Como fazer um orçamento: passo a passo

Como fazer orçamento

Saber como fazer um orçamento e conhecer a diferença entre aqueles feitos para envio aos clientes e orçamento empresarial pode ser chave para o sucesso dos negócios. Afinal, os cálculos feitos para o cliente mostram quanto ele precisará pagar por serviços prestados pela sua empresa.

Ao mesmo tempo, as estimativas de despesas e lucros empresariais permitem ao gestor ter uma visão clara do futuro da organização sobre quanto dinheiro existe em caixa, quais os custos fixos e também variáveis e do montante necessário para que metas sejam alcançadas.

O que é um orçamento empresarial?

Resumidamente, o orçamento empresarial é um guia da situação financeira de uma empresa. Funciona quase como um mapa e, quando feito de forma adequada, pode passar ótimas orientações ao gestor.

Por isso, é importante que você esteja atento às seguintes orientações sobre como fazer um orçamento empresarial:

Elabore-o todos os meses.
Inclua no cálculo todas as fontes de renda dos negócios.
Faça uma lista dos gastos fixos para não correr o risco de esquecer algum.
Inclua custos variáveis. Você pode anotá-los em algum lugar toda vez que pagar por eles, assim você não corre o risco de esquecê-los, mas também não os confunde com gastos fixos.
Tenha uma reserva para despesas emergenciais.
Use ferramentas que ajudem você a chegar no resultado final com mais assertividade e tranquilidade. Planilhas são sempre bem-vindas e hoje em dia muitas plataformas podem prestar esses serviços com um ótimo custo-benefício.

Outras vantagens do orçamento empresarial mensal incluem maior disponibilidade da empresa para avaliações de bancos e fundos de investimento e transparência perante seus colaboradores e clientes.

Agora, como fazer um orçamento para cliente?

Muitas coisas levadas em conta em um orçamento empresarial são diferentes das consideradas por quem precisa fazer orçamento para cliente. Orçamentos empresariais são completamente técnicos e têm foco nos dados, importantes, por exemplo, para a emissão de notas fiscais.

Já os orçamentos feitos para pessoas físicas também precisam de dados, é claro, mas são ainda mais pessoais e ricos em detalhes. Afinal, servem para documentar exatamente a comunicação entre vendedores e compradores de um produto ou contratante de um serviço e o que ficou acordado nessa comunicação.

Para acertar no preço que você vai cobrar por um serviço, é necessário:

reunir o máximo possível de informações sobre o cliente, suas necessidades e seus desejos;
compreender de fato o que o cliente está pedindo para você e/ou sua empresa executar;
levantar todos os gastos do início ao fim do trabalho, considerando quem fará parte dos processos, o que precisa ser feito, de que forma eles acontecerão, até quando o trabalho precisa ser entregue e em que dia começa, entre outros pontos;
estimar o tempo que será consumido (em horas) para a entrega acontecer de forma perfeita;
definir o valor da hora; e
comparar preços cobrados pela concorrência.

Lembre-se: nenhum profissional define quanto vai cobrar de um cliente se não souber quanto quer ganhar. Então inclua no valor final à sua margem de lucro.

Se for cobrar, por exemplo, por serviços de consultoria, experimente contar com o auxílio de plataformas de controle de pagamento. Elas podem ser muito úteis!

Cálculo do valor da hora trabalhada para orçamento de serviço

Cabe ao responsável pela empresa apresentar os valores aos clientes e calcular quanto custa cada hora trabalhada.

Se você vai elaborar um orçamento de serviço, antes de mais nada, levante respostas para os seguintes questionamentos sobre o trabalho que será executado:

O quê?
Quem?
Quando?
Onde?
Como?
Por quê?

Use as respostas das perguntas acima para enumerar e listar de forma muito atenta todos os gastos previsíveis e possíveis do serviço. Depois, defina de maneira realista quantas horas serão despendidas para que as coisas corram conforme o planejado.

O cálculo de horas é a principal diferença entre orçamento de vendas e de serviços.

Dica: multiplique o tempo definido de trabalho por 1,5x. Assim, você descobre quantas horas deverá cobrar do cliente.

Em seguida, calcule o valor da sua hora da seguinte maneira:

Pense no quanto você quer e precisa ganhar por mês com os serviços prestados. Talvez o valor que você almeja não seja a quantia necessária no momento. Se esses números divergirem, encontre uma média.
Multiplique a quantia objetivada pelo número de meses do ano (12). Esse será o seu salário anual.
Divida o salário anual pela média de horas que você pretende trabalhar ao longo dos 12 meses. O número costuma girar em torno de 2 mil horas, talvez um pouco mais.
O valor final da divisão será o seu preço por hora trabalhada.

Esteja sempre de olho nos preços de concorrentes para não ficar nem muito além nem muito aquém dos valores praticados no mercado.

6 dicas de como escrever um e-mail de orçamento

As chances da sua proposta de orçamento ser aceita pelo cliente aumentam bastante quando você a envia de maneira formal, com educação e transparência.

Portanto, faça um e-mail contendo todas as informações necessárias para que o cliente compreenda as razões do valor cobrado pelos seus serviços.

Confira algumas dicas do que você deve incluir em um e-mail de orçamento.

1. Faça uma breve introdução

Planeje uma apresentação sua e/ou da sua empresa e histórico, missão, visão e valores. Se quiser e tiver, adicione selos, certificados e outras credenciais. Mas não se estenda!

2. Apresente um parágrafo de justificativas

Mostre ao cliente as razões pelas quais eles estão fazendo a melhor escolha ao optar pelo seu trabalho. O que você tem a oferecer que outras empresas não têm?

3. Dê detalhes sobre o orçamento

Informações sobre quem estará envolvido nos processos, quais processos serão necessários até a conclusão do serviço, que conceitos estão envolvidos na sua ideia, como acontece a logística e a execução no decorrer de todas as etapas etc.

4. Apresente observações adicionais

Dê informações específicas para cada cliente, como orientações e detalhes sobre o seu trabalho. Atenção: sem esses pontos, você não terá como se defender caso haja algum problema ou reclamação.

5. Agradeça sempre

Pela disponibilidade e pelo interesse, somados a uma conclusão que resume o conteúdo anterior do documento e enfatiza mais uma vez os diferenciais do seu trabalho.

6. Inclua uma assinatura

Esse é um ponto que mostra profissionalismo da sua parte. Planeje uma assinatura com seus dados completos, contatos e redes sociais para que o cliente saiba onde encontrar você.

Dados para documento de orçamento

Da mesma forma que você precisará fazer um contrato de prestação de serviço documentando o trabalho, também precisa adicionar ao e-mail de orçamento informações sobre ele em anexo.

Nesse anexo devem constar:

identificação do serviço prestado e da pessoa responsável por ele;
data de início da prestação do serviço;
data programada de término e duração total;
nome completo do cliente e CPF;
nome da empresa do cliente e CNPJ caso o serviço for prestado para pessoa jurídica;
endereço com CEP e e-mail do cliente;
contatos da sua empresa - prestadora do serviço - e logotipo;
observações extras, se houver;
valor total do serviço; e
forma de pagamento.

Para prevenir quaisquer conflitos ou complicações, registre data e hora da criação do documento no próprio arquivo que será enviado.

Salve antes de anexar e guarde uma cópia!

O melhor formato para salvar o documento que será anexado é o “PDF”. Assim, ninguém além de você pode alterá-lo.

Se você tiver um sistema de gestão financeira empresarial, pode até mesmo adicionar o arquivo lá para não perder nunca mais.