A gestão financeira escolar é uma forma de os administradores de uma escola ou instituição de ensino organizarem melhor os recursos financeiros que ela tem. Essa gestão envolve planejamento e ações que visam a previsão de custos e ganhos, bem como o melhor controle daquilo que entra e sai do caixa todos os dias, as semanas e os meses.
Quem quer fazê-la, precisa reunir dados suficientes para ter uma ideia geral do que acontece com os recursos no dia a dia. Além disso, a dica principal hoje em dia é contar com tecnologias capazes de contribuir com a precisão das informações, o controle e a organização dos dados e até os cálculos, por exemplo, de tributos e impostos.
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O que é gestão financeira escolar?
A gestão financeira escolar ou para escolas é um conjunto de práticas e processos para planejamento, organização e controle dos recursos financeiros de uma escola ou instituição de ensino.
Ela é o gerenciamento do dinheiro que entra e sai do caixa da organização e pode ser feita pelos administradores da empresa, por contadores especializados ou por profissionais do departamento financeiro.
Sem a gestão adequada, fica impossível garantir o funcionamento da de forma a não prejudicar a manutenção de suas despesas, o equilíbrio de suas contas e sua adequação tributária e legal.
Qual é a importância da gestão financeira escolar?
A gestão financeira é um dos pilares do sucesso de qualquer instituição. Especificamente no que diz respeito às escolas, ela não apenas assegura o funcionamento contínuo da instituição como também possibilita investimentos em infraestrutura e tecnologia, no conforto dos estudantes e trabalhadores e na formação dos colaboradores.
Ainda, com uma boa gestão financeira, as escolas podem eliminar gastos desnecessários, reduzir desperdícios de recursos e renegociar acordos com fornecedores, acabando com a necessidade, por exemplo, de arcar com dívidas e financiamentos.
De quebra, os administradores da instituição têm uma melhor visão de índices de inadimplência e conseguem ajustar suas cobranças.
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Como fazer gestão financeira escolar em 10 passos
O processo de implementar a gestão financeira numa escola não é difícil, mas vai depender de planejamento, da definição de como os recursos disponíveis serão utilizados a curto, médio e longo prazos, e de muito monitoramento.
Aceita um passo a passo para entrar em ação?
1. Elabore um planejamento completo
Com base no orçamento empresarial da sua escola, faça um planejamento incluindo fontes de receita e periodicidade dos recebimentos e das despesas. Use o planejamento como um guia para as tomadas de decisões, revisando-o regularmente e fazendo ajustes sempre que necessário.
Analise: a escola está gastando mais do que recebe? Se sim, por quê? Determine novas metas a partir das comparações de semanas e meses, priorizando a eliminação de dívidas e, posteriormente, o aumento dos ganhos.
2. Mantenha um controle das despesas escolares
Com o planejamento em mãos, comece a monitorar as entradas e saídas de dinheiro de caixa bem mais de perto. Isso envolve não apenas o gerenciamento das mensalidades recebidas, mas também a gestão dos pagamentos a funcionários e fornecedores, por exemplo.
Seu controle do caixa escolar será essencial para evitar surpresas financeiras e tomar decisões com mais segurança e tranquilidade.
3. Se possível, corte custos
Exceto pelos custos fundamentais para a escola funcionar, o que pode ser cortado ou quais ações podem ser tomadas para, por exemplo, maior conscientização sobre consumo de água e luz?
Campanhas de conscientização, reformas para maior aproveitamento da luz natural, mudanças nas instalações elétricas e hidráulicas servem como bons exemplos!
4. Pague as dívidas e administre a inadimplência
Aproveitando suas movimentações a favor do caixa, procure alternativas para pagar as dívidas que a escola tiver, mesmo que o pagamento aconteça aos pouquinhos.
Lembre-se ainda de criar o hábito de fazer uma análise de crédito regular e implementar estratégias de gestão de inadimplência dos alunos, como oferecer diferentes formas de pagamento e/ou descontos e bolsas.
5. Fique de olho nos impostos
Imposto de Renda, contribuições previdenciárias e tributos municipais fazem parte da lista de pontos de atenção na sua gestão financeira escolar.
Apresente tudo direitinho para a Receita Federal, evitando multas, mas tome cuidado também com questões como a bitributação – o pagamento do mesmo imposto mais de uma vez por algum motivo.
Não subestime a importância da contabilidade!
6. Crie uma reserva de emergência
Sua reserva também faz parte da gestão e o ideal é planejá-la considerando que você precisa ter, em caixa, pelo menos o equivalente a seis meses de receitas. Esse dinheiro será fundamental para períodos de crise ou até para oportunidades “surpresa” de investimentos.
Experimente considerar na sua gestão e no seu planejamento começar reservando 20% do orçamento mensal. Mesmo depois de atingir a meta, continue mantendo o hábito para que a escola sempre tenha recursos.
7. Seja transparente e oriente os colaboradores
Mantenha uma comunicação aberta com os funcionários sobre como os recursos estão sendo utilizados. Isso, justamente para que todos entendam para onde vai o dinheiro além do pagamento dos salários e quais são as prioridades que impactam nas vidas deles direta ou indiretamente.
8. Caso ainda não tenha, crie um departamento financeiro
Evite fazer a gestão por conta própria e, na medida do possível, contrate pelo menos uma pessoa com expertise na área para cuidar das contas. Essa pessoa vai revisar o planejamento financeiro junto com você, acompanhá-lo, levantar sugestões, dar orientações e fiscalizar o que for necessário.
Sem contar que, com certeza, vai ajudar a escola a ficar em dia com o Fisco.
9. Conte com relatórios mais assertivos feitos através da tecnologia
Durante o acompanhamento das finanças da escola, relatórios serão muito importantes para traduzir o que está acontecendo, e a tecnologia é o melhor caminho para gerá-los. Aplicativos ou softwares específicos para automação financeira valem como investimento, viu? Você vai entender quando começar a usar.
Eles devem garantir a possibilidade de registro das entradas e saídas e análises assertivas sobre receitas, despesas e projeções futuras.
10. Depois, renegocie contratos e firme novas parcerias
Independentemente de como anda o caixa, atualizações serão positivas para a gestão financeira da sua instituição.
Destaque para a implementação da opção de pagamento recorrente na escola, conversas de renegociação com fornecedores em busca do melhor custo-benefício pelo menos para um período determinado (seguido por um novo bate-papo) e novas parcerias que possam ajudar na modernização do espaço ou na atração e retenção de alunos ou no treinamento dos profissionais etc.
Cuidar da gestão financeira é pensar no presente e no futuro, tomando como base os aprendizados do passado! Comece agora.
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