Para emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) rápido e dentro da lei, saiba o tipo de documento que você precisa gerar, faça um cadastro fiscal na sua prefeitura ou no seu estado, adquira um certificado digital, adote um sistema emissor e, enfim, preencha o documento.
A NF é uma obrigação tributária importante para manter a regularidade fiscal da sua empresa, e deve ser emitida por quem comercializa produtos ou presta serviços, o que também inclui Microempreendedores Individuais (MEIs) que vendem para outros CNPJs.
Se o seu negócio se encaixa em uma dessas categorias e precisa de uma solução rápida e online para cumprir suas obrigações, este artigo é para você! Mas, antes, entenda um pouco mais sobre a NF-e e sua importância para a operação legal da sua empresa.
Por que é importante emitir Nota Fiscal eletrônica?
A emissão da Nota Fiscal eletrônica é importante para manter o seu negócio na legalidade, e emiti-la é uma obrigação em qualquer tipo de negociação, já que é a partir dela que os tributos a serem cobrados são fiscalizados e recolhidos.
O documento deve ser emitido logo depois de uma transação comercial que envolva a circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, até porque, se isso não acontecer, a sua empresa pode sofrer penalidades, como as caracterizadas por sonegação de impostos.
A emissão também é importante para auxiliar no controle de entradas e saídas, no monitoramento dos impostos e do faturamento, além, claro, de servir como prova de regulamentação diante das fiscalizações.
Agora, para quem compra, o documento serve como um comprovante para o uso da garantia, trocas, devoluções e comprovação fiscal para a prestação de contas à Receita Federal no momento da declaração do Imposto de Renda.
Ou seja: não tem como fugir do processo, mas o lado bom de tudo isso é que, com o formato eletrônico, a emissão ficou mais moderna, eficiente e fácil, já que todo o procedimento, o controle e o armazenamento dos documentos fiscais, agora, é digital.
Quem deve emitir Nota Fiscal eletrônica?
Todos os CNPJs que comercializam produtos ou oferecem serviços devem emitir Nota Fiscal eletrônica para manter suas obrigações fiscais em dia e evitar problemas com o Fisco. Os únicos que não são obrigados a emitir o documento são aqueles enquadrados como Microempreendedores Individuais, embora a obrigação também exista para esse grupo em caso de venda ou prestação de serviço para outras pessoas jurídicas.
Confira, no resumo, quem deve emitir Nota Fiscal eletrônica:
- MEIs (quando negociam com outras empresas);
- Microempresas (ME);
- Empresas de Pequeno Porte (EPP);
- e-commerces;
- negócios que aderem ao Simples Nacional; e
- negócios tributados pelo Lucro Real e pelo Lucro Presumido.
Faz parte de alguma dessas categorias? Então, não pule o próximo tópico!
Como emitir Nota Fiscal eletrônica: passo a passo rápido e eficiente
O processo é simples: escolha o tipo de NF-e que deseja emitir, faça o cadastro fiscal na Secretaria de Estado da Fazenda do seu estado ou na prefeitura da sua cidade (se a Nota Fiscal for de serviço), obtenha um certificado digital, adote um sistema de emissão e, depois, preencha o documento.
Deu de cara com termos ou processo que você desconhece? Continue a leitura e elimine suas dúvidas sobre o tema!
1. Escolha o tipo de Nota Fiscal que deseja emitir
Entre notas, comprovantes, recibos e documentos similares que costumam acompanhar a obrigação tributária, existem, pelo menos, 15 tipos de Notas Fiscais válidas no Brasil atualmente.
Como você deve imaginar, sua emissão não deve ser aleatória, mas relacionada ao tipo de atividade que você desempenha. Entre as principais, estão as seguintes:
- Nota Fiscal eletrônica de Produtos ou Mercadorias (NF-e);
- Nota Fiscal eletrônica de Serviços (NFS-e);
- Nota Fiscal ao Consumidor eletrônica (NFC-e), para os casos de venda direta sem a identificação de quem compra, comumente utilizada no varejo e equivalente ao cupom fiscal.
Para prosseguir da maneira correta, você deve ter certeza da atividade desempenhada pelo seu negócio e da Nota Fiscal que deve acompanhar suas negociações, isso porque o caminho até a emissão pode mudar completamente dependendo da sua escolha.
2. Obtenha um certificado digital
Um certificado digital é um recurso online que permite a assinatura digital para pessoas jurídicas, autenticando as transações que acontecem no ambiente online. Seu uso é um requisito para a emissão de Notas Fiscais eletrônicas.
Para possuir um, você pode utilizar certificados avulsos em sites do governo ou obter o seu próprio certificado por meio de empresas especializadas que atuam conforme a Lei da Assinatura Eletrônica.
Isso porque é necessário que uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas brasileira (ICP-Brasil) esteja envolvida no processo para tornar o certificado digital possível e seguro.
3. Faça o seu cadastro fiscal
Para iniciar a emissão, você precisa fazer um cadastro fiscal junto ao governo e, assim, obter uma autorização. Existem duas formas de fazer isso, uma vez que há credenciamento específico para empresas de comércio e outro para empresas prestadoras de serviços, como você confere abaixo.
