Como fazer gestão da antecipação de seus recebíveis: guia prático

A gestão eficaz de antecipação de recebíveis envolve identificar oportunidades e avaliar riscos de inadimplência, além de investir em parcerias financeiras e na automação dos processos, mantendo o fluxo de caixa atualizado e buscando crédito de forma estratégica se necessário.

Essa é uma tarefa complexa e que demanda habilidade e conhecimento dos gestores, e, com a chegada de variadas formas de pagamento no mercado, a tarefa de cuidar dos valores a receber se tornou mais crítica do que nunca.

Pensando nisso, aqui está um guia completo que vai lhe garantir uma estratégia financeira poderosa em mãos e vai ajudar você a não cair na bola de neve dos juros cobrados na hora de antecipar valores para deixar o caixa no azul. Confira!

Como funciona a antecipação de recebíveis?

A antecipação de recebíveis nada mais é do que o adiantamento, através de instituições financeiras ou empresas especializadas, do recebimento de valores que, originalmente, seriam pagos em datas futuras.

Essas empresas e instituições fornecem fundos imediatos a quem precisa e retém uma pequena porcentagem do valor – já que é assim que elas extraem seu lucro –, ajudando a melhorar o fluxo de caixa e a liquidez do negócio.

Geralmente, os valores antecipados costumam ser aqueles provenientes de vendas acertadas no cartão de crédito – ou porque não dá para esperar as parcelas caírem de pouquinho no bolso ou pelo fato de as operadoras demorarem mais tempo para repassar os ganhos –, mas será que vale a pena?

Antecipação de recebíveis no cartão de crédito: vale a pena?

Na maioria das vezes, a resposta para essa pergunta é sim! Empresas que lidam com transações de cartão de crédito podem se beneficiar da antecipação de recebíveis, já que recebem, de uma vez só, contas que foram pagas em várias parcelas, por exemplo.

O recurso se revela uma valiosa aposta para negócios que dependem desse método de pagamento – desde que usado com os devidos cuidados – e garante o acesso aos fundos das vendas realizadas no cartão de crédito antes do prazo normal de recebimento, dando liquidez imediata para manter as operações em funcionamento e aproveitar oportunidades de crescimento.

Só que, como tudo o que envolve dinheiro, é sempre bom analisar os prós e contras antes de tomar qualquer decisão.

Vantagens e riscos de antecipar os recebíveis do cartão de crédito

A antecipação de recebíveis no cartão de crédito deve ser bem pensada para que você não saia mais perdendo do que ganhando. Confira todas as vantagens e riscos de contar com o recurso na tabela abaixo.

Precisa do dinheiro e quer usufruir só das vantagens sem correr riscos ou enfrentar desafios? Depende só de você e da gestão da antecipação solicitada!

Gestão da antecipação de recebíveis: o que é?

A gestão de antecipação de recebíveis é a prática de monitorar e otimizar os recebimentos futuros de uma empresa e envolve o controle das finanças e também a análise dos processos de cobrança e de recebimento de valores, incluindo os que podem ser antecipados junto a bancos ou instituições financeiras.

Compreendê-la ajuda você a prever necessidades da sua própria empresa e a reduzir o impacto de problemas, como inadimplência, gastos emergenciais e até mesmo eventuais crises no mercado.

De quebra, fica mais fácil descobrir o momento ideal de fazer uso da tal da antecipação.

Por que uma gestão eficaz de antecipação de recebíveis é importante?

Ao compreender como se realiza uma gestão de antecipação de recebíveis, você também compreende que essa organização pode oferecer uma série de benefícios para as empresas, garantindo previsibilidade, mitigando perdas e guiando as decisões a curto e médio prazo, dando aos gestores dados preciosos para otimizar os ganhos.

Afinal, não basta só precisar de dinheiro e consegui-lo: é preciso ter na ponta do lápis quanto entrou, quanto saiu e por quê. Acompanhe os motivos para você se preocupar cada vez mais!

Previsibilidade financeira

A organização dos recebíveis como um todo e, principalmente, daqueles que precisam ser antecipados – por parte dos gestores – permite que as empresas prevejam, com maior precisão, os valores que estarão disponíveis ao longo do tempo e melhorem seu planejamento financeiro.

Isso facilita tomadas de decisão sobre novos investimentos, dentre outras.

Redução de perdas

A gestão adequada ajuda no cálculo de possíveis perdas causadas por devedores, o que permite a adoção de medidas preventivas, como a aplicação de técnicas de cobrança mais eficazes que visem reduzir o impacto de inadimplências.

