobrança, feito através de mensagens ou e-mails.
Além disso, quem se responsabiliza pelo contato precisa:
- se colocar no lugar da pessoa que está sendo cobrada;
- tentar entender os motivos do atraso do pagamento;
- mostrar que a empresa têm flexibilidade para negociar e receber o valor devido;
- esclarecer dúvidas ou apresentar justificativas para a cobrança, se necessário;
- prezar pelo uso das palavras mais adequadas ao tom de voz da empresa e ao perfil de cada pessoa; e
- se posicionar com clareza e transparência 100% do tempo.
Vale, ainda, resumir tudo o que foi conversado dentro de determinado período ou no decorrer de determinada negociação em uma última mensagem final e pedir ao/à cliente que retorne a própria mensagem, concordando com o seu conteúdo ou fazendo mudanças no mesmo se achar cabível.
Optou pela automatização e quer escrever alguns textos padrões? Então, confira as dicas listadas no próximo tópico!
Como escrever mensagem automática de cobrança para academia?
Na hora de escrever mensagens de cobrança, você vai precisar seguir um passo a passo mais ou menos como o que está apontado logo abaixo. Dá uma olhada.
- Pondere sobre como você acha que a pessoa cobrada gostaria de ser tratada e estabeleça palavras e frases que serão melhores para tratar com ela.
- Defina qual o tipo de cobrança: a mensagem será enviada antes do vencimento, apenas um ou dois dias depois ou já passado algum tempo da dívida em aberto?
- Planeje quais recursos do canal de comunicação a ser utilizado para envio do comunicado você poderá utilizar. Por exemplo, uma mensagem de cobrança enviada por WhatsApp pode até conter emojis, desde que na medida certa.
- Selecione alguns gatilhos mentais que possam ser incluídos nas frases e que provoquem algum sentimento no(a) devedor(a). Um gatilho de urgência, “o último dia está chegando”, pode ser interessante, assim como um gatilho de escassez do tipo “só falta você para acertar”.
- Por último, revise toda a redação para não deixar passar nenhum erro ortográfico ou nada com sentido dúbio ou que possa ficar mal interpretado.
Mais uma vez, lembre-se de sempre adicionar o nome do(a) cliente, a data de vencimento da conta e o valor, a identificação da sua empresa e orientações para esse consumidor que está sendo avisado da dívida retornar o contato.
É importante que você saiba!
As melhores plataformas de automatização de mensagens de cobranças recorrentes já deixam bem especificado em cada campo o que deve ser preenchido para que o envio aconteça corretamente.
Utilizá-las ajuda, comprovadamente, empreendedores e empreendedoras como você a economizar tempo e dinheiro e reduzir índices de inadimplência em seus negócios. Experimente!
13 exemplos de cobrança por mensagem para clientes de academia – e por e-mail também!
Aproveite os modelos de mensagem de cobrança abaixo e personalize-os com as informações dos seus clientes nos campos entre colchetes.
