Gestão de recebíveis: como controlar e otimizar os recebimentos

Fazer a gestão de recebíveis do seu empreendimento envolve três posturas fundamentais: acompanhar e registrar periodicamente todo o dinheiro que entra em caixa, cuidar da retenção de clientes e usar uma boa régua de cobrança para controlar a inadimplência.

Administrar o caixa de uma empresa engloba processos cada vez mais complexos, principalmente com a adesão a diversas formas de pagamento e fazer uma boa gestão de recebíveis se tornou crucial para ficar com as contas no azul.

Dependendo do tamanho da empresa, a quantidade de valores que ela tem a receber da quitação de boletos, parcelamentos, cartões de crédito, compensação de cheques e afins pode tornar o controle praticamente impossível sem um bom planejamento.

Alguns gestores tendem a se dedicar a outras áreas do empreendimento e deixar esse fator em segundo plano e o fluxo de caixa acaba ficando desorganizado, o que é um mal sinal para a saúde financeira da organização.

O prejuízo é quase certo! Então, como lidar com esse quadro complexo ou, indo direto ao ponto, como sua empresa controla os pagamentos que virão pela frente?

Cuidar do que você tem a receber é o caminho correto para preservar seu negócio. Quer saber o que fazer? É só continuar a leitura.

Para que serve a gestão de recebíveis?

A gestão de recebíveis nada mais é do que cuidar dos valores que serão pagos à empresa por diferentes meios, tornando o controle financeiro dinâmico e seguro e garantindo um fluxo de caixa mais saudável.

Uma gestão conduzida com a devida atenção resulta em saldo positivo para as finanças de qualquer empreendimento e seus benefícios incluem:

• aumento da capacidade de prever com maior precisão os valores que estarão disponíveis ao longo do tempo e se planejar para o futuro;
• cálculo de possíveis perdas causadas por devedores potencialmente inadimplentes;
• auxílio no processo de tomada de decisão a respeito da suficiência do capital de giro e da necessidade de novos investimentos para expandir o negócio; e
• ajuda para escolher a melhor hora de tomar medidas preventivas, como a busca de crédito por meio de ações como a antecipação de recebíveis em momentos de incerteza.

Você vai ler também sobre antecipação neste artigo, mas, primeiro, que tal entender mais sobre a gestão dos recebíveis propriamente dita e sua conexão direta com a saúde financeira das empresas?

Qual a importância do controle de recebíveis para a saúde financeira da sua empresa?

O controle apropriado de recebíveis garante uma visão mais ampla das finanças, fornecendo aos empreendedores informações sólidas e apontando o que precisa ser melhorado nos processos de recebimentos de valores.

Por consequência, a estratégia ajuda a antecipar os desafios e reduzir o impacto de problemas como inadimplência, gastos emergenciais e até mesmo eventuais crises no mercado.

Tudo isso é possível com a otimização do fluxo de caixa que a gestão ajuda a construir. O administrador passa, então, a conhecer não apenas o que cabe ao financeiro, mas também o que vem pela frente.

Como o fluxo de caixa pode ser otimizado com a gestão de recebíveis?

O fluxo de caixa é basicamente um relatório financeiro que informa os saldos totais, os recebimentos e os pagamentos de despesas. A gestão de recebíveis, por sua vez, analisa e amplia esses dados, dando uma visão completa para empresas que trabalham com valores futuros a receber.

Essa noção mais ampla e detalhada do que vai entrar no caixa ajuda com a identificação de perdas e dá ao gestor a chance de assegurar a continuidade das operações, planejando a compensação dos recursos e, inclusive, se necessário, buscando crédito junto a instituições.

Como controlar e otimizar os recebimentos de uma empresa em 4 passos

Um controle de recebíveis eficiente começa por um registro fiel dos valores recebidos e a receber, associado ao acompanhamento dos níveis de retenção do cliente e da aplicação de uma régua de cobrança no escritório.

A partir dessas iniciativas, o gestor não é pego de surpresa por cenários adversos, podendo antecipar o que precisa ser feito para não deixar o caixa ficar negativo.

1.  Faça o acompanhamento dos recebíveis

O acompanhamento e o registro dos recebíveis – de preferência com uso de softwares apropriados ou, pelo menos, em planilhas – é o primeiro passo: estabeleça uma frequência para monitorar os valores e atualizar seu planejamento.

Em empresas menores, essa atualização pode ser feita diariamente se o setor financeiro suportar a demanda. Outra dica é integrar os departamentos de vendas e de cobranças, investindo em softwares de gestão de recebíveis completos.

2.  Fique de olho na retenção do cliente

Manter sua base de clientes estável também é parte da estratégia do controle de recebíveis, ainda que indiretamente.

Identificar aqueles que mantêm um bom relacionamento com a empresa ajuda a ter um dado mais confiável para conseguir previsibilidade de receita.

