Toda relação contratual de prestação de serviço exige um comprometimento das partes envolvidas. De um lado, o serviço que deve ser fornecido de forma regular e, do outro, o pagamento recorrente das mensalidades cobradas.
Quando um ou o outro lado descumpre o combinado, temos um problema instaurado, logo, precisamos encontrar meios para resolvê-lo. Com a cobrança da mensalidade da sua academia não é diferente.
Por isso, neste artigo, mostraremos como cobrar de forma eficiente seus clientes e receber, portanto, em dia seus pagamentos - sem burocracia e de maneira descomplicada.
Como cobrar os clientes da minha academia?
Para cobrar os clientes da sua academia de forma descomplicada, você terá que percorrer algumas etapas que tornarão seu processo de cobrança mais rápido, neutro e eficiente.
Assim, para facilitar a cobrança de mensalidades do seu negócio, preparamos um passo a passo prático para você. Confira:
1. Utilize boletos mensais para realizar a cobrança
Existem pelo menos três tipos de boleto: o boleto avulso, o mensal e o carnê. Por esse motivo, utilizar o tipo certo de boleto é imprescindível para obter os benefícios reais de cada um.
Desse modo, certifique-se de que o boleto encaminhado aos seus clientes seja o mensal, pois os membros da sua academia deverão pagar mensalidades e não boletos distintos todos os meses. Por esse motivo, evite optar por boletos avulsos.
Afinal, o trabalho manual exigido nos boletos avulsos penaliza a otimização das cobranças mensais. No mais, fazer uso de boletos mensais (mensalidades) pressupõe que eles tenham data e horário fixo para serem encaminhados, pois devem estar disponíveis para serem pagos na data prevista, ok?
Outra vantagem dos títulos mensais de cobrança é que, de modo geral, é possível programá-los e, ao contrário do boleto avulso, preenchê-los uma única vez, podendo replicá-los mensalmente enquanto seus clientes ainda forem seus clientes.
2. Envie avisos de cobrança com frequência
Poucas atitudes podem trazer tanta eficiência para o seu sistema de pagamentos quanto enviar lembretes de cobrança antes, durante e depois da data de vencimento dos títulos.
Enviar avisos de cobrança regularmente evita o óbvio: que seu cliente esqueça de efetuar o pagamento da mensalidade. Além disso, lhe recorda da necessidade de entrar em contato com a empresa caso aconteça algum imprevisto financeiro naquele determinado mês.
O lembrete encaminhado dias antes serve para prepará-lo; o lembrete na data de vencimento, para lembrá-lo; e o aviso depois do vencimento, para deixá-lo ciente da fatura em aberto e da incidência de juros e, em casos mais graves, do cancelamento do serviço.
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3. Neutralize o tom das mensagens encaminhadas
Tornar as mensagens de cobrança mais impessoais preserva a relação da empresa com seus clientes. Em sua academia não deve ser diferente.
Não entenda mal, o processo de cobrança tem que acontecer, mas tendo como base os princípios da boa cobrança, cujo objetivo é manter uma comunicação agradável, mesmo em situações de inadimplência.
Ainda mais se você for o personal trainer e também o dono do negócio. Nesse caso, terá que tomar o dobro de cuidado para que essa cobrança não interfira na relação com seu cliente/aluno. Assim, quanto maior for a neutralidade, educação e eficiência nesse processo, melhor.
4. Automatize o processo de cobrança da sua academia
Talvez, você esteja se perguntando: “mas como terei tempo de trabalhar minuciosamente no meu sistema de cobrança e, ainda, fazer a gestão da minha academia?”. Felizmente, temos uma resposta.
Para ter um processo de cobrança otimizado, impessoal e eficaz, a solução mais apropriada será automatizar as cobranças. Seja contratando um serviço de cobranças externo ou criando seu próprio sistema de pagamentos.
Automatizando-as, será possível criar uma régua de cobrança para o seu negócio, ou seja, programar a emissão e o envio dos boletos dos seus clientes, bem como disparar, automaticamente, lembretes de cobranças - com mensagens impessoais preparadas previamente.
5. Não tenha medo de cobrar seus clientes
Por último, mas não menos importante, não se sinta culpado ou “incomodando” ao cobrar os seus clientes. Por vezes, esse sentimento de parceria atrapalha o seu negócio.
A empatia deve existir, inclusive é fundamental que exista. Mas lembre-se: sua empresa presta um serviço e deve receber por ele.
Cobrar seus alunos não precisa ser uma tarefa complicada, principalmente se você fizer uso das ferramentas e práticas corretas para receber seus pagamentos com tranquilidade.
Busque pôr em prática o passo a passo descomplicado que apresentamos e desfrute, desse modo, dos benefícios trazidos pela cobrança adequada das mensalidades.
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