1. Mensagem de lembrete de pagamento para cliente de academia
| Olá, [Nome do cliente]. Tudo bem? Escrevo em nome da [Nome da academia] para avisar você que a sua mensalidade vence no próximo dia DD/MM/AA. Mais uma vez, agradecemos a sua preferência! |
2. Aviso de vencimento com código do boleto
| Oi, [Nome do cliente]. Como vai? Seu boleto de mensalidade no valor de R$ XX vence logo! Data de vencimento: DD/MM/AA. Para pagá-lo, você pode copiar o código que vou encaminhar e colar na seção de pagamento de boleto do aplicativo do seu banco. [Código de barras XXXXXXX.XXXXXX.XXXXXXXX.XXXXXX]. Se tiver dúvidas, responda a esta mensagem e nos falamos! |
3. Lembrete de pagamento realizado no cartão de crédito
| Tudo bem, [Nome]? Bom dia/boa tarde! Meu nome é [Seu nome/Nome do vendedor] e eu falo em nome da [Nome da academia]. Esta mensagem é só um lembrete de que a sua próxima mensalidade, no valor de R$ XX, será cobrada no cartão de crédito registrado no ato da matrícula. A cobrança acontecerá em DD/MM/AA. Fique à vontade para retornar o meu contato se tiver alguma dúvida! |
4. Modelo de mensagem de cobrança para cliente de academia com pagamento atrasado
| Olá, [Nome do cliente]. Como vai? Este é um lembrete de pagamento da sua mensalidade que venceu em DD/MM/AA! Pensando que você pode ter esquecido de fazer o acerto em decorrência da correria do dia a dia, resolvemos escrever esta mensagem. Você ainda tem acesso ao boleto ou precisa de uma nova via? Me retorne caso seja necessária outra emissão! Agradeço em nome da [Nome da academia]. |
5. Modelo de mensagem de não identificação do pagamento
| Olá, [Nome do cliente]. Tudo bem? Nós, da [Nome da academia], não identificamos o pagamento de sua última mensalidade. O vencimento do boleto estava previsto para DD/MM/AA. Como podemos ajudá-lo(a) a regularizar sua situação? Nos informe, retornando esta mensagem. |
6. Modelo de mensagem de problema na cobrança via cartão de crédito
| Olá, [Nome do cliente]. Bom dia/boa tarde! Meu nome é [Seu nome/Nome do vendedor] e escrevo em nome da [Nome da academia] para informar que, por algum motivo, nosso sistema não conseguiu gerar a cobrança da sua mensalidade. Caso o cartão cadastrado tenha vencido ou não seja mais a melhor alternativa para o seu pagamento, por favor, retorne essa mensagem e faremos uma atualização dos seus dados. Fico no aguardo! |
7. Modelo de mensagem após o vencimento com emissão de novo boleto
| Como vai, [Nome do cliente]? Consultando o nosso sistema, percebemos que o boleto da sua última mensalidade venceu sem ser pago! Por isso, tomamos a liberdade de emitir um novo boleto e agora encaminhamos o código por aqui para você! [Código de barras XXXXXXX.XXXXXX.XXXXXXXX.XXXXXX]. Veja se consegue realizar o pagamento e, em caso de qualquer problema, fique à vontade para nos escrever por aqui. Em nome da [Nome da academia], agradeço. |
8. Exemplo de mensagem de cobrança pelo WhatsApp da academia para cliente em dívida há algum tempo
| Olá, [Nome do cliente]. Como vai? Durante a atualização do nosso sistema, nós, da [Nome da academia], notamos que a sua fatura do mês de [citar o mês referente à fatura] do ano de [ano ao qual se refere a fatura] ainda está em aberto. Como podemos ajudar você a regularizar o seu débito? |
9. Exemplo de mensagem de cobrança demonstrando flexibilidade
| Bom dia/boa tarde, [Nome do cliente]. Tudo bem? A sua fatura referente ao mês de [citar o mês referente à fatura] do ano de [ano ao qual se refere a fatura] ainda está em aberto! Escrevo porque podemos conversar sobre a possibilidade de parcelamento da conta. Você teria interesse? |
10. Exemplo de mensagem oferecendo mudança no método de pagamento
| [Nome do cliente], como vai? Me chamo [Seu nome/Nome do vendedor] e verifiquei que a sua fatura referente ao mês de [citar o mês referente à fatura] ainda não foi paga! Escrevo para perguntar se você gostaria de alterar a forma de pagamento. Podemos fazer isso agora mesmo! Desde já, agradeço a sua disponibilidade. |
11. Modelo de mensagem para comunicar desconto à vista
| Bom dia/boa tarde, [Nome do cliente]. Tudo bem? Trago excelentes novidades! Em nome da [Nome da academia] gostaria de informar que temos condições exclusivas para você caso deseje acertar a sua fatura em atraso – com vencimento previsto para DD/MM/AA – pagando o valor à vista. Há interesse? Retorne esta mensagem assim que possível. |
12. Exemplo de mensagem de cobrança para envio por SMS ou WhatsApp a todos os perfis de clientes inadimplentes
| Olá! Sua fatura no valor de R$ XX ainda não foi paga! O vencimento estava previsto para DD/MM/AA. Por favor, solicite segunda via de boleto ou atualização dos seus dados cadastrais através do e-mail [e-mail do departamento financeiro da academia] ou pelo telefone [telefone para contato da academia]. |
13. Exemplo de mensagem em tom de urgência para clientes que devem há mais tempo e não demonstraram interesse em pagar
| Olá, [Nome do cliente]. Estamos preocupados com os seus treinos aqui na [Nome da academia]! A sua fatura com vencimento previsto para DD/MM/AA, no valor de R$ XX, não foi paga e em pouco tempo você vai perder o seu acesso às nossas dependências. Para regularizar o pagamento o quanto antes, entre em contato através do e-mail [e-mail do departamento financeiro da academia] ou pelo telefone [telefone para contato da academia]. Att. |
As alternativas acima também se encaixam perfeitamente como ótimos modelos ou exemplos de e-mail de cobrança para alunos de academia. Ao optar pelo envio de e-mails, especificamente, apenas lembre-se de que será necessário assiná-lo e, se possível, acrescentar a logomarca da empresa ao final do comunicado.