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Para empresas de comércio: cadastro na SEFAZ
Se você possui uma empresa de comércio, o cadastramento deve ser feito na Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ) do seu estado, seja no ambiente online ou no espaço físico do órgão.
O procedimento também pode variar de estado para estado e de região para região, por isso, o indicado é procurar um contador que possa ajudar com a parte burocrática local e garantir que tudo seja feito conforme prevê a legislação.
Nesta etapa, você precisa ter um pouquinho de paciência, já que o SEFAZ pode levar até 15 dias para conceder a autorização para que você comece a emitir NF-e.
Para empresas prestadoras de serviços: credenciamento na prefeitura da cidade
No caso de prestadoras de serviços, o cadastro para a emissão de NFS-e deve acontecer na prefeitura da cidade. Primeiro, é preciso realizar o preenchimento de um formulário de credenciamento disponível no site da administração municipal e, a partir disso, gerar um protocolo de comparecimento ao local, com data e hora marcada.
No dia em questão, tenha em mãos os seguintes documentos:
- protocolo de solicitação de credenciamento para obtenção da senha de acesso;
- via original do CPF; e
- documento de identificação do representante legal e dos atos constitutivos da pessoa jurídica.
Se todos os documentos estiverem corretos, uma senha será gerada, e o acesso ao sistema de geração de notas da prefeitura liberado, notificando o acesso por meio do seu e-mail.
4. Adote um sistema de emissão de NF-e
Com a autorização do órgão responsável em mãos, você deve procurar um bom software emissor de Notas Fiscais eletrônicas. Para isso, você pode contar com o emissor nacional do governo federal ou usar um sistema mais robusto, com integrações e funcionalidades extras.
A última opção costuma ser mais atraente, já que plataformas que emitem NFs automaticamente podem armazenar os dados de seus clientes, automatizar o processo e salvar os documentos em nuvem, evitando corrompimento ou perda de notas e simplificando as operações de gestão da empresa.
5. Preencha o documento com atenção
Depois de conseguir a autorização do governo e de escolher um emissor robusto de NF-e, terá chegado a hora de colocar a mão na massa, mas, claro, confira se todos os seus dados, como inscrição municipal, CNPJ e razão social, estão corretos antes de sair preenchendo as informações nos papéis.
Depois, basta ler atentamente o que o template pede e completar os campos conforme o solicitado. É nesse momento que você inclui as informações de quem compra e descreve os produtos/serviços e valores.
6. Efetue a emissão da NF-e ou NFS-e sempre que fizer uma venda
Assim que o documento estiver preenchido e todos os dados forem revisados, faça a emissão e envie uma cópia do documento ao destinatário. Um sistema de cobrança com emissão de Nota Fiscal automática pode ser a solução nesse caso.
7. Guarde uma cópia do documento por, pelo menos, 5 anos
De praxe, uma cópia da NF-e vai para o cliente e outra fica com a empresa, que deve armazenar o documento em lugar seguro por, pelo menos, 5 anos após sua emissão, afinal, por configurar uma obrigação fiscal, o documento pode ser solicitado pelo Fisco a qualquer momento dentro desse período.
E isso serve tanto para a documentação referente a vendas de produtos quanto de prestação de serviços!
O mais recomendado, portanto, é concentrar suas cópias em um só lugar, de preferência em um ambiente nuvem, e, como você viu anteriormente, mesmo quem se encaixa como Microempreendedor Individual pode precisar emitir o documento.
Como MEI emite Nota Fiscal eletrônica?
Para emitir Nota Fiscal como MEI, o Microempreendedor Individual deve passar pelo mesmo processo como qualquer outra empresa: obter um certificado digital, fazer o cadastro no órgão responsável, contar com um software de emissão e, então, preencher e disparar o documento.
Mesmo que você não se encaixe na obrigatoriedade, é bom conhecer o processo, já que o documento possibilita a venda de produtos e serviços para negócios maiores e órgãos públicos que fazem essa exigência, o que pode auxiliar na expansão dos seus negócios no final do dia.
E como emitir Nota Fiscal de Serviços eletrônica?
Para emitir Nota Fiscal de Serviços eletrônica, você deve adquirir um certificado digital, fazer um cadastro na prefeitura da sua cidade, contar com um sistema de emissão de notas, preencher o documento com os dados do cliente e do serviço e, por fim, emiti-lo e enviá-lo ao contratante.
Mas fique atento(a): a permissão para emissão de notas do MEI é dada pela administração municipal onde o prestador de serviços possui registro, e não pela Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ). Para receber o “ok” necessário, vai ser preciso preencher um formulário no site da prefeitura ou ir pessoalmente até lá.
Já para emitir com agilidade sua NFS-e e fazer a gestão adequada de cada uma delas, o melhor caminho é contar com um sistema de emissão de NFS-e, como o da Cobre Fácil, no qual você consegue cobrar pelos seus serviços de modo recorrente e automatizado, profissionalizar o seu negócio e ainda disparar suas NFs automaticamente logo após o recebimento do pagamento.
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