Como preencher o livro caixa: passo a passo

Para preencher um livro caixa será necessário adicionar a ele todas as informações relacionadas aos movimentos contábeis da sua empresa, principalmente dados de entrada e saída de dinheiro, montante em conta, datas das transações e históricos de negociações.

Saiba que os registros devem acontecer preferencialmente todos os dias, afinal, eles ajudam no melhor controle financeiro da organização e em sua escrituração contábil, além de evitar problemas tributários.

E mais: entenda que a sua empresa pode ser beneficiada por processos financeiros como o preenchimento desse documento, mesmo não tendo obrigação de realizá-lo.

Somente precisam documentar as informações na estrutura aquelas organizações que devem à Receita Federal uma declaração completa dos valores de seu fluxo de caixa. Elas estão enquadradas no regime tributário Simples Nacional e têm receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões por ano.

Se você já reconhece a importância do livro caixa independentemente do porte da sua organização, aprenda a preenchê-lo adequadamente ou descubra com quem contar para concluir essa tarefa com sucesso!

Para que serve o livro caixa?

Essa ferramenta serve para que uma empresa documente seu movimento de caixa. Ou seja, todas as entradas e saídas de dinheiro, recebimentos e pagamentos em cheque ou transferências, tanto aquelas relacionadas às vendas e negociações quanto as que dizem respeito ao pagamento de contas fixas ou emergenciais.

O livro caixa ajuda no controle financeiro interno, bem como na prestação de contas à Receita Federal, tudo isso desde que os arquivos relacionados às transações - como comprovantes e recibos - estejam adequadamente arquivados e armazenados.

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O que deve conter no livro caixa?

Por ser um documento oficial, o livro caixa tem sua organização padronizada. É verdade que alguns tópicos ou até mesmo os períodos de registros podem variar de empresa para empresa, mas diversos pontos são obrigatórios e padrões para toda e qualquer instituição que utilize esse método de controle.

Devem constar obrigatoriamente em qualquer livro caixa:

• Data da transação.
• Breve histórico do registro.
• Débito (entrada de dinheiro).
• Crédito (valor que saiu do caixa da empresa). 
• Saldo atual.

O saldo atual (montante em caixa) pode ser calculado a partir do saldo anterior, de recebimentos e de pagamentos, através da seguinte fórmula:

Além dos registros, também costumam ser padronizadas no livro caixa todas as divisões de páginas. 

Vai começar a preparar sua estrutura para colocar esse recurso em prática? Veja a seguir como organizá-lo.

Passo a passo de como preencher o livro caixa

Antes de dar início ao preenchimento, lembre-se que esse é um documento oficial da sua empresa e não pode conter nenhum tipo de rasura ou espaços em branco.

Errou? Qualquer erro deve originar um novo registro, voltado justamente para a correção do anterior e funcionará como um estorno de valor, igualmente documentado no livro.

Vamos ao passo a passo da organização e do preenchimento da estrutura:

1. Numere todas as páginas.
2. Separe a primeira e a última página.
3. Insira nelas, respectivamente, termos de abertura e encerramento da documentação. Ambos deverão conter os dados da empresa e assinatura do responsável pelo controle.
4. Aproveite para dividir todas as folhas que receberão as informações de movimentação de caixa em tabelas com campos específicos para os dados a serem apresentados e insira, também na tabela, espaços para registro de saldo final (mês) e total (em caixa). Uma observação importante: é recomendado que cada tabela equivalha a um mês de registro.
5. Já na tabela de apresentação dos dados, coloque todas as informações em ordem crescente.
6. Sinalize sempre na primeira linha de cada mês o montante que já constava em caixa no fechamento do mês anterior (saldo anterior).
7. Indique a data correta de todas as transações no espaço da tabela destinado para isso.
8. Preencha um breve histórico de cada um dos recebimentos ou das saídas de caixa. Adicione dados da Nota Fiscal das transações ou número dos documentos de fatura.
9. Faça a conta para saber o saldo final após cada negociação e também ao final do período de registro. Anote.
10. Não se esqueça de registrar compras pré-pagas ou a prazo somente no dia em que forem efetuadas, sinalizando-as adequadamente!

Um modelo de tabela pode ajudar na melhor compreensão do passo a passo. Ele está anexado no próximo tópico: dê uma olhada e faça a equivalência com as instruções que acabou de ler.

Exemplo de lançamento em livro caixa

Confira um exemplo simplificado de tabela para saber o que lançar no livro caixa se quiser que a escrituração dos dados da sua empresa seja adequada.

Ainda não sabe como fazer os registros sem deixar passar nada?

Se você não quer se arriscar na hora de preencher um documento tão importante como esse, saiba que você sempre pode contar com o trabalho de especialistas em contabilidade.

Registrar todos os dados de uma organização em livro caixa sem deixar nenhum para trás é uma tarefa que exige completa atenção e dedicação. Por isso e para evitar quaisquer complicações com a Receita Federal, muitos gestores optam por contratar serviços contábeis especializados.

Na grande maioria das vezes, essa escolha oferece aos empreendedores um custo-benefício capaz de surpreender e pode vir somada a soluções digitais interessantes para a empresa. Vale a pena pesquisar!