Ao mesmo tempo, ficar de olho na retenção também importa pela necessidade de captar queda no número de consumidores que desenvolvem laços com a empresa, algo que sinaliza problemas nos processos praticados pelos setores de venda e cobrança.

A queda desse indicativo – chamado também de retenção de clientes – quase sempre está ligada a uma alta na taxa de inadimplência, um problema com o qual nenhum empreendedor quer ter que lidar – pelo menos não sem uma ferramenta apropriada.

Nossa recomendação é ter uma régua de cobrança no escritório.

3.  Controle as inadimplências com uma regra de cobrança

Implementar uma régua de cobrança é uma ação de investimento relativamente baixo e que entrega ótimos resultados, auxiliando a reduzir a inadimplência e preservando a relação com o cliente durante todo o ciclo de compras ou prestação de serviço.

A régua é basicamente uma padronização de estratégias de cobrança para guiar as práticas executadas pelos colaboradores do setor de vendas e para facilitar a vida do cliente em débito que quer regularizar sua situação pelo melhor caminho possível.

Ela também ajuda o cliente a evitar o atraso por desatenção, pois pode ser usada para enviar lembretes de pagamento programadamente e de forma automática e, por falar em “melhores caminhos”, vale a pena detalhar dois recursos específicos de uma boa régua de cobrança.

Possibilidade de oferecer diversas opções de pagamento

A modernização das formas de pagamento precisa ser usada como aliada da sua gestão de recebíveis. É inaceitável deixar de receber um valor por não poder oferecer o método de pagamento que o cliente tem disponível na hora da cobrança.

Ter uma diversidade de ferramentas de cobrança em mãos é básico em uma hora dessas. Alie isso à flexibilidade para negociar pendências – oferecendo condições atrativas ao pagador – e consiga resultados mais efetivos no combate à inadimplência.

Utilização da régua através de sistemas de cobrança online

A digitalização dos processos administrativos também se aplica ao setor de cobrança com a automação das contas a receber. Você já teve contato com softwares automatizados de cobrança online?

Os sistemas mais eficientes permitem a programação de cobrança recorrente, a emissão de boletos personalizados, links e QR Codes para pagamento online e até o suporte de gestão com relatórios detalhados dos processos.

4.  Estude a possibilidade de fazer a antecipação ou desconto de recebíveis

Antecipar os recebíveis é uma ação que apela para os valores a receber futuramente, trazendo eles para seu caixa em momentos de crise e driblando a necessidade de recorrer a empréstimos e financiamentos com altas taxas de juro.

A obtenção desse dinheiro se faz junto a instituições que estão autorizadas pelo Banco Central (BC) a assumirem as pendências das empresas em troca de crédito, com a aplicação de taxas mais acessíveis, beneficiando o empreendedor.

Nesse momento, dá para perceber outro aspecto fundamental de possuir uma gestão de recebíveis eficiente. Ter controle dos recebimentos futuros ajuda a tomar uma decisão desse porte quando o gestor percebe que o caixa da empresa vai passar por um período de baixa.

A ideia é bem interessante, concorda? Soa como uma saída viável para tempos difíceis e, ainda que alguém possa questionar, é um caminho seguro e já consolidado no mercado financeiro brasileiro.

Como antecipar recebíveis de forma segura?

Idealmente, sua empresa deve fazer essa operação com uma organização reconhecida no mercado que conte com a mediação das registradoras de recebíveis, que atuam como reguladoras das taxas e garantidoras da segurança e transparência das transações de acordo com as normativas do BC.

As registradoras são o elo entre o mercado financeiro e os empreendedores. O Brasil conta com três delas atuando neste mercado:

• a Câmara Interbancária de Pagamentos (CIP);
• a TAG; e
• a Central de Recebíveis (Cerc).

Ainda sobre a solidez do mercado de recebíveis, o setor movimentou R$ 2,65 trilhões em 2021 somente com as operações de cartões de crédito e débito, depois da regularização da pauta pelo BC no mesmo ano.

Atualmente, a B3 conta com uma Superintendência de Produtos de Recebíveis para cuidar da demanda e dos investimentos ligados aos valores

A vantagem de poder contar com essa linha de crédito é sua baixa taxa de juros, inferior às linhas tradicionais, pois a garantia do pagamento ao investidor são justamente os recebíveis – os valores futuros a entrarem no caixa da empresa.

Porém, fica o alerta: siga atentamente as dicas deste artigo e tenha a certeza de que seu negócio conta com as melhores práticas de gestão de recebimentos, para ter a certeza do momento ideal para recorrer à antecipação.

O gestor deve compreender que o desconto de recebíveis deve ser feito de maneira consciente e planejada, pois o recurso consome recursos que entrariam no caixa futuramente.

Nossa equipe deseja todo o sucesso ao seu empreendimento. Conte com a gente sempre que precisar de informações e dicas sobre gestão e o uso de tecnologias para digitalizar seu administrativo. Até a próxima!