Como preencher um recibo de pagamento: passo a passo

Para você acertar em como preencher um recibo de pagamento, a dica mais importante é ter todos os dados necessários em mãos antes mesmo de começar a preencher e, depois de tudo certo, conferir as informações mais uma vez com bastante atenção.

Entre estes dados, considere: nome e CPF ou CNPJ dos envolvidos na negociação, detalhes sobre o que é vendido e preços definidos em orçamento, no mínimo!

O recibo funciona como um documento que comprova que determinada pessoa ou empresa recebeu uma quantia específica em razão da prestação de um serviço ou da venda de um produto.

E seu objetivo é proteger os direitos do consumidor e da empresa ou da pessoa contratada, principalmente caso exista algum questionamento sobre o valor combinado ou em situações como erros de cálculo ou informações incorretas, duplicadas ou incompletas, por exemplo.

Só que, para que este documento tenha, de fato, validade fiscal, seu preenchimento deve ser feito corretamente e sem rasuras.

Para não ter mais dúvidas sobre o assunto, que tal conferir o guia prático trazido abaixo? Descubra para que serve o recibo, o que diz a legislação sobre ele, quem deve assiná-lo e, claro, como preenchê-lo de modo correto, além de enviá-lo online.

Para que serve o recibo de pagamento?

Este documento tem como objetivo comprovar que uma quantia específica foi paga por uma pessoa física ou jurídica à outra em decorrência de um contrato de serviço prestado ou de um produto vendido. Ele também pode ser utilizado para comprovar pagamento de aluguéis.

Muito mais do que apenas um comprovante, o recibo tem um papel super importante até mesmo em questões fiscais e jurídicas. Imagine-se na seguinte abaixo.

Aconteceu algum problema e você precisa comprovar – para a Justiça – que fez, mesmo, um pagamento. O recibo pode ser usado como prova em processos judiciais, em caso de disputas ou controvérsias.

Mesmo que não exista um contrato escrito e firmado, apesar de ser sempre o mais recomendado, o recibo vale como uma formalização de um acordo feito através de um aperto de mãos e prova que o pagamento do acordo aconteceu.

Sem contar que ajuda empreendedores a manterem as finanças em ordem!

E quando acontece algum cancelamento de serviço ou uma devolução de produtos vendidos, ele entra em cena novamente, sendo utilizado para garantir que o reembolso ao consumidor aconteça sem problemas.

Ufa! Agora que você já sabe para que serve, continue a leitura para saber o que diz a lei sobre o recibo.

Recibo de pagamento é obrigatório?

Sim. Segundo o Artigo 319 do Código Civil Brasileiro, aquele que efetua um pagamento tem direito a receber, simultaneamente à realização do acerto de conta, um recibo de quitação do que está pagando.

Em paralelo, de acordo com a Lei 8.846, pessoas ou empresas são obrigadas a emitir o recibo de pagamento para seus clientes e, para garantir a validade legal do documento, é preciso que ele esteja assinado por todas as partes envolvidas.

Quem assina o recibo de pagamento?

O comprovativo deve ser assinado tanto pelo beneficiário ou recebedor da quantia paga, quanto pela pessoa a quem o serviço foi prestado ou que tenha comprado o produto vendido e, portanto, pela pessoa que acertou o valor devido.

É fundamental emitir ou imprimir duas vias do documento: uma para ser entregue ao pagador e outra que fica em posse do recebedor.

Para evitar dor de cabeça no futuro, recomenda-se que tanto quem paga quanto quem recebe arquive os recibos durante um período de pelo menos cinco anos.

Por quanto tempo devo guardar recibos?

Cada tipo de documento tem um prazo de prescrição e, portanto, alguns vencem antes e outros depois. Para você não correr risco, o ideal é armazenar os seus comprovantes por cinco anos – tempo de prescrição das principais contas de cidadãos brasileiros.

Confira abaixo a lista de recibos que devem ser mantidos seguros por um período de cinco anos.

• Luz
• Água
• Telefone (fixo e celular)
• TV a cabo
• Gás
• Condomínio
• Cartão de crédito (compras parceladas)
• Plano de saúde
• Mensalidade escolar
• Consórcio
• Imposto de Renda, IPVA e IPTU (entre outros tributos)

No caso de cartão de crédito, o prazo de cinco anos de armazenamento vale para recibos das compras parceladas, mas os comprovantes de compras à vista podem ser guardados apenas por seis meses. O ideal é armazenar todas as faturas por pelo menos um ano.

Você mora em casa ou apartamento alugado? Preserve seus recibos durante todo período em que estiver no espaço e, por segurança, por mais três anos após a saída, prazo que o locador tem para cobrar valores atrasados.

Caso tenha financiado um imóvel, guarde os recibos das prestações até conseguir a quitação e os da quitação por mais dois anos.

Em relação ao pagamento de seguros, mantenha tudo documentado durante a vigência do contrato e por 12 meses após o encerramento. O prazo se estende para cinco anos se o seguro for contratado a crédito, então muita atenção.

E não confunda recibos com Notas Fiscais!

Qual a diferença entre recibo e Nota Fiscal?

O recibo é o documento que prova a quitação de uma dívida e assegura ambas as partes envolvidas na negociação de que o valor da conta foi pago. A Nota Fiscal é um documento contábil que, além de cumprir com o mesmo papel do recibo, garante, ao comprador, o direito de posse do produto ou serviço adquirido.

