Livro-caixa: o que é e como usar corretamente

Se você está se perguntando o que é o livro-caixa, a resposta é muito simples: um documento pelo qual podemos controlar os fluxos financeiros de entradas e saídas do caixa. Ou seja, uma ferramenta muito útil para a contabilidade de qualquer empresa.

Também é por meio dele que se faz a chamada escrituração contábil, por ser possível registrar atos e fatos administrativos do seu negócio.

Além disso, o livro-caixa é um poderoso aliado no controle financeiro interno, auxiliando muito na prestação de contas para a Receita Federal, desde que comprovantes e recibos sejam armazenados e arquivados de maneira adequada.

Empresas que estejam devidamente regularizadas, profissionais autônomos e liberais podem - e devem - fazer uso desse documento, bastando, para isso, criar um livro-caixa. Lembrando que ele deve ser utilizado a partir de documentos originais de fonte contábil. Vamos entender mais?

Como preencher um livro-caixa corretamente

Quem deseja saber como usar o livro-caixa, precisa conhecer quais informações adicionar a ele, que são os dados referentes a movimentos contábeis da sua empresa, especialmente entrada e saída de dinheiro do caixa, além de datas das transações, históricos das negociações e saldo total em conta.

Você deve fazer esses registros diariamente, a fim de evitar problemas tributários e também para manter o controle financeiro do negócio, bem como para ter a sua escrituração contábil, que é uma forma de controle patrimonial baseada no registro cronológico de todos os fatos contábeis que acontecem em uma empresa.

Por ser um documento oficial, ele conta com uma padronização. Seus tópicos podem mudar de uma empresa para a outra, mas alguns dados são obrigatórios.

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Para simplificar, montamos uma lista que você pode seguir para preenchê-lo sem medo, com os seguintes itens obrigatórios:

• Data da transação
• Breve histórico do registro
• Débito (dinheiro que entrou no caixa)
• Crédito (dinheiro que saiu do caixa)
• Saldo atual

O saldo atual é o valor total em conta. Também chamado de montante em caixa, ele pode ser calculado a partir do saldo anterior pela seguinte fórmula:

As divisões das páginas também costumam ser padronizadas e não podem existir espaços em branco ou rasuras, por comprometerem a veracidade do documento. O que não significa que você não possa errar. Em caso de preenchimentos errados, apenas faça um novo registro.

Esse registro completo, até mesmo dos erros, serve para quando você precisar cancelar pagamento de boleto efetuado errado, por exemplo. É assim que o livro-caixa literalmente se torna um registro de tudo que acontece nas contas da sua empresa, deixando você no controle.

Você pode comprá-lo em papelarias para preencher manualmente ou utilizar uma planilha de controle financeiro para ter esse controle de maneira digital.

Passo a passo para preencher um livro-caixa

Se essa é a sua primeira vez preenchendo, siga nosso pequeno guia abaixo. Ao praticar o preenchimento diariamente, logo você estará craque.

Vamos lá!

1. Numere todas as páginas.
2. Separe a primeira e a última página. Na primeira, insira termos de abertura e, na segunda, termos de encerramento da documentação. Ambos deverão informar os dados da empresa e conter a assinatura do responsável pelo fluxo de caixa.
3. Divida todas as folhas que receberão as informações de movimentação de caixa em tabelas com campos específicos para os dados necessários e insira, também na tabela, espaços para registro de saldo final (mês) e total (em caixa). Recomendamos que cada tabela seja referente a um mês de registro.
4. Na tabela de apresentação dos dados, insira todas as informações em ordem crescente.
5. Sinalize sempre na primeira linha de cada mês o montante que já constava em caixa no fechamento do mês anterior (saldo anterior).
6. Indique a data de todas as transações no espaço da tabela destinado para tal.
7. Preencha um breve histórico de cada uma das entradas ou das saídas de caixa. Inclua informações da nota fiscal das transações ou número dos documentos de fatura.
8. Faça a conta para saber o saldo final após cada negociação e também ao final do período de registro.
9. Registre também compras pré-pagas ou a prazo no dia em que forem efetuadas, sinalizando cada situação.

Obrigatoriedade do livro-caixa

As únicas empresas que são obrigadas a documentar as informações por meio desse instrumento são as que estão enquadradas no regime tributário Simples Nacional e que possuem receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões por ano, pois devem uma declaração completa dos valores do seu fluxo de caixa para a Receita Federal.

Entretanto, mesmo que a sua empresa não se encaixe nesse quesito e, portanto, não seja obrigada a ter um, seu negócio só tem a ganhar com o preenchimento do documento, que facilita muito os seus processos financeiros por proporcionar controle.

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