Saber gerenciar cobranças de clientes é estratégico para manter o faturamento em alta e reduzir índices de inadimplência. Para chegar lá, você vai precisar de uma boa régua de cobrança, saber filtrar e priorizar devedores, qualificar seus colaboradores e apostar em ferramentas digitais.
Uma boa estratégia de cobrança vai ajudar você a evitar que sua empresa se perca com o volume de informações com as quais tem que lidar todos os dias e facilitar o controle de tudo o que já foi pago e do que ainda falta entrar em caixa.
Além disso, sem orientar os responsáveis pelo contato com os consumidores e sem as ferramentas certas, a chance de perder prazos importantes e até mesmo de criar atritos com a clientela aumenta, o que é péssimo para a saúde financeira e para a imagem dos negócios.
Vamos evitar todos esses problemas?
Nós reunimos sete dicas para ajudar você a transformar a gestão do dinheiro a receber, garantindo mais e melhores relacionamentos com interessados nos seus produtos e serviços. Continue lendo para conhecê-las.
Como acompanhar e gerenciar suas cobranças?
Uma gestão de cobranças eficiente passa por planejamento e definição de padrões no contato e na abordagem até chegar no estabelecimento de estratégias que vão nortear todo o processo.
Ela também exige comprometimento da equipe de cobrança e respeito, por parte da empresa, ao cliente e ao Código de Defesa do Consumidor.
A padronização pode ser alcançada com a criação de uma régua de cobrança, a definição de diferentes níveis de prioridade dos contratos e a automatização dos processos, usando sistemas digitais desenvolvidos por especialistas.
E mais: investir na capacitação do seu time será importantíssimo. Afinal, são os colaboradores que têm contato direto com os devedores e eles precisam estar prontos para atingir as metas da empresa sem deixar de priorizar uma boa relação com cada cliente.
Dedicar atenção especial a essa parte do trabalho, aliando uma gestão de cobrança eficiente com uma gestão de crédito bem conduzida, dá resultado e impacta positivamente a saúde financeira do seu negócio. Quer saber como?
Qual a importância de gerenciar os créditos e cobranças?
Saber gerenciar créditos e cobranças de maneira conjunta é estratégico para proteger sua empresa contra a inadimplência e preservar a boa relação com clientes devedores, possibilitando um contato amigável para encontrar um meio de resolver as pendências.
A gestão de crédito é pensada para prevenir que a empresa firme contratos com quem tem um histórico de descumprir prazos ou mesmo deixar de pagar as dívidas que contraiu.
Já a gestão de cobrança pensa em estratégias para manter a via de negociação em aberto para evitar que uma pendência se torne um prejuízo definitivo.
As duas juntas exigem de você atenção ao:
- criar e analisar banco de dados para prevenir riscos desnecessários; e
- definir regras para as negociações de pagamento pendentes.
Os resultados de se dedicar nesses dois pontos? Prevenção de riscos, atritos diminuídos ou eliminados, redução do número de devedores e fluxo de caixa saudável. Veja mais!
Criação e análise de bancos de dados
Quando você faz uma gestão de crédito eficiente, reúne informações suficientes sobre o seu cliente em potencial para identificar se ele tem chances de ser um mau pagador.
As informações podem ser encontradas através de pesquisa em bancos de dados públicos e junto a instituições bancárias e parceiros comerciais.
Com elas, você traça o perfil do cliente e decide o que será incluído no contrato dele no caso de aquisição de um serviço ou quais as liberações de crédito para compras de produtos, por exemplo.
A gestão protege a sua empresa de ficar com a conta no vermelho e ajuda a manter uma boa relação com consumidores. Junto com ela, vem a definição de regras mais exatas para cada negociação.
Definição de regras para as negociações
Mesmo uma gestão de crédito bem feita pode ter erros eventualmente e até clientes com um bom histórico de pagamentos podem viver momentos difíceis e acabarem se tornando inadimplentes.
É para casos como esses que sugerimos a você definir regras que serão aplicadas a todas as suas negociações.
Essas regrinhas levam em conta o respeito ao consumidor e a maneira como os colaboradores responsáveis pela cobrança vão transmitir informações sobre a dívida e o atraso do pagamento.
Caberá a cada colaborador se informar detalhadamente sobre o contexto no qual o devedor está inserido e a situação que ocasionou o atraso, ajustando-se às possibilidades dessa pessoa cobrada para garantir a resolução saudável do problema, com o mínimo de atrito possível.
Redução da inadimplência
Blindados de um desfecho negativo, a empresa, os colaboradores e os consumidores que têm alguma dívida com ela acabam saindo ganhando com a combinação do uso de dados + a definição de regras.
Se a gestão de crédito for bem conduzida, a tarefa que cabe ao time de cobranças se torna mais leve e mais objetiva e, quando bem orientada, a gestão de cobranças se torna a principal solução para casos de inadimplência, mantém o caixa da organização sempre positivo e o cliente sempre satisfeito.
Um sonho que pode virar realidade, viu? Como especialistas em cobrança, nós recomendamos a você aplicar as técnicas abaixo no dia a dia do seu negócio, caso queira alcançar sua meta.