Assinaturas de e-mails de cobrança podem contar com o nome completo da pessoa responsável pelo envio e o cargo que ela tem dentro da instituição, apenas o nome do departamento (Departamento Financeiro da Academia Tal) ou somente o nome da empresa.
Prefere redigir o seu próprio texto?
Antes de ir, anote algumas frases “soltas” que são usadas com bastante frequência em informativos de cobrança de mensalidade de academia. Depois, é só uni-las como você preferir, adequando-as ao tom da sua comunicação e usando como inspiração tudo o que você leu até agora neste artigo.
Exemplos de frases de cobrança de dívida de alunos de academia
Aqui vão alguns exemplos!
➡ Estamos aqui para ajudar você a quitar seus débitos.
➡ Estamos preocupados com os seus treinos!
➡ Temos opções de desconto para pagamento à vista.
➡ Podemos alterar a forma de pagamento da sua fatura.
➡ Você gostaria de parcelar o pagamento pendente?
➡ Evite o pagamento de juros, pague sua fatura em dia!
➡ Não identificamos o pagamento da sua mensalidade/do seu boleto.
➡ Nosso sistema não identificou o pagamento deste mês.
➡ Está havendo alguma dificuldade para você concluir o pagamento da fatura?
➡ Como podemos ajudar?
➡ Notamos que o pagamento da mensalidade não consta em nosso sistema.
➡ Escrevemos para lembrá-lo(a) que a fatura da sua mensalidade vence hoje/amanhã!
➡ Talvez você tenha esquecido de fazer o acerto da fatura por causa da rotina corrida, por isso, estamos escrevendo para lembrar.
➡ Você é importante para nós! Vamos regularizar sua situação?
➡ Não queremos deixar de contar com a sua presença em nossa academia!
➡ Gostaríamos de entender o motivo do atraso no pagamento da sua fatura.
➡ Ainda não detectamos o pagamento da sua mensalidade.
➡ Em nosso sistema, consta que a sua mensalidade venceu e não foi paga. Podemos ajudar?
➡ Use o código XXXXXXX.XXXXXX.XXXXXXXX.XXXXXX para pagar sua mensalidade sem juros e sem multas através do seu aplicativo internet banking.
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Como mandar mensagem de cobrança para alunos de academia? O segredo!
Independentemente do formato da sua comunicação, o segredo para que ela seja bem-sucedida é evitar cometer alguns erros graves e até bastante comuns, como não cobrar quem não está devendo, fazer cobranças antes de ter certeza de que o pagamento venceu sem ser acertado e não mencionar detalhes importantes (valor, motivo do contato, vencimento etc.).
Cuidado para não enviar a fatura do cliente X para o Y e vice-versa! E fuja, ao máximo, das vias judiciais, como protesto da dívida em cartório e envio do nome da pessoa para o SPC e o Serasa.
Caso a situação se complique, certifique-se de contar com o suporte de advogados especializados. Só não deixe de investir na tecnologia para manter a gestão financeira da sua academia sempre organizada e atualizada! Boa sorte e paciência no processo.
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