Como fazer o gerenciamento de mensalidades de forma eficaz

Para fazer o gerenciamento de mensalidades do seu estabelecimento de maneira simples e eficaz, você deve contar com um sistema de pagamento recorrente que funcione também como um gerenciador de assinaturas.

Assim, será possível gerar suas cobranças automaticamente e ainda reunir e administrar todas as informações de seus clientes e dos pagamentos recebidos em um só lugar, otimizando o trabalho do financeiro e, de quebra, reduzindo o índice de inadimplência da empresa.

Mas, para que você entenda como funciona o processo integralmente e aprenda como cuidar dessa gestão de maneira eficaz e em detalhes, devemos explorar o assunto um pouquinho mais, certo? Continue a leitura!

Como funciona o gerenciamento de mensalidades?

O gerenciamento de mensalidade é um processo empresarial interno, de responsabilidade do financeiro da organização, feito por qualquer negócio que ofereça um produto ou serviço recorrente e receba um pagamento mensal por ele.

Esse gerenciamento é caracterizado pela organização das cobranças e recebimentos de cada cliente através de:

• cadastro do cliente;
• emissão e envio de boleto ou outro meio de pagamento;
• registro de cada pagamento no fluxo de caixa da empresa;
• identificação e acompanhamento das mensalidades que já foram pagas e dos débitos pendentes; e
• emissão de Nota Fiscal.

Todo esse trabalho pode ser feito de modo manual, porém, o indicado é que ele seja feito, de preferência, de modo automático e recorrente.

Afinal, quando você tem um número generoso de clientes, o gerenciamento manual pode consumir significativamente o tempo da pessoa responsável por administrar as contas a pagar e receber e também abrir margem para erros.

Já pensou como pode ser embaraçoso cobrar duas vezes um mesmo cliente que já realizou seu pagamento no dia certinho?!

7 passos para fazer um gerenciamento de mensalidade

Para fazer o gerenciamento das mensalidades da sua academia ou escola ou do seu curso de inglês, você deve começar pedindo aos seus clientes que preencham uma ficha de cadastro, importante para o controle de todos os recebimentos.

Depois, deve enviar lembretes de cobrança aos seus clientes, registrar os pagamentos efetuados e acompanhar bem de perto tudo o que acontece com o caixa da empresa.

Não sabe por onde começar? Então, confira abaixo um passo a passo simples, pensado para você reduzir erros e abrir espaço para o crescimento financeiro dos negócios.

1.  Tenha uma ficha de cadastro para cada cliente

Você precisa de um registro atualizado para acompanhar todas as informações pessoais e de pagamento de cada consumidor do seu negócio, por isso esse tipo de controle é tão importante.

Nessa ficha, reúna as seguintes informações:

• Dados pessoais atualizados, como nome, CPF, data de nascimento, telefone e endereço.
• Meio de pagamento da mensalidade (boleto, cartão de crédito, débito automático, cobrança recorrente).
• Dados bancários, se necessário.
• Data de contratação do serviço.
• Data do vencimento da mensalidade.
• Histórico de pagamento (débitos quitados, débitos em aberto, etc.).

Assim, fica mais simples cobrar cada cliente na data correta, manter o controle dos pagamentos efetuados e realizar cobranças adicionais caso existam.

2.  Envie lembretes frequentes de cobrança

Além de ter uma relação das principais informações pessoais e de pagamento de cada cliente, também é imprescindível enviar lembretes de cobranças antes, durante e depois da data de vencimento da mensalidade. Essa medida pode evitar a inadimplência do consumidor.

Inclusive, de acordo com uma pesquisa realizada pela Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas (CNDL) e pelo SPC Brasil (Serviço de Proteção de Crédito), mais de 64 milhões de pessoas estão inadimplentes no país. É muita gente!

Sem contar que quatro em cada dez brasileiros adultos estavam negativados no último levantamento, feito em setembro de 2022.

Evite lidar com clientes que façam parte dessa estatística e lembre-os dos débitos que têm em aberto com sua empresa.

3.  Registre os pagamentos efetuados

Seja no papel, através de uma tabela de excel ou com um sistema de controle de pagamento de mensalidade, é fundamental que você registre os pagamentos efetuados assim que cada cliente enviar o comprovante da operação ou que o valor de cada mensalidade entrar na conta da empresa.

Esse controle ajuda o departamento financeiro a mensurar quantos pagamentos mensais foram recebidos e quantos deles ainda estão em aberto. Desse modo, você tem um panorama mais preciso do índice de inadimplência do seu negócio, podendo estabelecer medidas de cobrança distintas para reaver débitos.

