O financeiro de uma empresa trabalha com dois fluxos: o de recebimentos e o de pagamentos. As contas a receber são as vendas realizadas que entram em caixa, já as contas a pagar é tudo aquilo que sai para pagamento de despesas para o funcionamento do negócio.
Em resumo, a receita que entra mantém as atividades da empresa, pois é esse dinheiro que ajuda a pagar os fornecedores, colaboradores e continuar produzindo. A importância desse ciclo torna necessária a utilização de métodos de controle de recebimento de clientes, certo?
Além disso, saber como controlar o pagamento de mensalidades ajuda a manter uma boa saúde financeira nos negócios e possibilita o crescimento, pois é a partir da análise de relatórios que você poderá prever obstáculos e também traçar objetivos cada vez maiores.
Abaixo, confira como realizar esses monitoramentos com agilidade, facilidade e eficácia.
7 dicas para realizar o controle de pagamento de clientes
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1. Tenha um planejamento
O planejamento é fundamental para que um negócio exista. Ele precisa ser realizado antes de iniciarem as atividades e também antes de realizar muitas mudanças, visando objetivos e lucros maiores, ou seja, o crescimento organizacional.
O que se deve fazer é criar metas que você e seus colaboradores desejam alcançar, sendo, é claro, organizado, para que haja uma visão a longo prazo de onde se quer chegar e quais são os passos necessários para atingir o sucesso.
Esses passos devem ser estratégicos, alinhando quanto você investe, vende e recebe dos clientes para definir o orçamento e agir de acordo com os resultados, sem ultrapassar os limites.
2. Crie uma rotina
Para que a gestão financeira funcione tranquilamente, é importante criar procedimentos. Para isso, acesse algumas informações diariamente, tornando possível programar pagamentos, recebimentos, agendar lembretes, entre outros.
O que isso quer dizer? Possua uma rotina que busque um gerenciamento funcional. Estabeleça um padrão avaliando os dados mais importantes da sua empresa.
3. Realize conferências
No processo de criação de rotina, é importante acrescentar a etapa de conferências. Verifique diariamente a movimentação dos valores recebidos, transações bancárias de crédito e débito, quitação de dívidas da empresa e necessidade de matéria-prima ou produtos.
4. Registre todas as transações
É indispensável registrar todas as contas do seu negócio para assim identificar as datas de recebimentos, pagamentos de fornecedores, compra de mercadorias e demais obrigações, evitando contratempos e mantendo o fluxo de caixa. Esse tipo de controle também auxiliará nos relatórios para saber quanto se lucra e quanto se gasta.
5. Levante relatórios
São os relatórios que vão ajudá-lo a fazer o levantamento dos dados financeiros e auxiliar no planejamento do futuro da empresa. Com base nisso, será possível ter visões diárias, semanais, mensais e anuais. Isso é ótimo para realizar ações a longo prazo e estar ciente de todas as alterações nos status do seu negócio, auxiliando na gestão e planejamento estratégico.
6. Tenha a tecnologia como aliada
Utilizar papéis para registrar as transações bancárias da empresa é ultrapassado, além de dificultar o acompanhamento financeiro e gerar muito estresse no momento de procurar documentos.
Hoje no mercado é possível encontrar diversas ferramentas que auxiliam na criação de planilhas, registro de clientes, impressão de relatórios, emissão de boletos e cobrança automatizada de contas a receber e a pagar.
7. Utilize um software
Cada um dos procedimentos acima são importantes e o software de cobrança de mensalidade vem para unificar grande parte deles. Ele é capaz de:
- realizar o controle de recebimento de mensalidades;
- realizar cobrança automatizada;
- fazer envio de lembrete de pagamento;
- manter acompanhamento de pagamentos em tempo real; e
- emitir relatórios de transações.
Um sistema de gestão financeira traz a modernização de etapas, mais praticidade para o colaborador e segurança para o cliente. A tecnologia veio para melhorar o atendimento e é necessário estar no páreo da concorrência.
Além de agilizar todas essas funções, torna o gerenciamento financeiro mais dinâmico e assertivo, reduz as chances de erros de digitações e até mesmo o trabalho de criar e emitir cobranças com frequência, cedendo um tempinho para cuidar de outras responsabilidades e traçar planos para atingir o sucesso ainda mais rápido.
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