Como escolher uma empresa de cobrança

Uma empresa de cobrança pode ser responsável por diversas soluções financeiras no seu negócio, muito mais do que apenas cobrar do cliente inadimplente o valor devido.

Para qualquer empresa que não é especialista no assunto e nesse tipo de serviço, a melhor opção é buscar apoio e ajuda em uma companhia profissional.

Até porque a cobrança não se trata apenas de ligar para o cliente e pedir para realizar o pagamento, existe todo um método operacional por trás que deve, inclusive, seguir algumas regras vigentes na legislação brasileira.

Por exemplo, é essencial ter todas as informações sobre o cliente corretas, como o nome, CPF, compra realizada, data de vencimento da fatura e valor devido.

Afirmações falsas ou interferências no trabalho ou período de lazer do devedor não devem ser realizadas, de acordo com o Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078/90), pois podem ser cobranças classificadas como abusivas.

Além disso, existe um consenso que visa um tratamento diferente para clientes de atraso único e cliente de atrasos recorrentes.

Seja qual for o caso, uma empresa de cobrança terceirizada ou a instalação de um software de cobrança podem ser usados para ajudar no serviço de cobrança.

O que faz uma empresa de cobrança

A empresa de cobrança pode oferecer vários serviços diferentes. Ela pode tanto ter um “pacote” simples, através do qual realiza apenas a recuperação de valores devidos, quanto um pacote completo com soluções, tais como a elaboração de contratos e a execução de ação de cobrança judicial.

A empresa tem diversas áreas de atuação, desde condomínios até escolas. E ela pode fazer vários tipos de cobrança também, como a judicial, administrativa ou preventiva, entre outras.

Porém, a principal função de uma empresa de cobrança é extrair do cliente os motivos da dívida e a recuperação do valor devido.

A partir disto, a empresa consegue medir os seus resultados financeiros e até oferecer um planejamento financeiro que vá de encontro com as necessidades do momento.

Empresa terceirizada ou equipe própria?

De maneira geral, ambas opções apresentam prós e contras bastante significativos. Para saber qual a melhor opção para a sua empresa é preciso olhar para o funcionamento das suas operações e tentar perceber quais necessidades precisam ser supridas.

E não adianta tentar tomar uma decisão baseando-se apenas nos custos, já que ambas terão algum valor a ser aplicado - uma contratação e taxa de serviços na empresa de cobrança, por exemplo, e, para a equipe própria, custos de contratação, treinamento e capacitação de funcionários.

É possível também pensar em uma abordagem mista. Ou seja, uma equipe própria, dentro da sua empresa que pode trabalhar com um software de gestão de cobranças.

Vantagens da empresa de cobrança

As empresas especializadas em cobrança, que oferecem um serviço terceirizado, apresentam as seguintes vantagens:

• ótima para empresas com alta demanda operacional;
• cobrança organizada e metódica;
• redução de inadimplências;
• aumento do faturamento;
• assessoria jurídica.

Desvantagens da empresa de cobrança

É preciso também considerar as seguintes desvantagens:

• haverá um agente intermediário entre empresa e cliente;
• falta de controle interno das operações;
• falta de comunicação;
• falta de acompanhamento de desempenho.

Vantagens da equipe própria

Já nos casos em que a cobrança será feita pela sua própria empresa, consideramos as seguintes vantagens:

• garantia de atendimento conforme o desejado e personalizado;
• elaboração de um script para cobranças eficiente, com o conhecimento integral de toda a operação da empresa;
• acompanhamento de perto dos resultados;
• garantia de treinamentos e capacitação dos funcionários responsáveis pelas cobranças;
• maior proximidade com o cliente.

Desvantagens da equipe própria

Quanto às desvantagens, é preciso dar atenção especial para:

• treinamentos para estudar e conhecer a legislação e o Código de Defesa do Consumidor;
• realizar novas contratações e montar treinamentos, de acordo com a capacidade;
• desenvolver um método de cobrança.

Na verdade, desenvolver um método para serviço de cobrança pode tanto ser uma desvantagem, pelo trabalho que será montar uma operação desse tamanho, quanto pode ser também uma vantagem, por conseguir padronizar o comportamento em relação aos clientes inadimplentes.

E nos casos dos pequenos negócios, isso pode ser ainda mais complicado.

O que levar em conta ao escolher uma empresa de cobrança terceirizada

Para escolher uma boa empresa de cobrança é preciso primeiramente identificar as necessidades da sua empresa.

Pergunte-se questões como:

• quais as dificuldades da empresa hoje?; e
• quais as dificuldades que os funcionários têm no momento?

A partir das respostas obtidas, você vai saber o que a empresa precisa para se tornar melhor e mais eficiente.

Assim que tiver com essas informações em mãos, você pode passar a pesquisar quais empresas de cobrança atendem às suas necessidades e, então, preste atenção em elementos como a reputação da empresa a ser contratada.

Se a empresa for bem vista dentro do mercado, isto quer dizer que o serviço prestado está entre os melhores, então você com certeza poderá confiar nessa contratação.

A qualidade e preço do serviço são importantes: mantenha em mente que se o serviço de cobrança for muito barato, abaixo da média, pode haver algo estranho aí: ou o serviço não tem tanta qualidade ou o seu retorno, ou seja, o valor devido pelo cliente não será tão bom.

Em outras palavras, atente-se, pois algumas empresas oferecem preços baixos de contratação e depois pedem uma alta taxa de serviço: a famosa porcentagem pelos valores recuperados.

O know-how da empresa é fundamental, isto quer dizer, o conhecimento e experiência que a empresa de cobrança tem e o seu método de trabalho. Se a estratégia utilizada é capaz de recuperar todo o dinheiro devido, não há dúvidas de que o serviço tem qualidade.

Parte do que faz a estratégia da empresa funcionar são as formas de pagamento disponibilizados. Quanto mais opções, mais chances de recuperar o valor devido.

Considere, portanto, as seguintes formas:

• boleto bancário;
• cartão de crédito;
• transferência ou débito automático em conta.

Software de cobranças: é a mesma coisa?

Um software de cobranças pode tanto ser usado apenas pelos próprios funcionários da equipe ou por uma empresa de cobrança contratada (lembra das equipes mistas?).

De qualquer maneira, esse sistema oferece alguns elementos vantajosos. Para começar, o uso da tecnologia é sempre benéfico para a redução de erros.

O uso de papel é reduzido, praticamente anulado, pois todos os dados necessários se concentram no sistema de cobranças online.

Mais do que isso, um bom software oferece, por exemplo:

• página de cadastro de clientes;
• interação bancária;
• controle de faturas;
• emissão de boletos;
• relatórios gerenciais;
• suporte rápido e eficiente; e
• integração de departamentos.

Com um software de cobrança, os funcionários já existentes no seu negócio, ou mesmo você sozinho, podem ser treinados a utilizar e realizar as cobranças, mas é importante que todos estejam cientes das regras vigentes na legislação.

Também podem ser contratados alguns novos funcionários que irão ter como única função fazer esse controle através do software, dependendo do tamanho da sua empresa e do volume de inadimplência.

A Cobre Fácil disponibiliza a emissão de boletos e carnês de pagamento para facilitar o pagamento dos clientes, então, ao conseguir contato com o cliente e fizer uma (re)negociação de dívidas, você pode utilizar nosso sistema de cobrança para fazer a emissão de boletos para o cliente.