Tomadas de decisões financeiras muito mais informadas

Para além das tomadas de decisão sobre novos investimentos, ao analisar o fluxo de caixa para decidir pela antecipação e fazer um bom controle de valores que entrarem, os administradores das empresas têm acesso a informações detalhadas também sobre a saúde financeira da empresa, o que facilita o processo de tomada de decisão em relação ao capital de giro e estratégias financeiras.

Antecipação estratégica

A capacidade de gerir a antecipação de recebíveis permite às empresas escolherem o momento ideal para contar com esse recurso outras vezes no futuro e para tomar outras medidas preventivas semelhantes, incluindo a busca por crédito por diversos meios.

E como gerenciar e antecipar recebíveis de forma eficiente? Conheça 13 segredos!

Depois de compreender por que a gestão é importante, para saber exatamente como executar essa tarefa de forma eficiente, você deve ir além do básico, fazendo uso de uma boa análise de riscos e caprichando também na previsão de fluxo de caixa.

Não pare de ler até se tornar especialista por completo! Anote, agora mesmo, estas 13 dicas para gerir recebíveis e melhorar a antecipação de forma constante e eficiente!

1.  Determine a taxa de desconto ideal

Avalie cuidadosamente as taxas de desconto oferecidas por instituições financeiras para antecipar seus recebíveis, de preferência organizando uma tabela atualizada para referência mês a mês.

Encontrar a taxa mais competitiva é o truque de mestre para maximizar os benefícios financeiros que a antecipação proporciona para seu empreendimento.

2.  Estabeleça um cronograma estratégico

Crie um calendário para a antecipação de recebíveis que leve em consideração o fluxo de caixa da sua empresa e os prazos de pagamento dos clientes.

Ter uma visão ampla do seu futuro financeiro vai ser sempre uma mão na roda para você avaliar os melhores momentos para antecipar os recebíveis, atendendo às necessidades financeiras do negócio de acordo com a demanda prevista.

3.  Mantenha um histórico financeiro sólido

Instituições que compram dívidas muitas vezes consideram o histórico financeiro ao avaliar as solicitações de antecipação de recebíveis, então mantenha um histórico financeiro sólido, com registros consistentes de pagamentos e transações.

Essa é uma tarefa simples que, se for conduzida desde o início das suas operações, aumentará sua credibilidade, facilitando a obtenção do crédito necessário.

4.  Acompanhe de perto os recebíveis

Para além do histórico financeiro, estabeleça uma frequência para monitorar os valores e atualizar seu planejamento de gastos futuros, mantendo registros precisos e atualizados de todos os recebimentos esperados.

Um acompanhamento diligente dos recebíveis ajuda a identificar padrões de pagamento de clientes, permitindo que você preveja a necessidade de antecipar recebíveis em períodos específicos e até ajudando a firmar parcerias.

5.  Faça parcerias financeiras

Considere parcerias com instituições financeiras para obter condições mais favoráveis ao antecipar valores. Essas parcerias podem oferecer taxas competitivas e acesso a serviços financeiros especializados.

6.  Avalie a necessidade de seguro de crédito

Lembre-se ainda que, em alguns casos, pode ser vantajoso obter seguro de crédito para proteger-se contra a inadimplência de devedores, proporcionando uma camada adicional de segurança que pode tornar mais fácil a obtenção do dinheiro e a criação de vínculos com instituições financeiras, tudo bem?

7.  Participe de redes e associações comerciais

Nada melhor para uma boa gestão do que acompanhar as experiências de quem também é empreendedor ou gestor!

Envolver-se em redes e associações comerciais relevantes para o seu setor ajuda você a garantir acesso a informações valiosas e também a boas oportunidades de antecipação de recebíveis, não à toa, essa é mais uma dica desta lista de segredos preparada exclusivamente para você.

8. Terceirize a gestão de portfólio de recebíveis

Se o seu negócio lida com um grande volume de recebimentos, considere, ainda, a terceirização da gestão desse portfólio. Empresas especializadas ajudam a otimizar a cobrança e reduzir os riscos de inadimplência.

9.  Tenha uma política de crédito bem definida

Em paralelo aos seus esforços para gerir recebíveis da melhor forma possível, não esqueça de estabelecer critérios internos para a sua empresa conceder crédito aos clientes ou autorizá-los a fazer compras parceladas.

Isso inclui a análise rigorosa de históricos de pagamento e de possíveis riscos – tudo para você reduzir riscos de inadimplência e eliminar a sua necessidade de antecipar mais dinheiro do que o que está nos planos.

E siga pensando em como o consumidor pode ajudá-lo(a) a gerir seus recebíveis! Dá uma olhada na próxima dica.

