6 tipos de automação de processos empresariais: veja tendências

Aplicar um ou mais tipos de automação de processos empresariais em um negócio – independentemente do porte ou setor – já é algo obrigatório nos dias de hoje, e empreendedores podem usar computação em nuvem, sistemas de cobranças, inteligência artificial (IA) e outras inovações para aprimorar desde o processo financeiro até o marketing.

À medida que a tecnologia continua a evoluir a passos largos, as organizações buscam maneiras inovadoras de otimizar suas operações, reduzir custos e aumentar a eficiência, e a resposta para tudo isso está na automação somada à capacitação dos profissionais.

Neste artigo, você vai ler mais detalhes especificamente sobre o implemento de tecnologias ao mundo corporativo e conhecer as tendências mais promissoras que estão moldando o cenário atual, além de obter insights para saber o que esperar para o futuro. 

O que é automação de processos?

A automação de processos, especificamente no meio empresarial, se refere à aplicação de tecnologias e sistemas automatizados aos processos cotidianos dos negócios, para melhorar a eficiência, a produtividade e a consistência das operações.

Automatizar significa, então, implementar recursos e soluções digitais para que os seres humanos não precisem mais executar tarefas ou atividades que lhes tomem tanto tempo ou que sejam absolutamente práticas e nem um pouco estratégicas e também modernizar fluxos de trabalho que costumavam ser realizados manualmente por gestores ou funcionários.

Aqueles longos minutos ou horas despendidos quando alguém precisava imprimir um documento, fazer uma ligação, arquivar papelada e calcular folha de pagamento, por exemplo, agora, se tornaram instantes, muita coisa pode ser resolvida com apenas alguns cliques e quem trabalha nas empresas assume outras posições e responsabilidades.

E, além de automáticas, muitas das tarefas executadas pela tecnologia passam a ser integradas, ou seja, começam a acontecer de forma simultânea, juntas umas das outras.

Quais os principais tipos de automação de processos?

Ao contrário do que alguns ainda pensam, a automatização de processos está presente em diversas áreas e não apenas na área financeira ou no atendimento ao cliente. Ela contribui para o cotidiano administrativo e também para o marketing das empresas, entre outros. Veja a seguir.

Automação financeira

Quem tem um negócio sabe que o controle do setor financeiro é um dos que mais exigem tempo e atenção e que um pequeno erro pode gerar um enorme problema. Automatizar esse setor serve exatamente para diminuir a chance de falhas nos cálculos, mas também vai muito além disso.

Desde a emissão de Notas Fiscais até a geração de relatórios completos sobre a saúde financeira do negócio, tudo pode ser feito de maneira rápida com softwares especializados. O mesmo vale para outras tarefas da contabilidade, como entrada de dados, conciliação bancária, emissão de faturas, gerenciamento de despesas e afins.

Automação do atendimento ao cliente

Já mandou uma mensagem pelo WhatsApp e recebeu a resposta no mesmo instante? É bem provável que o retorno tenha vindo de um “chatbot”, aquele robozinho programado para dar resposta automática e um exemplo clássico de automação de processos de atendimento ao cliente.

Chatbots podem esclarecer dúvidas, retornar perguntas frequentes, fornecer suporte técnico básico e encaminhar consultas para atendentes humanos quando necessário e eles são distribuídos em duas “espécies”: o mais simples, que consegue ajudar com perguntas mais prontas, o que já é bem útil, e o programado através de inteligência artificial.

Imagine, por exemplo, que você escreva para um restaurante pedindo o cardápio. O robô “básico” é programado para identificar seu pedido e enviar uma imagem ou texto com os itens do menu.

Um chatbot com IA daria respostas mais avançadas, chegando mais próximo de uma interação humana com você.

Como ferramenta, ambos economizam bastante tempo da equipe de atendimento, que precisaria ficar o tempo todo de olho no celular. Você vai ver mais sobre o assunto em breve, novamente neste artigo.

Automação administrativa

Na parte do gerenciamento interno, também existem muitos processos que podem ser otimizados com a automação. Destaque para tarefas do setor de Recursos Humanos, como recrutamento, integração de funcionários, gerenciamento de folha de pagamento, gestão de benefícios e treinamentos.

Também existem ferramentas que facilitam o controle do ponto dos colaboradores e que calculam horas extras, folgas e férias e até tornam mais simples o controle do banco de horas.

Automação das estratégias e ações de marketing

No marketing, a automação envolve o uso de softwares para automatizar tarefas como envio de e-mails, segmentação de público-alvo, nutrição de possíveis compradores (com conteúdos sobre a marca), rastreamento de interações dos clientes e geração de relatórios.

Tudo isso amplia a eficácia das campanhas, sem dúvida, mas os benefícios de inovar não param por aí.

Quais os benefícios da automação empresarial?

