7 melhores práticas para automação de contas a receber

Para melhorar sua automação de contas a receber, você precisa: fazer mapeamento e análise de processos, definir uma equipe para essa função, monitorar constantemente os procedimentos, focar no cliente, registrar as informações e ter uma política de cobrança bem estabelecida.

A Intuit, companhia internacional focada em gestão financeira, identificou, através de um levantamento, que quase metade das pequenas e médias empresas brasileiras ainda controla suas contas manualmente.

Esse dado representa um problema, já que a falta de automação pode estar impedindo o crescimento de muitos negócios e afetando diretamente a economia do país.

Se você tem dúvidas relacionadas aos sistemas automatizados e prefere fazer tudo na ponta do lápis, este artigo vai mudar sua opinião e ainda fazer você ganhar mais dinheiro. Ficou curioso(a)? Continue lendo!

O que é a automação de contas a receber?

É a implementação da tecnologia para facilitar a gestão de contas e pagamentos, transformando processos que seriam manuais, como preenchimento de planilhas, de documentos, o recebimento de contas, a gestão de recebimentos a e emissão de Nota Fiscal, em automáticos.

Essa automação já é realidade em muitos setores da economia, desde a indústria até o atendimento ao cliente.

No setor financeiro, ela também tem papel importante, independentemente do porte da empresa, porque processos automatizados são mais rápidos e guardam as informações de todos os envolvidos, em segurança, na nuvem.

E ela é boa para o público também, já que existem soluções para gestão de recebíveis que oferecem várias formas de pagamentos, como Pix, cartão, boleto etc., o que facilita o recebimento e reduz a inadimplência.

Quer saber mais sobre como a automatização pode ajudar você? Acompanhe!

Por que você deve automatizar contas a receber?

Ao automatizar suas contas a receber, você vai conseguir otimizar processos, aumentar a satisfação dos clientes, melhorar a produtividade e ainda ter recursos poderosos a seu favor na gestão financeira.

Todos esses benefícios vão fazer sua empresa ganhar mais e gastar menos, facilitar o crescimento e também contribuir com o bem-estar dos seus colaboradores.

Conheça cada uma das vantagens a seguir.

Para otimizar processos

Otimização de processos significa deixar cada etapa de uma atividade mais rápida e eficiente.

Imagine que, ao receber o pagamento de uma conta, o funcionário precisa conferir o valor, registrar que o pagamento foi feito e informar o setor financeiro.

Todas essas etapas levam um certo tempo se são feitas por um ser humano, o que é normal, mas, quando a automatização é aplicada, elas se dão quase de maneira instantânea, minimizando erros e agilizando todos os outros passos.

Para aumentar a satisfação dos clientes

Uma má gestão de recebimentos pode abalar muito a sua relação com os clientes.

Quando, por exemplo, alguém paga por um produto ou serviço e esse pagamento não é registrado corretamente, o que acontece?

O cliente acaba sendo cobrado mais de uma vez, não recebe o que comprou ou tem o serviço cortado. Com certeza, você consegue perceber a dor de cabeça que isso pode causar…

Receber de forma automatizada elimina praticamente por completo essas situações, melhorando a visão que o público tem do seu negócio.

Para melhorar a produtividade

Registrar e receber pagamentos é uma tarefa repetitiva, que envolve números, nomes, códigos, planilhas e papéis.

Os funcionários que precisam lidar com isso todos os dias acabam se esgotando bem rápido, ficando desatentos, desmotivados e cometendo mais erros.

Esse tipo de problema não acontece com processos automáticos, já que a quantidade de tarefas executadas por uma pessoa é bem menor.

Além disso, os colaboradores vão perder menos tempo com as ações, conseguindo se dedicar mais para resolver problemas complexos ou estratégicos e que exigem a ação de um ser humano.

Para ter recursos poderosos para a gestão financeira

Uma das maiores vantagens de utilizar softwares de contas a receber são as ferramentas que eles oferecem. Os mais completos conseguem até mesmo elaborar gráficos e relatórios de maneira automática.

Pense no trabalho que seria anotar todas as informações de datas, valores e origens de cada conta em uma planilha para, só depois, criar um documento com esses dados.

Com uma plataforma de gestão de recebíveis, isso pode ser feito em apenas alguns cliques, oferecendo ao seu setor financeiro a possibilidade de avaliar o desempenho da empresa sempre que precisar – e o melhor: sem quebrar a cabeça.

É difícil conhecer todas essas vantagens e não querer tê-las no seu negócio, né? Pensando nisso, vamos explicar para você como automatizar as contas. No próximo tópico!

Como automatizar contas a receber?

Para automatizar, procure um sistema confiável. Existem várias plataformas por aí que oferecem uma gama de serviços e funções e você precisa comparar e identificar qual delas fornece os recursos mais importantes para sua gestão.

As plataformas mais avançadas disponibilizarão funcionalidades como:

• emissão automática de Nota Fiscal;
• várias formas de pagamento – boleto, Pix, link de pagamento, cartão de crédito e débito;
• facilidade para protesto de boletos e de outras dívidas;
• possibilidade de automatizar mensalidades e outras cobranças recorrentes;
• ferramentas integradas; e
• gráficos e relatórios completos, mas simples de entender.

Agora, sabendo o que buscar, é só identificar qual plataforma de gestão financeira tem todos esses recursos para oferecer e dar início a uma nova etapa do seu empreendimento.

Mas, por que parar por aqui? Ainda é possível aliar a automatização a uma série de boas práticas para aproveitar ao máximo o valor dessa solução. Vem com a gente!

