A inadimplência de clientes é um problema que atinge diretamente muitas empresas. Para manter o controle sobre essa questão, a melhor saída é implementar um sistema de gestão de cobrança.
Com um sistema assim, será possível cobrar aqueles clientes que não cumprem as datas de pagamentos corretamente e que podem causar grandes dores de cabeça ao seu financeiro.
A ideia de uma gestão e controle de cobrança é exatamente essa: auxiliar e aliviar suas dores de cabeça quanto à saúde financeira da sua empresa.
Mas o que é gestão de cobrança?
No sentido literal, gestão de cobrança é o ato de administrar o processo dos clientes que possuem faturas em aberto e que, por isso mesmo, acabam se tornando inadimplentes.
Se não existir um cuidado com as cobranças na sua empresa, o número de inadimplentes certamente irá aumentar.
E a sua situação poderá ficar ainda pior se você também não administrar corretamente os relatórios de recebimentos e pagamentos, pois, além dos inadimplentes, você perderá o controle sobre todo consumidor que tiver faturas em aberto e quanto aos que recém efetuaram alguma compra no seu negócio.
Por isso, essa organização também é necessária para com os seus relatórios de:
- clientes com pagamentos pendentes;
- clientes com faturas em aberto, mas dentro do prazo de vencimento; e
- antigos clientes, com faturas fechadas.
Ao contratar um sistema para esse fim, você elimina erros comuns que podem atrapalhar a sua empresa em muitos aspectos, principalmente na relação de confiança com o cliente - afinal, não é nada legal cobrar uma fatura que já foi paga pela cliente, não é mesmo?
Para exemplificar melhor, nós separamos algumas etapas de como você pode implementar uma gestão de cobrança eficiente.
Etapa 1: a cobrança começa antes do vencimento
Não pense que a cobrança deve ser feita somente quando a fatura já estiver vencida e, no cenário ideal, o que você precisa é, justamente, administrar os recebimentos para que o cliente não chegue na inadimplência.
Antes do vencimento da fatura é possível realizar uma espécie de cobrança preventiva, ou seja: entrar em contato com o cliente e informar, de maneira clara e educada, que a fatura está perto do vencimento.
Com essa estratégia, o responsável pela cobrança ao cliente pode perguntar ao consumidor se existe algum problema com a fatura, com o recebimento do boleto de cobrança ou sobre a existência de algum erro de digitação referente à data de vencimento acordada.
Com uma breve conversa, é possível colher informações sobre as intenções do cliente referente ao pagamento.
Quando o número de clientes é alto, uma ligação mais íntima pode se tornar difícil e, sendo assim, é preciso fazer uma “peneira” com os clientes, dando preferência àqueles que possuem faturas altas ou históricos de atraso no pagamento.
Etapa 2: utilize lembretes automáticos
No dia do vencimento e um dia após a data do pagamento, é interessante enviar mensagens automáticas que funcionem como um lembrete ao cliente, já que na correria do dia a dia é comum os consumidores esquecerem de efetuar o pagamento da fatura.
Desta forma, uma mensagem que tenha como intuito lembrar o cliente do seu compromisso pode ser uma boa jogada contra os pagamentos atrasados.
Nesta etapa, o financeiro pode separar os clientes em duas listas:
- aqueles que efetuam o pagamento no dia; e
- aqueles que costumam atrasar com o prazo.
Esta classificação auxiliará os responsáveis pela gestão de vendas e cobrança, uma vez que, quando o mesmo cliente inadimplente decide efetuar outra compra, uma equipe poderá alertar a outra, para que o cliente seja lembrado das datas com mais frequência e tenha prioridade no cuidado com as suas mensalidades ou parcelas.
Aliás, os sistemas de cobrança mais modernos do mercado possuem a opção de enviar as cobranças automatizadas, de modo que dá para agilizar todo esse trabalho.
Etapa 3: após a data de vencimento
O responsável por essa tarefa na sua empresa pode decidir enviar, primeiramente, algumas mensagens de negociação até 15 dias depois da data de atraso.
Outra opção é esperar esses 15 primeiros dias após o vencimento para, então, enviar uma mensagem explicando sobre a forma de pagamento, os juros e as multas existentes.
Lembre-se de sempre prezar pela clareza e educação em cada mensagem de cobrança, porém, a partir de 15 dias de atraso, você já deve deixar claro ao seu cliente as providências que poderão ser tomadas nos próximos dias.
Uma dica para evitar que isso aconteça, é quanto à gestão de crédito, ou seja, quando a empresa avalia o consumidor antes de oferecer opções de pagamentos a prazo, com o intuito de diminuir o risco de inadimplência, já que você não é obrigado a parcelar para ninguém.
Sistema de gestão de cobrança
Contar com um sistema completo que auxilie nessa gestão, portanto, é valorizar o bom funcionamento da sua empresa.
Uma plataforma completa auxiliará nesse processo, ajudando você a organizar seus pagamentos e recebimentos e possibilitando a emissão de relatórios completos, de acordo com os clientes e suas faturas.
Um eficiente sistema de cobrança para a empresa fornece funcionalidades como, por exemplo:
- cadastro de clientes;
- mensagens como lembretes de cobranças;
- emissão de boletos;
- carnês e mensalidades.
Ao escolher um bom sistema, o controle será feito automaticamente, sendo que o cliente efetua o pagamento e você consegue verificar de onde veio o recebimento e qual o valor pago.
A Cobre Fácil, por exemplo, fornece todos estes benefícios, entre outras vantagens. Por isso, utilizar uma plataforma completa de cobrança garante maior organização e menos dores de cabeça no seu financeiro.
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