7 técnicas definitivas para gerenciar cobranças de clientes
Para quem está cansado de ouvir sempre as mesmas coisas quando busca dicas para cobrar clientes, separamos sete técnicas definitivas das nossas principais dicas para gerenciamento de cobranças.
Aplique-as, coloque o consumidor no centro da sua estratégia e atinja seus objetivos em todos os sentidos!
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1. Crie uma régua de cobrança
A régua define alertas programados, facilita a comunicação com o cliente e agiliza a emissão de boletos retificados, disponibilizando os caminhos que mais se adequam à realidade do devedor.
É uma ferramenta essencial para padronizar o atendimento dos colaboradores e dar tempo hábil para o consumidor honrar com seus compromissos. Você viu, anteriormente, mais detalhes sobre a importância de utilizá-la.
2. Estabeleça prioridades
Conheça quais são as pendências financeiras e saiba o quanto você precisa se preocupar com elas. Como empreendedor(a), analise o comportamento dos seus clientes que estão em débito e só então escolha por onde e por quem começar a cobrar.
Isso é estabelecer prioridades.
Pense na cobrança de maneira sistêmica, sabendo que ter uma visão mais ampla de tudo impacta positivamente no fluxo de caixa. Concentre as energias da sua equipe – seja por causa do tempo gasto ou pelo número de colaboradores envolvidos no processo – nas dívidas de maior volume ou que precisem de qualquer tipo de atenção especial.
Obviamente, isso não significa negligenciar os clientes com pendências menores, mas planejar o que vem primeiro e o que vem depois na sua lista de "quantias mais importantes a receber", priorizando consumidores cujos contratos pesam mais na hora de fechar as contas.
3. Valorize bons pagadores
Para aquele contrato honrado com regularidade, experimente recompensar o comprador/contratante com um brinde exclusivo ou dando algum tipo de crédito que possa ser usado como desconto numa próxima compra ou como abatimento de valores num próximo pagamento.
Essas são ações para retenção de clientes que ajudam a criar uma imagem positiva sobre a sua marca.
4. Capacite seus colaboradores
Ensine técnicas de negociação para todo mundo que vai se relacionar com os clientes, seja para lembrá-los do pagamento que está por vir ou para cobrá-los de alguma dívida pendente.
O colaborador é parte ativa na negociação de valores e contratos dentro de uma empresa. Logo, é de total interesse de um empreendedor que ele tenha habilidades para dialogar com a clientela, especialmente aquelas mais difíceis, convencendo-as delicadamente a quitarem suas dívidas.
Com um treinamento bem feito que aconteça periodicamente, a falta de profissionais com esse nível de qualificação não deve ser um obstáculo para seu escritório.
5. Ofereça diferentes possibilidades de negociação
Enfim, esteja sempre disposto a negociar – e inclua isso nas orientações que você vai repassar aos seus funcionários também! Mostre interesse em reajustar o formato da dívida e abater juros e multas – isso quando o cliente também quiser a mesma coisa e estiver disposto a cooperar.
Se adapte à realidade desse consumidor, oferecendo múltiplas formas de pagamento, como pagamento por recorrência em cartão de crédito, carnês de pagamento, emissão de boletos recorrentes ou envio de links para acerto online da conta.
Nada funcionou? Recorra ao SPC ou Serasa!
6. Recorra às ferramentas de negativação de crédito
Lidar com pessoas é uma tarefa bem complexa, especialmente quando o assunto é cobrança de dívidas, então, caso a negociação falhe, acione as ferramentas de negativação de crédito, especialmente o Serviço de Proteção ao Crédito (SPC) e o Serasa.
Descubra como funciona incluir o nome do cliente negligente nesses mecanismos de proteção e entenda quando chegou a hora de realmente precisar deles para criar uma sensação de urgência no devedor em quitar a pendência.
Pode ser uma solução necessária para casos mais difíceis.
7. Aposte em tecnologia para otimizar os processos
Por último, mas não menos importante, otimize seus processos com um sistema de cobrança digital que tenha boa reputação no mercado e atenda às necessidades específicas do seu negócio.
Ele vai simplificar todos os processos que mencionamos anteriormente e transformar as técnicas em ações simples do cotidiano, aplicadas sem que você sequer perceba que elas estão acontecendo.
Além de tudo, uma boa ferramenta oferece outras facilidades, como a definição automatizada dos lembretes de pagamento, a emissão de boletos personalizados e atualização de boletos vencidos para facilitar a quitação do débito.
O tempo economizado com esse sistema pode ser usado para qualificar sua equipe e estreitar laços com os consumidores, ajudando-os a entender a importância de fugirem da inadimplência.
Viu como não é difícil gerenciar cobranças de um jeito prático e eficiente? Esqueça aquela história de que a contabilidade e a inovação não ocupam o mesmo espaço e passe a ter a tecnologia como uma grande parceira, principalmente nessas situações. Dica de quem entende do assunto!
Além de tudo, uma boa ferramenta oferece outras facilidades, como a definição automatizada dos lembretes de pagamento, a emissão de boletos personalizados e atualização de boletos vencidos para facilitar a quitação do débito.
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