10.  Diversifique as formas de pagamento disponibilizadas aos clientes

Outra estratégia inteligente é oferecer diversas opções de pagamento para os clientes, porque quanto mais flexibilidade você tiver na hora de entrar dinheiro no seu caixa, maior será a probabilidade de receber pagamentos pontuais e não precisar ouvir ou ler o famoso “parcela em quantas sem juros no crédito?”.

11.  Adote uma postura flexível nas suas negociações

Essa orientação vale tanto para negociações com instituições financeiras que podem ceder crédito para a sua empresa quanto para os bate-papos com clientes inadimplentes.

Vai negociar? Esteja disposto(a) a ceder de um lado, para poder “pedir” do outro – no caso dos bancos, por exemplo – e a oferecer condições atrativas, como descontos ou redução de juros – no caso de quem precisa pagar alguma coisa para você.

A postura flexível tem tudo a ver com a gestão da antecipação de recebíveis: de um lado, você consegue o dinheiro que precisa com menos burocracia e, do outro lado, você reduz suas chances de precisar de dinheiro extra e, consequentemente, a necessidade de se dedicar ao controle de mais uma dívida feita pelo seu negócio.

12.  Invista em automação e tecnologia

Utilize softwares de gestão financeira para facilitar seu acompanhamento e sua gestão e invista em todas as frentes de automação de processos que fizerem sentido para as necessidades da sua empresa e do seu público-alvo.

Você reduz erros humanos e economiza um tempo valioso, passando a poder se concentrar em outros aspectos igualmente importantes.

13.  Mantenha-se atualizado(a) em relação às leis

Por último, esteja ciente das regulamentações e legislações que afetam a antecipação de recebíveis, taxas, descontos, prazos e a maneira como cada valor é declarado à Receita Federal.

Se restarem dúvidas, consulte um profissional de contabilidade da sua confiança – esse profissional, inclusive, pode ajudar justamente na contabilização da antecipação, que é parte do processo de gestão, sem sombra de dúvidas!

Como contabilizar a antecipação de recebíveis em 8 passos simples

Com ou sem a ajuda de um(a) contador(a), para contabilizar suas antecipações de recebíveis, você vai precisar registrá-las com riqueza de detalhes, então, pense sobre criar contas específicas só para essas entradas e atualizá-las conforme os pagamentos reais (e não os antecipados) forem recebidos.

Eventuais taxas ou custos relacionados à antecipação devem ser registrados como despesas financeiras e igualmente organizadas!

Antes de ir, conheça o passo a passo ideal para simplificar o processo e conseguir enxergar tudo com clareza.

1. Identificação da antecipação: o primeiro passo é identificar claramente as transações de antecipação de recebíveis, separando as receitas antecipadas das receitas normais.
2. Registro no livro caixa: registre a antecipação no livro caixa da empresa como uma entrada de caixa, o que refletirá imediatamente no aumento dos fundos disponíveis.
3. Conta de recebíveis antecipados: crie uma conta específica no balanço patrimonial denominada “Recebíveis Antecipados” ou similar, representando o valor que foi antecipado, que será reduzida conforme os recebimentos reais ocorrerem.
4. Atualização periódica: à medida que os pagamentos reais dos clientes forem recebidos, atualize a conta de “Recebíveis Antecipados” subtraindo os valores correspondentes, garantindo que a contabilidade reflita o estado atual das finanças.
5. Registro das taxas e custos: se houver taxas ou custos associados à antecipação de recebíveis, registre esses valores como despesas financeiras na demonstração de resultados, para mapear o impacto desses custos nos resultados da empresa.
6. Demonstrações financeiras: as demonstrações financeiras, como o balanço patrimonial e a demonstração de resultados, devem refletir com precisão os efeitos da antecipação de recebíveis. Certifique-se de que essas informações estejam disponíveis para auditorias e relatórios de inadimplência.
7. Auditoria externa: quando necessário, submeta suas demonstrações financeiras a uma auditoria externa para garantir a conformidade com as normas contábeis e a verificar a precisão dos registros.
8. Conformidade regulatória: esteja sempre ciente e atualizado das regulamentações contábeis e fiscais específicas da sua região e área de atuação, cumprindo todas as obrigações fiscais relacionadas à antecipação de recebíveis.

O sucesso do seu empreendimento está ao seu alcance e, com as práticas corretas e o compromisso contínuo com a excelência financeira, pode apostar que você vai cada vez mais longe!

Não esqueça de ter a tecnologia como uma aliada e de continuar acompanhando o blog da Cobre Fácil para mais dicas para otimizar a gestão da sua empresa.