Conheça as melhores práticas de gestão de recebimentos

Ter uma gestão de recebimentos eficiente pode ser um desafio, mas é um objetivo que você precisa atingir. Para isso, organize todas as contas, não deixe de registrar nada, faça análise dos seus custos, defina quem vai ser responsável pelo processo e utilize a tecnologia ao seu favor.

Um a cada quatro empreendedores disseram que a falta de dinheiro ou a má gestão financeira estão entre os principais motivos que os levaram a fechar seus negócios, de acordo com pesquisa feita pelo Sebrae entre o final de 2020 e o início de 2021 sobre a sobrevivência das empresas no Brasil.

Evite situações assim seguindo as dicas que separamos para você neste artigo. Vamos juntos?

O que é uma gestão de recebimentos?

A gestão de recebimentos nada mais é do que uma estratégia utilizada pelo setor financeiro de uma empresa para controlar todas as contas a receber. A partir dela, é possível monitorar todos os valores que ainda vão ser recebidos, como vendas feitas por cartão, boleto, pagamentos recorrentes, link de pagamento e etc.

O que é uma gestão de pagamentos?

A gestão de pagamento é uma outra ferramenta de controle, dessa vez das contas que precisam ser pagas pela empresa, como as de energia, aluguel, dívidas com fornecedores e colaboradores, por exemplo.

Tanto a gestão de pagamentos quanto a de recebimentos podem ser feitas juntas e, quem sabe, contando com o uso de tecnologia. Siga a leitura para saber mais sobre isso.

Quais as vantagens de fazer uma gestão de pagamentos e recebimentos?

Fazer um bom controle das contas a pagar e a receber é fundamental para a saúde financeira do seu empreendimento. Algumas das vantagens de fazer esse tipo de gestão são:

• ter maior facilidade para acompanhar o desempenho do negócio;
• saber como vai ficar a situação financeira no futuro, planejando melhor os próximos passos;
• identificar mais rapidamente atrasos nos recebimentos e pagamentos; e
• elaborar promoções sem correr o risco de criar resultado financeiro negativo.

Gostou das vantagens? Para ter todas na sua empresa, vamos mostrar como fazer e quais as práticas de gestão de recebimentos e pagamentos você vai precisar implementar. Bora?!

Como fazer gestão de recebimentos e pagamentos?

Para fazer um bom gerenciamento das suas contas e recebíveis é preciso registrar todas as movimentações, organizar e classificar pendências, identificar corretamente os custos e despesas, definir responsáveis pelo controle de cada um, usar soluções tecnológicas e tomar cuidado com contas a prazo.

1.  Organize e classifique as finanças

A organização é o primeiro passo e também o mais importante da gestão do que entra e sai do caixa da sua empresa. A maneira mais fácil de organizar as finanças é separá-las por data e outros critérios que podem ser relevantes, como a forma de pagamento ou recebimento e a origem.

Essa organização inicial ajuda a prever em que momento os valores serão debitados no caixa da empresa ou usados para alguma conta. Pagamentos por Pix, por exemplo, acontecem na hora, já os feitos por boleto ou cartão podem demorar alguns dias.

2.  Registre tudo

Outra prática fundamental é sempre registrar todas as movimentações, por menores que elas sejam, e evitar ter muitos lançamentos acumulados para não se perder na hora de fazer o controle.

Se o seu negócio faz muitas movimentações, o ideal é registrar todas elas semanalmente ou até mais de uma vez por semana. Fazer isso vai evitar erros e também permitir ter uma visão sempre atualizada das finanças.

3.  Analise os custos e despesas

Assim que você tiver todas as entradas e saídas registradas e organizadas, faça uma análise dos seus custos de funcionamento e das despesas gerais da empresa: com tudo organizado, fica bem mais fácil identificar onde cortar gastos, o que pode ser economizado e o que precisa mudar.

Fazendo essa análise com frequência, mês a mês, ficará mais fácil também identificar diferenças de valores de um período para o outro.

Suas despesas fixas (energia, água, internet, telefone) estão muito altas? Pode ser o momento de pensar em alternativas, como painéis solares, manutenção de equipamentos e troca dos provedores de serviços.

4.  Defina responsáveis

Independentemente de como são organizadas as contas, é preciso ter pessoas específicas responsáveis por essa tarefa. Esses profissionais da contabilidade precisam estar capacitados e alinhados com todos os processos do setor de finanças, além de conhecer os principais objetivos e desafios da companhia.

