Muitos sindicatos e associações ao redor do País cobram suas mensalidades através de carnês de pagamento para associação, também chamado de carnê de contribuição de associados.
Esse documento é enviado aos inscritos nas organizações por e-mail ou correspondência ou pode ser entregue pessoalmente a eles, se houver necessidade, e deve conter algumas informações específicas para esse tipo de cobrança.
O carnê de pagamento de associação não é igual a um boleto bancário, apesar de ser muito semelhante. Ele, na verdade, pode substituir o boleto e outras formas de pagamento como cartão de crédito, débito em conta e desconto em folha e ajudar na redução da inadimplência dos clientes.
Saiba mais detalhes e entenda melhor o seu funcionamento no artigo que segue.
Como funciona um carnê de pagamento para associação?
O documento é emitido todos os meses pelo departamento financeiro da própria associação, sindicato ou semelhante, de forma manual ou automatizada, e entregue pessoalmente aos associados ou, então, enviado via correspondência ou e-mail.
Uma vez recebido, o carnê pode ser pago em casas lotéricas, agências bancárias, caixas eletrônicos ou através do internet banking, e atenção: é importante pagá-lo dentro do prazo estipulado de vencimento para não arcar com cobranças de multas e juros que virão acrescidas à próxima mensalidade.
Um associado teve problemas no recebimento do carnê?
Cabe a ele buscar pelo departamento financeiro da associação para solicitar um novo documento ou, ao menos, compreender os motivos do atraso ou da ausência de recebimento.
Se o combinado entre esse associado e a organização é o envio do carnê de pagamento por e-mail, vale fazer a verificação do endereço cadastrado para ter certeza de que ele foi redigido corretamente e, além disso, visitar a pasta de “lixo eletrônico” e confirmar que o documento não foi considerado “spam” quando recebido.
Assim como o endereço de e-mail, todas as outras informações de um carnê devem ser preenchidas com o máximo de atenção. É importante ter, em mãos, uma ficha de cadastro dos clientes, não apenas para utilizá-las no preenchimento das informações, mas para qualquer outro procedimento que exija dados como esses.
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Como preencher um carnê de pagamento?
Entre as informações que devem constar em cada carnê de pagamento de associação para um controle de pagamento mensal adequado, estão:
- Nome completo de quem paga - cliente/associado.
- Dados pessoais do pagador - geralmente RG ou CPF.
- Endereço de e-mail do pagador.
- Data de vencimento do pagamento.
- Valor a ser pago.
- Valor de juros e/ou multas, quando houver.
- Porcentagem e valor de desconto para pagamentos antes do vencimento, quando houver.
- Número da parcela/número da mensalidade sendo paga.
- Nome e endereço da empresa responsável pela cobrança.
Essas informações podem ser acrescidas ao documento de forma manual ou automatizada.
Como fazer um carnê de pagamento para associação?
O primeiro passo para definir como criar um carnê de pagamento mensal para associação é saber se esse documento será desenvolvido e gerado manualmente ou de maneira automatizada.
Muitas associações fazem os seus carnês manualmente, preenchendo-os em um documento de word ou em uma planilha de excel, por exemplo.
Nesses casos, todos os meses são adicionados a eles os dados de pagamento e de cada associado um por um. Algumas empresas mais atualizadas, por outro lado, já optam pela geração e emissão automatizada dos carnês, através de soluções digitais.
Qual a diferença entre carnê manual e automatizado?
Carnês feitos manualmente costumam conter menos informações do que os carnês emitidos de forma automatizada, além de exigirem mais tempo dos profissionais do departamento financeiro da associação ou sindicato e estarem mais sujeitos a erros.
Carnês digitais, por sua vez, têm como vantagens a facilidade de emissão e de envio, além de descrever um maior número de informações e dados tanto sobre o associado quanto sobre a organização emissora, inclusive porque algumas dessas informações são exigidas pelo Banco Central. Eles podem, inclusive, ser essenciais na redução da inadimplência.
É mais difícil criar um carnê digital?
Pelo contrário! Existem plataformas criadas especificamente para a realização desse tipo de processo financeiro e basta compreender o seu funcionamento e fazer alguns testes para perceber que elas realmente facilitam, simplificam e desburocratizam a emissão.
Passo a passo para criar carnê de pagamento usando a tecnologia
Para implementar uma solução ou plataforma de emissão automatizada de carnês de pagamento e criar um crediário próprio, associações e sindicatos precisam pesquisar as alternativas disponíveis no mercado e selecionar aquela de maior reconhecimento e credibilidade.
Em seguida, o gestor precisa apenas:
- Fazer um cadastro na plataforma.
- Cadastrar também todos os seus clientes.
- Lançar todos os dados que serão utilizados no preenchimento do carnê.
- Digitar informações complementares e específicas para cada um dos documentos.
- Finalizar o processo.
Quando a plataforma escolhida for uma solução completa e verdadeiramente funcional, ela permitirá o arquivamento de todos os carnês emitidos e fornecerá para a associação ou sindicato o histórico de pagamento de todos os clientes, entre outras coisas, permitindo, assim, uma melhor organização das contas a receber e um melhor controle de entrada e saída de caixa.
Como controlar os pagamentos de carnê de forma automatizada?
Para controlar os pagamentos de carnê de forma automatizada, escolha uma solução de emissão capaz de possibilitar:
- gerenciamento e edição das informações de cada documento com facilidade;
- demonstrativos de parcelas e acompanhamento em tempo real dos pagamentos;
- controle de multas e juros e também de descontos para pagamentos até alguns dias antes do vencimento;
- envio de lembretes de pagamento aos clientes através de diferentes canais de comunicação - como mensagens para celular e e-mail - além de possibilitar o controle quanto a quem recebe e lê as notificações; e
- consulta do histórico de recebimentos.
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