Quando a automação é bem aplicada em uma empresa ou departamento, ela ajuda a otimizar processos, reduzindo erros, economizando tempo e recursos e melhorando a escalabilidade.

De quebra, transforma completamente o ambiente de trabalho e influencia positivamente na saúde física e mental dos funcionários e líderes.

Outros impactos são a maior agilidade no atendimento aos clientes e melhora de sua experiência e sua jornada como consumidores, mais facilidade e assertividade por parte dos empreendedores para tomarem decisões e melhora da segurança de dados.

Otimização de diversos processos

O principal impacto da automação é deixar os processos já existentes mais rápidos e simples. Isso pode incluir a simplificação de fluxos de trabalho, a eliminação de etapas redundantes e a redução de atrasos, tornando as operações mais eficientes.

Redução ou até eliminação de erros

As tarefas automatizadas são executadas de maneira consistente e de acordo com as regras estabelecidas por quem programa cada software, o que limita a possibilidade de erros humanos. Algumas falhas ainda vão existir, mas, além de ocorrerem em um número bem menor, elas provavelmente vão ser mais fáceis de resolver.

Economia de tempo e recursos, inclusive financeiros

Esse é mais um motivo pelo qual você deve buscar automatizar o máximo de processos dentro das necessidades do seu negócio e do seu público-alvo: ao eliminar tarefas manuais demoradas, as empresas economizam tempo e recursos valiosos!

Os funcionários, por outro lado, podem se concentrar em tarefas estratégicas e de alto valor, para as quais são indispensáveis, e o resultado a longo prazo é o aumento nos lucros da empresa.

Melhora da escalabilidade

A automação facilita a expansão das operações, dentre outros motivos, porque processos executados pela tecnologia podem ser dimensionados com mais facilidade e “aguentam” cargas de trabalho em constante crescimento.

Quem automatiza acaba conseguindo expandir mais rápido e gastando bem menos recursos.

Agilidade no atendimento ao cliente

Como você já leu, a automação por meio de chatbots, por exemplo, pode aprimorar o atendimento, mas saiba que não pode acontecer de o cliente falar só com um robô e nunca conseguir chegar a uma pessoa de verdade!

O benefício da agilidade no processo é nítido, mas a satisfação ainda precisa estar em primeiro lugar.

Tomadas de decisão facilitadas

Lembra dos relatórios gerados de maneira automática? Eles também costumam sair completinhos e, dessa forma, permitem que empreendedores tomem decisões com base em informações muito mais concretas.

A análise também fica mais rápida, assim como a definição de novas estratégias, o desenvolvimento de um produto ou uma mudança na marca.

Desde os hábitos de consumo dos clientes até o balanço de entradas e saídas de itens em estoque, tudo pode estar disponível de maneira fácil e agilizada, sem aquela história de ter pedir pro fulano entregar um relatório até sexta-feira.

Aumento da segurança de dados

Como todos os processos envolvem softwares, é normal e altamente recomendado que exista uma camada de proteção embutida neles. Se um documento sumir, for alterado ou enviado para onde não devia, tudo fica registrado e o responsável é identificado rapidinho.

A cibersegurança presente na automatização tem tudo a ver com criar protocolos e identificar brechas em qualquer sistema para preservar os dados das empresas e dos consumidores.

Fora isso, as operações financeiras automatizadas e digitalizadas não deixam brechas para roubos e não vai mais ser preciso manter aquele cofre dando sopa no seu escritório.

Como implementar a automatização no cotidiano de uma empresa?

É claro que, mesmo sendo possível aplicar diversas ferramentas em tantos setores, os recursos têm um custo não só de implementação, como também de manutenção, então, dependendo da atividade que a sua empresa desenvolve, o ideal é identificar quais processos estão se tornando um “gargalo” de produtividade e começar automatizando cada um deles.

A partir desse ponto, o investimento terá um impacto positivo maior e com um resultado bem mais imediato. Foco para as principais tendências: elas podem ser importantes por aí!

6 maiores tendências atuais em automação empresarial

A computação em nuvem, os sistemas de cobrança, o uso da inteligência artificial, a Big Data e as plataformas de Customer Relationship Management (CRM) estão entre as maiores tendências da automação de processos empresariais. Quais se encaixam melhor às necessidades que você têm hoje?

1.  Computação em nuvem

A computação na nuvem – cloud computing, em inglês – é um modelo de entrega de serviços de computação pela internet. Ela está em quase tudo atualmente e pode ser muito bem exemplificada pelo armazenamento de arquivos no Google Drive ou no iCloud. Pense nisso em maiores proporções quando o assunto é o ambiente corporativo.

Em vez de hospedar e gerenciar recursos de hardware e software localmente, em um computador ou servidor local, os serviços de computação na nuvem são fornecidos por meio de servidores e infraestrutura completamente remotos.