5.  Utilize a tecnologia

Os processos da parte financeira de uma empresa sempre envolvem uma quantidade muito grande de informações. Por conta disso, mesmo com profissionais competentes, é comum acontecerem erros.

Ao utilizar ferramentas modernas de gestão, vários problemas podem ser evitados e, mesmo que aconteçam, são mais fáceis de resolver. Agora, você deve estar se perguntando: "como eu faço isso?". Nós temos a resposta!

Como utilizar a tecnologia na gestão de recebimentos?

O melhor meio de usar tecnologia especificamente para esse tipo de trabalho é contando com uma plataforma de controle de pagamentos e recebimentos. Existem sistemas de cobrança com planos gratuitos que oferecem uma série de recursos interessantes.

Mas, antes de decidir qual deles você vai utilizar, confira se a sua alternativa principal conta com, pelo menos:

• ferramentas que agilizam os processos de caixa;
• várias formas de pagamento;
• envio automático de lembretes; e
• sistema de criação de mensalidades ou planos mensais.

Soluções completas para gestão financeira também possibilitam aos gestores a visualização de métricas e outras informações importantes, tudo isso de maneira simplificada e fácil de usar.

6.  Tenha cuidado com as contas a prazo

Nesse caso, principalmente com o dinheiro que está prometido para você, mais do que com o que você já se comprometeu com gastar!

Sabemos que oferecer pagamentos parcelados permite atingir uma parcela maior de clientes, mas é preciso ter atenção: os parcelamentos têm mais chances de serem esquecidos e de gerar inadimplência e a maior quantidade de parcelas também aumenta essa chance.

Então, tenha cuidado redobrado com os recebimentos divididos em prestações. Para monitorá-los, você pode utilizar ferramentas como a régua de cobrança. Fica a dica!

Além das boas práticas, também é fundamental saber se você está cometendo algum erro na sua gestão. Fizemos uma lista dos principais deslizes, apresentada adiante.

Erros comuns na gestão de recebimentos

Os erros mais cometidos na hora de gerir o dinheiro de uma empresa são a falta de controle do caixa, falhas ao lançar as contas no sistema, ausência de análise de crédito antes de permitir ao cliente adquirir seus produtos ou serviços à prazo e ausência do uso da tecnologia.

Vamos ver por qual motivo eles geram problemas?

• Não controlar o fluxo de caixa: todos os valores que entram e saem da sua empresa fazem parte do caixa. Não cuidar deles pode gerar situações complicadas, como faltar dinheiro para pagar uma conta que está para vencer.
• Lançar valores incorretos: preencher planilhas e tabelas são tarefas repetitivas para quem faz controle de recebimentos. Essa repetição, sem uma checagem dupla e/ou quando é feita completamente à mão, é responsável pela maioria das somas que acabam não batendo lá no fim do mês.
• Não fazer análise de crédito: a análise ajuda a identificar quais dos seus clientes são maus pagadores e não ter esse conhecimento pode levar você a oferecer parcelamento e outras vantagens para aqueles que têm mais chances de ficar inadimplentes.
• Fazer tudo manualmente: além de facilitar o cometimento de erros, fazer todo o controle de recebimentos de maneira manual é trabalhoso e cansativo. Implementar um sistema de cobrança completo e automatizado vai fazer com que você e seu setor financeiro economizem tempo e dinheiro.

Já aprendemos o que fazer e o que não fazer na hora de controlar suas contas, mas podemos ir além. Que tal algumas dicas de como receber mais?

Como aumentar seus recebimentos?

Para aumentar seus recebíveis, as principais dicas são: oferecer vantagens, saber como cobrar, definir o preço dos seus produtos corretamente. Quer conhecer em detalhes esses pontos? Continue lendo!

Ofereça vantagens

Ofereça descontos para quem paga à vista ou no Pix, faça planos de assinatura ou contratos com valores especiais e reconheça aqueles clientes que pagam sempre antes da data de vencimento, dando um desconto no boleto, por exemplo, se ele for quitado até certo dia.

Além de ser uma boa estratégia para fidelizar consumidores, é benéfica para receber no dia certo, porque eles vão sempre tentar aproveitar as vantagens disponíveis.

A fidelização transforma aquela pessoa que compra uma vez na sua loja em uma que compra sempre e, quanto mais fregueses fiéis o seu negócio tiver, mais previsíveis serão seus recebimentos.

