Como cobrar clientes inadimplentes por telefone ou mensagens?

Para cobrar um cliente inadimplente por telefone, e-mail ou mensagem de texto, você deve redigir um script de cobrança ou aproveitar modelos específicos disponíveis na internet e usados para esse tipo de situação.

Também é proibido pela lei contatar outros que não sejam o titular da dívida ou realizar ligações fora do horário comercial, por exemplo.

A importância de saber conduzir um processo como esse vai muito além de tentar receber os valores devidos para a sua empresa. Isso porque, uma vez feita de maneira equivocada, a tentativa pode levar a problemas mais sérios.

No Brasil, as relações entre um cliente e uma empresa são cuidadas pelo Código de Defesa do Consumidor e, dentre muitos outros aspectos, um tópico dessa lei que recebe atenção especial é, justamente, o que trata das possibilidades de cobrança.

Não há dúvidas da importância da cobrança de inadimplentes para manter em dia a sua gestão de recebíveis, importantíssima para a saúde financeira de qualquer empresa, mas, como fazer isso sem dor de cabeça? Descubra agora!

Como cobrar clientes que não pagam?

Uma vez que você precise cobrar clientes que não pagam, é preciso seguir à risca um roteiro que permite que a cobrança seja feita de maneira adequada e eficiente. Também é preciso traçar estratégias específicas para enviar comunicados ou fazer ligações e definir um tom de voz, por exemplo.

Outra coisa! Tente ser o mais flexível possível em termos de prazos, cobrança de multas e juros e até nas formas de pagamento oferecidas. Quanto mais opções você disponibilizar, mais chances terá de receber.

Este artigo poderá servir como um guia para você no processo. Continue a leitura.

Como agilizar a cobrança de inadimplentes?

Os meios de comunicação mais utilizados hoje em dia, como telefone, mensagem pelo WhatsApp e e-mail, não só podem como devem ser usados para agilizar cobranças, mas é preciso se atentar ao que diz a lei.

Antes de redigir a mensagem de cobrança, seja a que você vai enviar por texto ou a que vai falar pelo telefone com o seu cliente, considere os seguintes pontos:

• o consumidor não pode ser exposto ao ridículo;
• não pode haver ameaça e nem constrangimento; e
• lembre-se de que, caso ele seja cobrado de maneira indevida, poderá requerer o valor em dobro da sua empresa.

Vale ressaltar que o Código de Defesa do Consumidor permite cobrar apenas o cliente, não podendo acionar colegas de trabalho, vizinhos, amigos e familiares, por exemplo e impõe que qualquer tipo de comunicação aconteça única e exclusivamente em horário comercial.

Quando você conseguir contato com o devedor, não o ameace e nem o constranja: o processo já não é dos mais confortáveis e cabe a você não tornar o clima ainda mais pesado.

Com isso em mente, será hora de começar!

Como cobrar inadimplentes pelo telefone?

Em primeiro lugar, é bom manter o cadastro do cliente sempre atualizado, para ter certeza de que o contato telefônico será bem-sucedido. Lembre-se de não cobrar outras pessoas que possam atender ao telefonema e faça a cobrança de maneira amigável.

Quando conseguir contato, vá direto ao ponto, dizendo seu nome, de qual empresa está telefonando e o motivo do telefonema. Tente sempre negociar e saiba, antes de efetuar a ligação, até que ponto você pode ceder, especialmente se você não for o dono da empresa que estiver cobrando.

Evite prejuízos, mas vá preparado para uma negociação. Quando a conversa acontece no “um para um”, como é o caso pelo telefone, a situação pode esquentar e é preciso estar preparado para saber até onde ir, sem cair na armadilha das ameaças e constrangimentos.

Você tem o direito de receber e essa é uma tentativa extrajudicial de cobrança. Caso a tentativa seja frustrada, será possível contar com outras cartas na manga, como uma ação judicial de cobrança protestada em cartório.

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Como cobrar um cliente inadimplente por e-mail?

Certifique-se de que o e-mail seja mesmo do seu cliente e prepare uma mensagem bem clara sobre o assunto, mas sem causar constrangimento e de forma que a cobrança não pareça uma ameaça.

Parece difícil fazer isso, mas não é. Aliás, as orientações válidas para cobranças por telefone também cabem aqui e em qualquer outro formato de comunicado!

