Modelo de Comunicado de Aumento de Honorários Contábeis

Seu escritório já precisou reajustar as taxas cobradas pela prestação de serviços contábeis e você ficou sem saber como proceder adequadamente? Um comunicado de aumento de honorários contábeis claro e objetivo é um ótimo recurso para esses momentos.

Mas não é só isso! Fazer um reajuste de honorários é uma tarefa sensível e muitos administradores temem esse momento pelo risco de desagradar e eventualmente perder o cliente para a concorrência.

Pensando nessa necessidade delicada, nosso time de especialistas em cobranças reuniu conselhos bem importantes para auxiliar você na hora de fazer o reajuste de valores com eficiência e de maneira equilibrada.

De quebra, vamos deixar um modelo para servir de inspiração para você criar seu próprio comunicado, com a cara da sua empresa. Siga com a gente!

Como reajustar os honorários contábeis sem perder o cliente?

Essa é a pergunta de milhões! Para começar, podemos dizer: transparência é fundamental. Comece na hora de fechar o contrato, deixando claro, no documento, a possibilidade de aumento de valores, já que é natural acontecerem reajustes de honorários contábeis conforme o tempo passa.

Preferencialmente, defina uma data anual para fazer reajustes e deixe seu cliente saber disso para evitar surpresas. Além disso, certifique-se de amparar o seu reajuste em uma métrica que seja validada e pública, como a correção do salário mínimo ou o reajuste da tabela do Índice Geral de Preços do Mercado (IGPM).

Outra estratégia que ajuda a contornar a possível insatisfação do cliente com a possibilidade de aumento de preço é definir um teto para o reajuste, baseado em uma porcentagem do valor inicial do contrato ou sobre o custo mínimo para a execução do serviço.

No esforço de esclarecer essas questões, você deve garantir que o cliente entenda, desde a assinatura do contrato, que o serviço prestado tem particularidades que podem demandar um aumento das taxas, como:

• mudança da demanda pelo cliente: se o cliente passa a demandar mais serviços no decorrer do contrato, o volume de trabalho aumenta e os custos precisam ser cobertos de alguma forma;
• ampliação do número de clientes: quando a sua empresa ganha prestígio e autoridade diante do público, a base de clientes tende a crescer e surge a necessidade de ampliar a capacidade de pessoal e material do escritório; ou até mesmo
• oscilações dos custos do próprio setor de contabilidade: como todo ramo de prestação de serviços, a categoria está sujeita às variáveis do mercado.

Prezando pela transparência e pela ética empresarial, tenha o cuidado de compartilhar com o cliente quais foram os fatores que demandaram o reajuste em questão, aliando um contato mais direto (quando for o caso) com a comunicação virtual.

Como comunicar aumento de honorários para clientes

Supondo que o tema não só já foi tratado no fechamento do contrato como também está previsto nas cláusulas do documento, é preciso tomar alguns cuidados, por isso:

• programe o reajuste para ocorrer em uma data fixa, já prevista no contrato;
• alerte sobre a chegada da data de correção com antecedência mínima de 30 dias;
• se necessário, contate o cliente por outros meios para esclarecer as circunstâncias que motivaram a revisão dos valores;
• comunique o reajuste de maneira clara e objetiva, de preferência utilizando um modelo padronizado de comunicação, visando a praticidade e a garantia de transparência no processo; e
• se sua base de contratantes é grande o suficiente, conte com modelos específicos para cada persona do seu leque de clientes.

Se você precisa de uma referência para fazer um modelo adequado, vamos deixar um prontinho logo abaixo.

Modelo de comunicado de aumento de honorários contábeis

Deixamos um modelo prontinho para você usar, basta alterar os trechos em negrito para as informações da sua empresa.

Pronto! Agora, você já conta com uma excelente inspiração para criar o modelo que mais se encaixa no perfil do seu escritório ou nos perfis específicos dos seus clientes.

E já que o tema é cobrança, ainda cabe mencionar um ponto muito importante: a relação do cliente com os valores cobrados pelo serviço de contabilidade.

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Como cobrar honorários contábeis de maneira eficiente

A falta de conhecimento por parte do cliente em relação aos desdobramentos da atividade contábil pode levar a um não reconhecimento dos custos do serviço prestado. Afinal, quem demanda o serviço quer saber porque contratar você e não um concorrente mais barato.

Para driblar essa situação complexa, cabe às equipes trabalharem alinhadas em prol de um objetivo comum: oferecer ao cliente uma razão para escolher sua empresa, um plus, algo que vá além de oferecer um serviço de excelência.

Nesse quesito, podemos recomendar três atitudes a serem seguidas, tanto para que os valores “façam sentido” na cabeça do cliente, quanto para agilizar o próprio processo de cobrança. Prepare-se para anotá-las!

1.  Ofereça uma experiência completa

A regra de ouro é fugir do básico. O contratante precisa sentir que o escritório está verdadeiramente trabalhando pelo bem da empresa dele, oferecendo feedbacks constantes, cultivando um bom relacionamento pessoal e de acordo com o perfil de cada cliente.

Além disso, não se resuma às atividades contábeis de praxe, ou seja, não trate de apenas apresentar os dados planilhados de maneira fria, mas trace estratégias para garantir a satisfação e a retenção do cliente.

Faça sugestões de ajustes quando julgar necessário também. Contate o cliente de uma maneira mais aproximada (se houver abertura) e crie vínculos para entender as necessidades do empreendimento. Faça-o sentir que seu time está engajado com as metas que ele possui.

Como bônus, você pode ofertar características únicas como forma de se diferenciar da concorrência. Já pensou em usar boletos White Label? Eles são meios de pagamento personalizáveis que dão um toque bem exclusivo e profissional aos serviços prestados ao contratante.

2.  Agregue valor através de serviços acessórios

Trabalhe para mudar a percepção que o cliente possui sobre o serviço de contabilidade. Via de regra, o serviço de um escritório contábil pode ser encarado como um simples serviço burocrático formal.

Você já ouviu falar nas técnicas de up selling e cross selling? Basicamente, são técnicas de vendas práticas, pensadas para impulsionar o valor do seu produto ou serviço.

Ofereça o diferencial, dando o passo que vai destacar você da concorrência. Ofereça um serviço acessório às planilhas informativas, ao balanço mensal e anual. Preste uma consultoria especializada, mostre o que fazer com os dados que sua equipe apresenta.

Um escritório contábil que é capaz de identificar problemas na administração da empresa do cliente e, mais do que isso, oferecer possíveis resoluções, não só deixa de ter problemas com reajuste de honorários como vira referência no ecossistema administrativo da região.

3.  Aposte em um sistema de cobrança de honorários contábeis

A última dica trata da praticidade para efetuar cobranças de honorários. Atualmente, é possível terceirizar a demanda que o serviço de cobrança gera para plataformas digitais, aliviando a equipe e recursos do seu escritório através da automação financeira.

Um sistema digital e automatizado agiliza os processos, facilita o pagamento através de links ou QR Codes, cria boletos recorrentes e gera Notas Fiscais de maneira automática, além de permitir configurações de cobrança específicas para cada contratante.

E não é só isso! Poder contar com um sistema de cobrança de honorários contábeis confere um aspecto ainda mais profissional ao seu escritório e ajuda a evitar atritos entre colaboradores responsáveis pela tarefa e os seus clientes.

Reajustar os valores dos seus honorários contábeis não precisa ser um bicho de sete cabeças. Se você prezar pela transparência, sair do básico e digitalizar seus processos, o que era um problema pode se tornar a chave para o sucesso do seu escritório!