Lidar com a inadimplência no escritório contábil não é uma tarefa fácil! Algumas ações simples e preventivas podem ajudar você nesse desafio, como optar pela cobrança recorrente, estar aberto a negociações com o seu cliente e não deixar de cobrá-lo.
Engana-se quem acha que clientes inadimplentes são maus pagadores, na verdade, a maioria dos casos de pagamentos atrasados acontecem por conta da forma ineficaz com que as empresas realizam a cobrança.
Contar com boas práticas e automatizar os processos de cobrança do seu escritório pode diminuir o índice de inadimplência e garantir o sucesso do seu negócio sem comprometer a saúde financeira do seu negócio.
Para ajudar você, separamos 5 dicas especiais que vão diminuir a inadimplência no seu escritório contábil e mais algumas informações importantes sobre o tema para você aplicar no seu negócio ainda hoje. Confira!
Como classificar a inadimplência na contabilidade?
Infelizmente, o cenário pandêmico contribuiu com o aumento da taxa de inadimplência na contabilidade e com o fechamento de diversas empresas, sendo assim, sustentar um negócio se tornou uma missão ainda mais complicada.
Um dos principais desafios encontrados é fazer com que o cliente perceba que a contabilidade necessita dos pagamentos para quitar despesas assim como ele e, para que você faça uma comunicação eficiente que o faça entender isso, é preciso entender qual o perfil deles e manter um relacionamento.
Existem 4 perfis para o seu consumidor, são eles:
- Adimplente: mantém os pagamentos em dia.
- Desavisado: não faz o pagamento em dia por esquecimento ou por não ter recebido a fatura.
- Inadimplente ocasional: cliente que sempre realiza o pagamento mas acaba atrasando dependendo da situação.
- Inadimplente: cliente que sempre atrasa o pagamento independentemente da situação.
Quando você conhece o perfil do cliente, fica muito mais fácil criar estratégias de cobrança para cada um deles, lembrando que um bom relacionamento com o cliente é essencial para o sucesso da abordagem.
Afinal, todo mundo que tem dívida é inadimplente? Se você costuma confundir as coisas, fique com a gente e confira como os termos se aplicam em situações bem diferentes.
Qual a diferença entre dívida e inadimplência?
É comum que os termos “dívida” e “inadimplência” sejam confundidos com frequência e, apesar de serem parecidos, os dois não são a mesma coisa e ocorrem em situações diferentes.
A dívida se refere a qualquer pagamento futuro que é assumido, ou seja, um valor em aberto que você se compromete a pagar ao longo de um determinado período. Um parcelamento no cartão de crédito é um exemplo de dívida.
Já a inadimplência acontece quando alguma dívida não é paga dentro do período estipulado anteriormente, por exemplo, o seu cliente precisa pagar os seus honorários todo mês e ele sempre acaba atrasando, esse atraso do pagamento é o que deixa o seu cliente inadimplente.
Falando em honorários, você sabe mesmo como realizar a cobrança dos seus honorários contábeis de forma ágil e profissional? Dá uma olhada nas dicas que separamos abaixo para fazer um cálculo justo e sair ganhando sempre.
Como cobrar honorários contábeis?
Quando o assunto são os honorários contábeis, sempre surge aquela dúvida de como cobrá-los corretamente, afinal, é o valor que você vai receber pela sua prestação de serviço à determinada pessoa ou empresa.
Atualmente, não existem preços tabelados e valores prefixados, sendo assim, cada contador pode definir o valor dos seus honorários, sem exagerar e cobrar valores abusivos dos seus clientes.
Com um sistema automatizado através de um software de cobrança de honorários contábeis, você pode melhorar a rotina do seu escritório, facilitando o processo de cobrança e otimizando os processos realizados por você e sua equipe.
Ao utilizar um recurso como esse, você pode unificar diversos processos de controle de pagamento, pois ele pode fazer por você:
- Cobranças automatizadas
- Controle de recebimento de mensalidades
- Envio de lembretes e notificações de pagamento
- Emissão de relatórios de transações
Além disso, contar com esse tipo de ferramenta é uma ótima forma de reduzir a inadimplência no seu negócio.
Agora que você já sabe um pouco mais sobre esse problema recorrente entre escritórios e empresas, confira abaixo os impactos que a inadimplência pode acarretar no seu dia a dia profissional.
Quais os impactos da inadimplência nos escritórios contábeis?
A inadimplência pode ser considerada uma doença para escritórios de contabilidade e empresas em geral, já que ela vai avançando aos poucos e comprometendo vários aspectos organizacionais — como o controle das contas — e serviços prestados.
Quando o assunto é cobrança ao cliente, todo cuidado é pouco, já que o método utilizado pode acabar com a experiência do consumidor no seu escritório ou marca. Ainda assim, tão importante quanto entregar o seu serviço com qualidade é receber por isso.
Já imaginou quantos benefícios e investimentos são deixados para trás por conta da falta de pagamento ou de cobranças mal feitas? Confira os verdadeiros impactos da inadimplência para o seu escritório.
1. Dificuldade de fidelização de clientes
Um dos maiores e piores impactos que a falta dos pagamentos pode trazer para seu escritório é a perda de credibilidade. Imagine que, sem os pagamentos em dia, seu escritório não tem como arcar com especializações, divulgação e estratégias para retenção de fregueses, o que afeta, consequentemente, a facilidade de fidelizar os clientes.
Além disso, com capital para pagar apenas pelos serviços essenciais, você deixa de investir em melhorias e em divulgação. Tudo isso pode afetar totalmente os serviços prestados por você e sua equipe.
2. Acúmulo de dívidas
Clientes inadimplentes afetam diretamente a saúde financeira do seu empreendimento, fazendo com que você comece a acumular dívidas, já que os seus clientes não pagam os honorários contábeis em dia.