Para ficar mais claro, uma empresa que compra insumos de outra, fora do Brasil, não pode só obter um recibo após a sua aquisição: precisa da emissão de uma Nota Fiscal, que detalhe informações sobre a operação, bem como todos os impostos pagos.

Agora, quando alguém vende um celular antigo para um amigo, ao receber o dinheiro bastará entregar de volta um recibo de pagamento, confirmando que o valor pendente foi acertado. Isso garantirá que ambos tenham um registro do negócio feito.

Enquanto a Nota Fiscal possibilita o registro de uma transação de venda ou serviço prestado com garantia de direito de posse, o recibo de pagamento é uma prova de que o pagamento ou recebimento foi efetuado e só.

Quer saber como nunca mais errar na hora de preencher um recibo de pagamento? Continue lendo!

5 passos para preencher um recibo de pagamento

Se você quiser fazer o seu recibo por conta própria, pode escolher escrevê-lo à mão ou digitá-lo em um documento de computador e depois imprimi-lo já preenchido. Abaixo, está o passo a passo para acertar no documento de A a Z.

1.  Escolha a forma de preenchimento

Antes de qualquer coisa, escolha como acontecerá o processo de preenchimento: você pode optar por um modelo pronto, encontrado em papelarias, criar o seu documento à mão, começando do zero e usando um programa de computador ou preencher o comprovante através de um gerador de recibos online, de forma rápida e prática, e enviá-lo logo em seguida.

Se você vende pela internet ou tem uma empresa prestadora de serviços que atende várias cidades, por exemplo, fazer o recibo de pagamento e repassá-lo aos seus clientes eletronicamente será a melhor alternativa.

2.  Reúna os dados do pagador e do beneficiário

Certifique-se de que o seu recibo contenha as informações abaixo.

De modo geral, apenas os dados do beneficiário são o suficiente, no entanto, para um preenchimento personalizado e completo, reunir os dados do pagador também será necessário.

3.  Preencha todos os campos

Depois de ter em mãos os dados necessários, basta informá-los nos campos adequados no modelo escolhido. Caso seja da sua vontade criar o recibo do zero, mais abaixo, após o passo a passo, você encontrará uma alternativa simplificada de um comprovante de pagamento para usar quando precisar.

4.  Revise todas as informações e faça duas vias do documento

Antes de seguir em frente com o processo, revise e confirme todos os dados e, para evitar conflitos ou qualquer tipo de dor de cabeça, garanta sempre duas cópias do comprovante de pagamento. Uma fica com quem pagou e a outra com quem recebeu.

5.  Envie uma cópia ao pagador

Sabe a segunda via do documento que você providenciou no passo anterior? Envie ao pagador da conta, comprovando que a dívida foi quitada dentro da data combinada!

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Agora, o modelo prometido anteriormente.

Modelo simples de recibo de pagamento

Copie o modelo a seguir e faça as adequações necessárias, preenchendo-o com máxima atenção antes de aplicá-lo em uma negociação.

Quais são os tipos de recibo de pagamento?

Existem 10 tipos específicos de recibos de pagamento que fogem do modelo geral e mais simples e eles costumam ser usados para transações específicas. A lista de todos os nomes você confere adiante.

Antes, saiba que as diferenças entre cada um dos tipos e o formato de preenchimento são mínimas e as principais mudanças ocorrem, geralmente, na discriminação e no título inicial.

Um recibo específico para pagamento de entrada, por exemplo, levará o título de “Recibo de Pagamento de Entrada” e terá uma descrição parecida com “quantia paga pela entrada de tal aquisição…” ou “pago a título de entrada referente a tal compra”.

Os tipos de recibos de pagamento são:

• Recibo de Prestação de Serviços Simples ou Recibo Provisório de Serviço (substituto temporário da Nota Fiscal de Serviço);
• Recibo de Pagamento Complementar;
• Recibo de Pagamento de Locação ou Recibo de Pagamento de Aluguel;
• Recibo de Pagamento de Entrada;
• Recibo de Pagamento de Parte da Dívida;
• Recibo de Quitação Antecipada;
• Recibo de Pagamento de Mão de Obra; e
• Recibo de Pagamento Autônomo (para prestadores de serviços que não têm CNPJ).

E os nomes falam por si só, né? Vai preencher um recibo específico? Acrescente à discriminação outros detalhes da sua preferência. Em seguida, opte por enviar online se quiser facilitar a vida de todo mundo.

Como fazer um recibo e enviar online?

Hoje em dia, existem várias ferramentas que disponibilizam modelos de pagamento online e permitem que eles sejam preenchidos e enviados pelo computador ou até pelo celular. Elas costumam ser muito úteis para pessoas físicas, para quem vai atrás de saber como abrir MEI e para pequenos empreendedores.

O gerador de recibo online da Cobre Fácil, já mencionado anteriormente neste artigo, é uma excelente recomendação porque ajuda você a emitir o seu comprovante de pagamento de modo totalmente gratuito.

Cadastre-se e siga apenas algumas etapas!

1. Dentro do gerador de recibo online, preencha os dados do recibo e personalize o documento adicionando sua logo.
2. Informe os dados do pagador e os dados do beneficiário.
3. Especifique a descrição do seu serviço ou produto.
4. Confira todos os dados.
5. Clique no botão “Gerar recibo”.
6. Compartilhe com quem você quiser.

Acabe de vez com problemas de contestações e duplicações! Insira em seu cotidiano tecnologias fáceis de usar!