Você precisa guardar as informações de um colaborador? Esqueça o arquivo com o gavetão e, como dizem, “joga na nuvem”!

2.  Sistemas de cobrança

Os sistemas de automatização de cobrança são plataformas projetadas para gerenciamento facilitado dos recebimentos de pagamentos de clientes e para comunicação automatizada com consumidores inadimplentes.

Eles são amplamente utilizados por empresas, instituições financeiras e organizações que precisam administrar faturas, empréstimos e mensalidades com mais facilidade, em menos tempo e melhorando o fluxo de caixa.

E existem várias opções desses sistemas, mas o recomendado é buscar por plataformas de cobrança mais completas, capazes de se adaptar ao que a sua empresa precisa.

3.  Inteligência artificial

As IAs, ou inteligências artificiais, são sistemas de computador ou programas de software que conseguem realizar tarefas que, normalmente, exigiriam inteligência humana. Essas tarefas, às vezes, até exigem da tecnologia a capacidade de aprender, raciocinar, tomar decisões, compreender a linguagem humana e até mesmo interagir com pessoas de maneira natural.

Uma inteligência artificial é construída a partir de algoritmos e modelos matemáticos que permitem que ela processe grandes volumes de dados, identifique padrões e faça escolhas com base nesses padrões, como acontece com o tão comentado ChatGPT. Não à toa, a IA provavelmente fará parte do futuro da automação empresarial por um bom tempo.

4.  RPA

A Automação de Processos Robóticos – Robotic Process Automation, em inglês – ou RPA nada mais é do que o uso de softwares e recursos para automatizar tarefas repetitivas e baseadas em regras e em processos de negócios.

Esses softwares podem ser vistos como programas que podem ser configurados para executar ações específicas em sistemas, simulando o trabalho dos seres humanos – que, geralmente, demoraria horas e horas e não seria nem um pouco estratégico.

A principal característica de um RPA é a capacidade de imitar as ações em sistemas digitais, como o clicar em botões, o preenchimento de formulários, e o copiar e colar de dados entre aplicativos.

Essa automação baseada em regras é especialmente útil para tarefas rotineiras e repetitivas que normalmente requerem muito tempo e esforço.

5.  Big Data

Big Data é um termo que se refere a conjuntos de dados extremamente grandes e complexos que não podem ser facilmente processados e analisados com as ferramentas tradicionais.

Para lidar com eles, as organizações utilizam tecnologias e ferramentas específicas e bastante complexas, e não só a Big Data propriamente dita, mas todas essas tecnologias estão no escopo de tendências de automação de processos do mundo corporativo.

É possível abrir um setor só para gestão do conjunto de dados ou dá para contratar um serviço terceirizado. De um jeito ou de outro, você precisa extrair insights significativos das informações armazenadas – para tomar decisões, identificar tendências, prever eventos futuros e melhorar processos e operações.

O conjunto de dados que compõem uma Big Data são caracterizados por três V's. Dá uma olhada! ⬇

• Volume: a quantidade de informações relacionadas, dentre outras coisas, às transações empresariais, aos registros de clientes, aos dados de sensores, aos registros de acessos nas mídias digitais e muito mais.
• Velocidade: o tempo em que os dados são gerados, atualizados e processados.
• Variedade: a diversidade de tipos de dados que podem ser estruturados na forma de relatórios ou de fotos, vídeos e textos.

Além desses três pontos principais, muitos especialistas em dados também acrescentam mais três para descrever características adicionais do big data: a veracidade (confiabilidade dos dados), o valor e, portanto, sua capacidade de extrair informações úteis, e a viabilidade, ou seja, a capacidade de armazenar e processar tudo de maneira eficiente.

6.  CRM

Outra tendência, os CRMs ou Customer Relationship Management, em inglês, são sistemas de gestão de relacionamento com o cliente. Eles reúnem um conjunto de práticas, tecnologias e ferramentas utilizadas pelas empresas para gerenciar e melhorar o vínculo com seus consumidores ao longo de todo o ciclo de vida deles com a marca.

A principal finalidade de um CRM é ajudar as empresas a compreenderem as necessidades, preferências e comportamentos de seu público-alvo, a fim de oferecer produtos e serviços mais personalizados, aumentar a satisfação e, consequentemente, impulsionar seu crescimento.

Por isso, se você ainda não procurou saber mais sobre a possibilidade de implementar a alternativa, agora é a hora!

Chegando ao final deste artigo, deu para perceber que o campo da automação tem muito potencial de desenvolvimento e que o impacto das tecnologias no setor empresarial só tende a crescer, né?

Acompanhe e monitore novidades: com o desenvolvimento e criação de novas automações, você vai conseguir se libertar da execução de tarefas repetitivas cada vez mais e vai sobrar tempo para aplicar inteligência e expertise na parte criativa do negócio.