Saber como organizar as contas a receber é crucial para a saúde da empresa, então, pegue um papel e uma caneta e comece a anotar as dicas: faça as cobranças, anote os valores a receber, organize as datas de vencimento e use um software de gestão.
No entanto, para que essas dicas sejam executadas de maneira correta, é preciso contar com um departamento especial para essa função.
Afinal, controlar o recebimento das contas é um trabalho que requer atenção e cuidado para evitar a inadimplência. Veja, a seguir, o que os responsáveis por essa função podem fazer pela sua empresa.
O que faz o departamento de contas a receber?
Esse departamento deve cuidar dos valores que devem entrar no caixa e, para isso, os funcionários do setor precisam controlar as datas de vencimento de cada conta, emitir Notas Fiscais, controlar a inadimplência e saber negociar.
Essa última função é muito importante, pois mantém a boa relação entre empresa e consumidor, facilitando futuras cobranças e ao mesmo tempo criando oportunidades para uma nova venda.
Para que o controle seja mais produtivo, o gestor deve ter uma organização mensal com o intuito de observar os pagamentos recebidos, as datas de vencimento e a emissão de Nota Fiscal.
Esse relatório ajuda a conhecer melhor seus consumidores, possibilitando entender, com o passar do tempo, quais podem entrar na inadimplência e quais possuem a cultura de pagar com antecedência.
Essa tarefa pode entrar na rotina do departamento assim como outras funções. Confira!
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Qual a rotina de contas a receber?
Criar uma rotina no setor a receber pode ser uma ferramenta a favor do seu negócio. Um bom exemplo é criar o hábito de checar os boletos recebidos, os valores e as próximas datas de vencimento, além de conferir o contato para negociação, checando como vão as ligações e o envio das mensagens de cobrança.
Além dessas funções, os relatórios mensais para acompanhamento do setor e do seu desempenho devem entrar na rotina também, por exemplo, se a inadimplência aumentou de modo significativo de um mês para outro, algo requer mais atenção, certo?
Estruturar o setor e estabelecer rotinas com as contas a receber reflete em todo o financeiro, inclusive nas contas a pagar.
Por esse motivo, criar uma rotina dentro do departamento é algo importante e necessário para os negócios. Pensando nisso, nós trouxemos algumas dicas. Veja só!
Como organizar o setor de contas a receber?
Você já sabe que precisa manter a rotina dentro do setor, não é? Agora, você vai entender como o fato de cuidar do cadastro pessoal dos clientes, efetuar cobranças e ter meios de recebimentos variados podem ajudar no seu controle de caixa.
1. Mantenha a organização no setor
Manter a organização reflete nas ações e no desempenho do trabalho, por isso, mantenha a rotina de cobranças de dívidas, de emissão de cobranças e Notas Fiscais, pagamentos e, principalmente, mantenha a comunicação ativa com o cliente.
2. Atualize o cadastro dos clientes com frequência
Atualizar o cadastro dos consumidores é necessário nessa busca por um controle financeiro, pois é comum que as pessoas troquem de endereço, de telefones e de emprego.
Confira, ao menos uma vez a cada dois meses, se os dados pessoais continuam os mesmos. Essa ação facilita a cobrança tardia e garante o recebimento em dia.
3. Organize os valores a receber por data de vencimento
Ao agrupar os valores por data de vencimento, o setor consegue organizar melhor as cobranças com antecedência e ainda permite saber quais clientes podem estar entrando na inadimplência.
Essa ação é fundamental para o fluxo de caixa. Afinal, como você vai organizar as contas a pagar se não tem controle de quando o dinheiro vai entrar na empresa?
4. Não tenha vergonha de cobrar
A cobrança é o que vai garantir que você receba, por isso, não tenha vergonha de lembrar seu cliente do pagamento.
Inclusive, esse processo precisa ser dividido em duas etapas: aquela feita com antecedência e outra após a data de vencimento.
A cobrança com antecedência serve para duas coisas:
- para relembrar o cliente do compromisso com a empresa; e
- para o gestor saber como está a vida financeira do cliente, sabendo quando há uma boa oportunidade para negociar.
Já a etapa após o vencimento precisa ter uma abordagem diferente, mas também deve mostrar ao consumidor que a empresa está aberta à negociação de valores, reparcelamento e pode oferecer outras formas de pagamento.
5. Crie ações preventivas para receber com antecedência
Todo mundo gosta de descontos, não é mesmo? Pensando nisso, ofereça recompensas ao cliente que quitar a dívida antes da data de vencimento, sejam descontos ou promoções exclusivas.
6. Ofereça ao cliente diferentes formas de pagamento
Se você quer receber, deve facilitar esse processo. Ofereça várias opções de pagamentos, seja por meio do boleto bancário, cartão de crédito ou débito, carnês de parcelamento, pagamento recorrente ou mensalidades.
O fato de poder pagar da maneira que deseja e consegue vai facilitar a vida do cliente e garantir que o pagamento seja feito sem qualquer impedimento.
Para facilitar ainda mais o processo de contas a receber da sua empresa, continue a leitura e entenda o quanto um programa de gestão financeira vai auxiliar você e o seu negócio.
Programa para organizar contas a receber
Um software que organize as contas a receber deve também fornecer outras formas de pagamento e auxiliar no controle das taxas de inadimplência, relatando, com detalhes, as informações referentes a cada conta a receber.
Um sistema de gestão financeira dará suporte ao departamento, fornecendo relatórios completos e ajudando no processo de cobrança, enviando automaticamente as mensagens necessárias para isso.
Afinal, o intuito é vender e receber pelo serviço prestado sem maiores dores de cabeça para realizar o controle.
A planilha e o livro-caixa podem ser úteis na hora de organizar manualmente os valores a receber, mas é preciso trabalhar o dobro para conseguir manter a organização das contas a vencer e das vencidas também.
Usar o sistema ao seu favor é ter a chance de reduzir a taxa de inadimplência e de automatizar as operações financeiras do seu negócio, além de deixar o caixa financeiro mais organizado e seguro, sem correr o risco de fazer cobranças duplicadas e deixar de receber por não ter feito a emissão de algum boleto.
Está esperando o que para testar um sistema de gestão completo na sua empresa e ver o seu negócio crescer ainda mais? A Cobre Fácil pode ajudar nesse processo. Conte com a gente!
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