7 melhores práticas de automação de contas a receber

As sete melhores práticas para ampliar ao máximo a eficiência da sua gestão automática incluem fazer mapeamento e análise de processos, definir uma equipe para cuidar deles, estimular a própria automação, monitorar constantemente, registrar as informações, focar no cliente e ter uma política de cobrança bem definida.

Confira como funciona cada uma dessas práticas!

1.  Fazer mapeamento e análise dos processos

Já falamos lá em cima que uma das vantagens da automatização é que ela deixa todos os processos mais rápidos e eficientes, mas, para fazer isso, é preciso conhecer cada um desses processos primeiro.

É isso o que chamamos de mapeamento: fazer um mapa de cada ação tomada no setor de cobranças e recebimentos. Essa tarefa deve ser realizada pela equipe de colaboradores que atuam nessa área, já que eles vão ter maior conhecimento e propriedade no assunto.

Depois de elaborar esse mapa, vem a parte da análise, em que o seu time precisa identificar alguns pontos, como:

• quais tarefas são desnecessárias ou repetitivas;
• quais ações que ainda não estão sendo automatizadas, mas que poderiam ser;
• como são armazenadas e distribuídas as informações; e
• qual a possibilidade de interligar um ou mais processos automáticos.

A partir desses pontos, fica mais simples melhorar e integrar todos as partes de um recebimento, cortando etapas desnecessárias e melhorando a comunicação entre elas.

2.  Definir uma equipe

Vamos reforçar: ter uma equipe encarregada da automação financeira é fundamental.

Esses profissionais precisam atuar em todas as etapas da implementação de uma plataforma de recebimentos, desde o planejamento até a operação.

Para que tudo aconteça da maneira mais eficiente, eles devem estar capacitados para operar o sistema e devem conhecer bem os produtos e todo o processo operacional da empresa.

Essa equipe também vai ser responsável por algumas outras funções que listamos para você. Segue o fio!

Fornecer feedback do software

Quando seus colaboradores começarem a usar uma plataforma automatizada, eles provavelmente identificarão características que poderiam ser melhoradas ou adaptadas nesse software.

Essas mudanças podem ser implementadas conversando com a empresa que oferece o serviço, que vai identificar, junto com a sua equipe, o melhor caminho a ser seguido.

Treinar outros funcionários

Apesar de ter apenas uma parte dos funcionários da empresa lidando diretamente com esse setor, todos precisam entender como ele funciona.

Os colaboradores do próprio setor serão responsáveis por isso e vão ter a tarefa de apresentar, para o resto do time, como é a operação do software, quais são suas ferramentas e como utilizá-las.

Oferecer suporte interno

Mesmo com todo o treinamento, ainda surgirão dúvidas e problemas ao longo do caminho. Identificar e ajudar a resolver essas questões é outra responsabilidade dos profissionais encarregados pelo uso da automatização.

Além de tirar dúvidas de outros colaboradores, eles também devem encaminhar ao suporte da plataforma quaisquer erros ou problemas que identificarem com o passar do tempo. Agora, voltando às práticas.

3.  Estimular a automação

De nada adianta implementar uma ferramenta se ela não for bem utilizada. Pode ser desafiador para quem é gestor mudar uma série de tarefas que seus funcionários já estavam acostumados a fazer, mas é algo que precisa acontecer em prol do progresso.

Esclareça com todos quais serão as mudanças, como esse sistema será implementado e quais suas vantagens. Assim que seus funcionários começarem a perceber os benefícios da automação, não vão querer voltar pro manual!

4.  Monitorar tudo constantemente

Quando tudo estiver correndo bem, com um software bem completo e uma equipe capacitada, você já vai conseguir notar a melhora na gestão. Para ter certeza que tudo está funcionando corretamente, monitore sempre os indicadores.

Fique atento ao desempenho da equipe e da plataforma em geral, faça uma análise de relatórios e fluxos de caixa, identifique a quantidade de tarefas e o tempo de execução no sistema.

Esses dados ajudam a visualizar melhor todo o processo financeiro, saber onde é possível melhorar e elaborar estratégias para fazer isso acontecer.

5.  Registrar as informações

Outra prática muito importante é manter o máximo de informações possíveis registradas em documentos. Esses arquivos precisam conter dados do financeiro, de procedimentos e quaisquer outros que sejam relevantes.

Ter esses conhecimentos sempre disponíveis vai facilitar a implementação de mudanças, identificar erros e possibilitar ajustes.

6.  Focar no cliente

Mesmo sendo um processo interno, a automatização pode – e deve – atingir seus clientes. Faça com que eles percebam a mudança e as melhoras na qualidade e na agilidade do seu atendimento.

Deixe claro que, agora, eles têm várias formas de pagamento disponíveis (se o seu software disponibiliza isso) e ressalte todas as vantagens desse benefício. Ao fazer isso, você vai estar melhorando, não só o ambiente interno do seu empreendimento, mas também o externo.

7.  Ter uma política de cobrança bem definida

Com todo o processo de recebimento automático, não poderíamos deixar de falar da política de cobrança. Ela é que vai definir qual será a sua gestão de inadimplência, ou seja, o que vai ser feito com os devedores.

Quando um cliente seu deixa de pagar no prazo, seja qual for o motivo, é importante ter estabelecido como ele será cobrado, quais as etapas dessa negociação e o que acontece nelas.

Isso pode ser feito de várias maneiras diferentes, mas a parte boa é que um sistema com automação de cobrança pode ajudar. Muitos deles têm funcionalidades específicas só para lidar com isso, como a régua de cobrança e a possibilidade de protestar dívidas online.

Agora deu para entender que aliar boas práticas à automação de processos pode fazer seu negócio crescer e muito, não é? Esperamos que este artigo ajude você a decidir o melhor caminho para sua gestão financeira. Bons negócios!