Confira os preços dos seus produtos

A economia está sempre mudando e, com isso, muda também o preço que pagamos por tudo que compramos. O preço do produto ou serviço que você vende também sofre mudanças, claro.

Esse é um dos motivos para estar sempre atento ao valor de tudo que você oferece. Talvez seja possível diminuir aqui, mas também pode ser necessário aumentar ali e o controle vai garantir que a sua empresa se mantenha competitiva no mercado.

Cobre com propriedade

A inadimplência é um problema que atinge todos os empreendimentos, mas se o seu cliente deixar de pagar, você não pode simplesmente esquecer esse dinheiro.

Ter propriedade na cobrança significa utilizar estratégias bem elaboradas e que estejam dentro das leis. Uma das dicas do que fazer quando um cliente se recusa a pagar é simplesmente entrar em contato no telefone que ele deixou e em horário comercial.

Ele pode ter esquecido da conta ou não ter recebido o e-mail com o boleto, então, não tenha medo de entrar em contato para cobrar.

Só que nem sempre é tão simples assim: algumas situações vão exigir mais de quem vai realizar a cobrança. Saber como evitar recebimentos atrasados e também como lidar com eles quando for necessário é o que vamos ver logo abaixo.

Como evitar e lidar com recebimentos atrasados?

Para evitar ao máximo que seus clientes atrasem pagamentos é preciso se prevenir, saber como eles se comportam, oferecer várias formas de acerto da conta. Se ainda assim você precisar cobrar alguém, faça isso da maneira mais correta possível.

Invista em prevenção

O ditado "prevenir é melhor do que remediar" não ficou famoso à toa. Essa é a melhor maneira de evitar lidar com pagamentos vencidos.

• Mantenha as fichas de cadastros sempre atualizadas: as informações dos clientes precisam estar facilmente disponíveis na hora de resolver um problema.
• Faça análise de crédito: essa ferramenta permite que você descubra quais são os bons e maus pagadores.
• Entre em contato com antecedência: estabeleça um método para avisar seu consumidor que a conta vai vencer. Mensagens por WhatsApp, SMS e e-mail podem ser usadas.

Conhecer como são os hábitos dos seus clientes é mais um meio para lhe ajudar a lidar com esse tipo de situação.

Conheça o comportamento dos consumidores

A prevenção e até mesmo o fato de lidar com pagamentos atrasados precisam vir aliados de um conhecimento do comportamento de cada pessoa que usa seus serviços ou compra seus produtos.

Saiba quem paga sempre em dia, quem atrasa um dia ou dois e quem atrasa muito: esses dados ajudam a diminuir o leque de ações que você deve tomar para cada cliente na hora de cobrar.

Eles também ajudam a identificar problemas pontuais e que podem ser fáceis de se resolver, por exemplo, se alguém que paga sempre em dia acaba atrasando, provavelmente só esqueceu da conta. Uma simples mensagem já soluciona a questão.

Ofereça várias formas de pagamento

Hoje, no mercado, existem várias maneiras de receber, inclusive pagamentos online. Quanto mais delas você conseguir oferecer pra quem compra na sua loja, melhor, mas sempre favoreça os pagamentos imediatos ou com menor número possível de parcelas, para não acabar gerando mais inadimplência.

Saiba cobrar corretamente

Mesmo adotando todas as medidas que vimos até aqui, ainda vai ser muito difícil eliminar completamente os pagamentos atrasados e, quando você precisar dar uma ligadinha ou enviar uma mensagem de cobrança, precisa saber o que pode e, principalmente, o que não pode ser feito.

O Código de Defesa do Consumidor (CDC) tem uma série de regras em relação às cobranças. As ligações, por exemplo, só podem ser feitas em horário comercial e em dias úteis.

Além disso, qualquer tipo de cobrança só pode ser feita diretamente para quem está devendo e é proibido entrar em contato com colegas de trabalho ou familiares.

Não seguir essas regras pode gerar uma dor de cabeça muito maior do que a ausência do dinheiro, como um processo por constrangimento. Redobre a atenção.

Agora, você já pode identificar o que está fazendo certo e onde está errando nas finanças da sua empresa e, ao usar todas as dicas que citamos aqui, vai receber mais e melhor de cada cliente.

E não esqueça: independentemente do ramo do seu negócio, a tecnologia é aliada na gestão financeira. Experimente inovações de pagamento para agências de publicidade, se você tiver uma, para a sua empresa de aluguel de equipamentos ou para a sua imobiliária. Faça bons negócios!