Além disso, é possível que você não tenha como realizar o pagamento da sua equipe e nem investir em tecnologias e treinamentos de aperfeiçoamento, impactando diretamente na motivação do time e fazendo com que você perca clientes que pagam suas contas corretamente.
3. Afeta o planejamento
Toda empresa precisa realizar um planejamento estratégico e em um escritório contábil isso não é diferente. Investir em marketing, tecnologia, inovação e em novos processos é fundamental para melhorar cada vez mais o atendimento ao público.
Imagine que você planejou investir em tudo isso, planejando formas de expandir o seu negócio e reter clientes, mas houve um imprevisto e alguns dos seus clientes não realizaram o pagamento. E agora?
É necessário “abortar a missão” e refazer o planejamento para evitar problemas
financeiros ainda maiores e, claro, realizar a cobrança de forma adequada!
Para não colocar o seu escritório, equipe e todo o planejamento estratégico em risco, confira as 5 dicas para diminuir a inadimplência que nós separamos para ajudar você a acabar de uma vez por todas com essa situação.
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6 dicas de como diminuir a inadimplência do seu escritório de contabilidade
Para lidar de forma adequada com esse problema, algumas práticas e ações podem ser implementadas para reduzir a inadimplência do seu escritório de contabilidade. Dá uma olhada nas seis dicas que podem ajudar você a tirar esse problema da rotina do seu negócio.
1. Automatize os processos de cobrança
Hoje em dia, é fundamental a utilização de inovações tecnológicas que facilitam a realização de processos e atendem às exigências de um público cada vez mais digital e que procura comodidade no dia a dia.
Possuir um sistema de cobrança automatizado, além de otimizar as atividades e deixar seus funcionários disponíveis para realizar outra função, promove uma melhor experiência ao cliente e permite o envio de cobranças digitais, essenciais para diminuir a inadimplência.
Com o recurso de cobrança digital, é possível gerar alertas automáticos através de mensagens no WhatsApp ou do canal de comunicação que o cliente quiser. Essa ação faz com que você aja preventivamente e evite que o cliente esqueça o pagamento.
Falando em ações preventivas…
2. Previna-se sempre
Agir preventivamente abrange desde utilizar estratégias de omnichannel de cobrança, fazendo com que sejam enviadas notificações para que o pagamento não seja esquecido até realizar uma pesquisa sobre o histórico de pagamentos do cliente antes mesmo de fechar negócio.
Ir em busca de informações sobre um possível cliente antes de assinar o contrato com ele é de extrema importância para evitar eventuais inadimplências que podem impactar diretamente o seu escritório.
Outra dica importante é realizar a análise de crédito do consumidor, consultando seu CNPJ no site da Receita Federal para obter mais dados sobre situação cadastral, endereço e atividades, por exemplo.
3. Utilize formas de pagamento recorrentes
A solução para os clientes esquecidinhos pode ser mais fácil do que você imagina! A implementação de formas de pagamento automáticas como pagamento recorrente através do cartão de crédito ou débito direto autorizado são as melhores opções.
Outras opções como o Link de Pagamento enviado recorrentemente e a cobrança Pix também podem ser interessantes, mas só o cartão direto ou o débito direto não dependem do seu cliente para efetivar o pagamento, pois basta apenas que ele tenha dinheiro na conta no dia programado para acerto.
4. Possibilite negociação
A cobrança de pagamentos atrasados é necessária, mas não esqueça de estar aberto a renegociar as dívidas e inadimplências dos seus clientes, ainda mais se ele for um bom pagador que encontrou pedras pelo caminho.
Estar aberto a possibilidades de acordos, propostas e renegociações é um caminho importante para fidelizar sua clientela e obter um bom relacionamento com a outra parte, além disso, é uma estratégia que será benéfica para todos os envolvidos.
5. Cobre mesmo assim
Mesmo depois de todos os seus esforços, o seu cliente atrasou o pagamento dos honorários? Cobre! Apesar de um bom relacionamento entre você e o contratante ser importante, essa proximidade não pode atrapalhar seus negócios e nem impedir conversas necessárias.
Uma cobrança não precisa ser constrangedora, há inúmeras formas de realizá-la abordando o cliente de forma amigável e sem o expor. Escute-o e entenda sua situação para que ele também possa compreender a importância de regular a pendência.
E parte dessa cobrança pode até mesmo ser automatizada, viu? Isso evita aquele climão inicial entre você e a outra parte e ainda aumenta as chances de receber os valores antes mesmo do vencimento.
6. Utilize régua de cobrança para cobrança de mensalidades
A régua de cobrança é uma das ferramentas que pode auxiliar você a reduzir os problemas com inadimplência. Ela serve basicamente para determinar quando e como os seus clientes devem ser cobrados. Não é uma maravilha?!
Através dela, você consegue determinar regras e estratégias para cada etapa de cobrança, garantindo contato direto com o seu cliente, realizando o controle das mensalidades e facilitando os pagamentos.
É bem fácil utilizar o recurso, você pode criar sua própria régua de forma manual, anotando na agenda os dias para enviar por conta própria os lembretes de pagamento aos clientes, ou usando um aplicativo para ajudar você nessa função e enviar os lembretes de forma automatizada antes, durante e depois do vencimento.
Ela também é utilizada como uma estratégia preventiva, já que você prevê imprevistos que podem levar ao atraso da dívida e consegue evitá-los antes que o cliente perceba que você deu aquela ajudinha para ele – e para o seu escritório também.
Viu só? Diminuir a inadimplência no seu escritório contábil não precisa ser uma tarefa tão complicada, basta contar com as ferramentas certas para alavancar o seu negócio!
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