4.  Siga um cronograma de monitoramento de seus pagamentos

Agende e marque no calendário as datas nas quais o seu setor de contas a receber deverá monitorar o pagamento das mensalidades e verifique se isso está sendo feito com frequência, de preferência semanalmente.

Acompanhar as movimentações de perto permite identificar quais são as próximas cobranças da empresa e, assim, agir de forma preventiva para evitar inadimplência, negativação e prejuízos financeiros.

5.  Priorize as faturas na ordem de vencimento

Uma boa ideia pode ser organizar os recebimentos que devem acontecer advindos de pagamentos dos clientes por ordem de vencimento de cada mensalidade. Assim, você descobre quem cobrar primeiro, logo no início do mês ou até antes, e quem pode ser cobrado só alguns dias depois ou na próxima semana, por exemplo.

Muitos gestores aplicam esse tipo de organização somente para as contas a pagar da empresa e não para as contas a receber.

Afinal, não basta ter uma receita previsível, mas não realizar o gerenciamento adequado do que sai do caixa e nem mesmo priorizar as faturas mais importantes, não é mesmo? Só que a ideia pode ser excelente também para o dinheiro que entra!

6.  Acompanhe os indicadores do seu negócio

Para saber se os pagamentos recorrentes da sua empresa estão sendo bem-sucedidos, vai ser preciso acompanhar alguns indicadores, já que é através deles que você consegue fazer um diagnóstico do produto e serviço prestado e da saúde financeira do seu negócio.

Entre esses indicadores estão o índice de churn (que mede os cancelamentos de contrato em um determinado período) e o lifetime value (ciclo de vida do cliente atual).

7.  Automatize o processo

Por último, mas não menos importante: automatize esse processo de gerenciamento de mensalidades, utilizando um sistema de controle dos pagamentos feitos pelos clientes.

Assim, ao invés de seguir todos os passos anteriores manualmente e dissociados uns dos outros, você “terceiriza” a tarefa a um sistema apropriado e garante mais agilidade e segurança durante todo o processo.

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Como automatizar o gerenciamento de mensalidades?

Você pode automatizar esse processo utilizando um gerenciador de mensalidades como o da Cobre Fácil. É simples, segue o raciocínio:

1. Contrate o seu sistema de controle de mensalidades.
2. Configure uma única vez o pagamento da mensalidade por cada um dos seus clientes, detalhando o método e a periodicidade de cobrança e a data de vencimento escolhida por eles.
3. Programe o envio automático de cobranças, de lembretes de pagamento e de Nota Fiscal de Serviço ou produto depois que o valor estiver debitado.
4. Acompanhe a situação do lembrete de pagamento enviado para saber se ele foi entregue e visualizado, por exemplo.
5. Acesse, através do painel de controle da solução, um resumo das mensalidades geradas, observando a porcentagem dos pagamentos recebidos em gráficos, os valores ainda a receber, as mensalidades pendentes e a taxa de inadimplência.
6. Ofereça acesso a uma área exclusiva da plataforma para cada um dos seus clientes, para que eles possam acompanhar seus históricos de pagamentos e alterar dados de cartão de crédito com autonomia.
7. Faça uma gestão de planos e pacotes de serviços de acordo com suas metas e objetivos, disponibilizando opções de contratação variadas aos clientes recorrentes.

Quem diria que a gestão de mensalidades de um negócio poderia ser tão prática, hein? É um alívio perceber que a automatização desse tipo de processo pode transformar o cotidiano de um gestor-empreendedor!

Quais as vantagens de um gerenciamento de mensalidades?

Automatizando o processo de gerenciamento dos pagamentos mensais da empresa, você terá em troca:

• Rotina financeira otimizada e aumento da produtividade interna.
• Melhoria do relacionamento com o cliente.
• Experiência do cliente transformada também para melhor pela possibilidade de escolher a data de pagamento da mensalidade mais adequada à sua rotina.
• Ausência de processos manuais e das inúmeras emissões de cobrança e recebimento de pagamentos.
• Redução de custos com papel e impressão.
• Minimização da duplicação de cobranças e da entrada de dados financeiros incorretos.
• Aumento da segurança de dados da empresa e dos clientes e combate à operações fraudulentas.
• Emissão automatizada de Nota Fiscal.

Não vê a hora de otimizar o gerenciamento de suas mensalidades e ver a sua empresa decolar? Nem a gente! Afinal de contas, quem disse que empreender tem que ser chato, não é mesmo?

Para tirar mais dúvidas sobre o gerenciamento de suas mensalidades ou começar a controlar seus pagamentos recorrentes agora mesmo, cadastre-se e crie uma conta gratuita aqui na Cobre Fácil para começar sua jornada em uma plataforma de cobranças recorrentes que atende a todas as suas necessidades!