Que tal conferir uma mensagem pronta que você pode usar como exemplo? Algo como o modelo a seguir pode resolver o seu problema!

Simples, direto ao ponto e, uma vez que o envio acontecer por texto, ficará para sempre registrado, o que pode servir como prova da sua conduta na hora de um eventual embate com o cliente em casos de cobranças judiciais.

Como cobrar um cliente inadimplente por mensagem pelo WhatsApp?

Mantenha a compostura e elabore um script/roteiro de cobrança, seguindo à risca o que manda a lei e tendo sempre em mente até que ponto você está disposto a negociar.

Assim como o e-mail, as mensagens por texto são vantajosas porque ficam registradas e servem como provas nos casos em que é preciso acionar a justiça. O aplicativo em questão ainda serve como um intermediário entre o telefone e o e-mail, uma vez que a conversa pode evoluir “em tempo real”.

Outra vantagem de cobrar pelo WhatsApp é que é possível, em alguns casos, ter a certeza de que a mensagem foi, pelo menos, lida pelo destinatário.

Esse fator é bem importante para caso você precise tomar outras medidas mais sérias quanto à cobrança, como entrar com ações judiciais para reaver os valores devidos, ou mudar de estratégia na hora de cobrar.

Afinal, o consumidor não pode alegar que não recebeu ou não foi informado da dívida em aberto, né?

Ainda se sente inseguro(a) quanto ao que dizer em um momento como esse? Confira os modelos abaixo e aumente suas chances de reaver um dinheiro que é seu por direito!

5 frases para cobrar clientes inadimplentes

As frases a seguir servem como mensagens de cobrança para clientes inadimplentes e levam em consideração o que diz a lei sobre o processo. Com o auxílio dos exemplos abaixo, a conversa deve fluir naturalmente e você terá mais chances de reaver o valor em aberto.

1. Caro(a) [nome], estamos entrando em contato a respeito da cobrança cujo vencimento era em [data]. Infelizmente, se o pagamento não for realizado até [data máxima], teremos que tomar outras medidas. Atenciosamente, [empresa].
2. Caro(a) [nome], ainda não recebemos os R$ [valor] e o prazo de vencimento acabava em [data]. Solicitamos que o pagamento seja realizado até a data [nova data limite], para que não precisemos tomar outras medidas. Cordialmente, [nome da empresa].
3. [Nome do cliente], este é um aviso final sobre o não recebimento do pagamento de R$ [valor], cujo vencimento era em [data do vencimento], referente a(o) [descrição do produto ou serviço]. Podemos aguardar o pagamento do mesmo valor sem a cobrança de juros até a data [prazo máximo]. Atenciosamente, [nome da empresa].
4. [Nome do cliente], depois de muitas tentativas de comunicação, podemos confirmar que não recebemos o pagamento pelos serviços prestados. Teremos que tomar novas medidas para receber o valor. Caso você pense que esta mensagem é um engano, por favor, entre em contato para resolvermos a situação. Atenciosamente, [nome da empresa].
5. Olá, [nome do cliente], apesar de todos os nossos lembretes anteriores à data de vencimento, ainda não recebemos o seu pagamento, que vencia em [data do vencimento]. Teremos que tomar outras ações a respeito dessa cobrança caso o pagamento não seja identificado até a data [data estipulada]. Cordialmente, [nome da empresa].

Vale ressaltar que, mesmo com os cinco modelos de cobrança para clientes inadimplentes aqui de cima, o ideal é que você monte seu próprio script de acordo com o perfil do seu cliente, seu nicho e produto ou serviço oferecido.

É difícil criar um modelo ou estratégia que sirva para todos os clientes e todos os tipos de negócio, mas o que importa é que você conheça e entenda bem o seu cliente para saber qual a melhor abordagem.

Ah, e para evitar dores de cabeça e reduzir a inadimplência, uma dica muito importante é investir numa régua de cobrança automatizada que emita os lembretes de pagamento a todos os consumidores mais de uma vez no prazo combinado para acerto das contas, e aumente as chances de recebimento de todos os valores devidos.

Assim, você pode diminuir drasticamente as chances de inadimplência da sua empresa enquanto ganha tempo para focar no crescimento sustentável, com a ajuda de um sistema de cobrança completo. Experimente!