Controle de caixa escolar: estratégias para uma gestão eficiente

Um controle de caixa escolar eficiente engloba vários procedimentos financeiros, como identificar e classificar os gastos variáveis e fixos, realizar o registro de todos os recebimentos, entre outras ações.

Executar bem esse controle é o princípio básico da gestão administrativa de qualquer instituição de ensino – pública ou privada e, assim como acontece com qualquer empresa, a gestão financeira escolar está diretamente relacionada ao sucesso do negócio.

E é principalmente por conta do aumento da quantidade de matrículas e do oferecimento de mais formas de pagamento aos pais e responsáveis que se torna cada vez mais estratégico ter um excelente controle financeiro.

Isso porque quanto maior a eficiência no gerenciamento de caixa, mais chances a instituição tem de encontrar formas de economizar e, dentre outras coisas, evitar perder oportunidades de crescimento como a melhoria da experiência dos clientes.

Coordenadores ou diretores – bem como tesoureiros e membros do conselho fiscal das instituições –, que geralmente são responsáveis pelo controle de caixa escolar, precisam aprimorar as suas estratégias de forma definitiva para não ficar no vermelho!

Conheça as melhores táticas neste artigo.

O que é gestão financeira escolar?

A gestão financeira da escola é a forma como a instituição controla e monitora o dinheiro que entra e sai de caixa e se baseia na fiscalização dos valores, para verificar se eles estão sendo devidamente aplicados em investimentos, trazendo resultados para a instituição.

Como funciona a gestão financeira escolar?

De maneira prática e simples, o gerenciamento financeiro de uma organização de ensino funciona a partir da aplicação de um conjunto de métodos, definidos internamente pelos gestores e o departamento financeiro, para que a empresa consiga equilíbrio econômico além de:

• melhor definição de metas de controle financeiro;
• cálculo mais assertivo do orçamento total por mês e ano;
• flexibilização dos meios de pagamento;
• identificação de prioridades para gastos futuros e de áreas cujos gastos podem ser reduzidos;
• detecção facilitada de clientes inadimplentes e melhor administração dos mesmos.

A gestão adequada também ajuda a definir qual o momento certo de procurar outras fontes de financiamento, por exemplo, e a visualizar melhor se há ou não lucro no fim das contas (literalmente!).

Qual a importância da gestão financeira escolar?

Para além da manutenção da saúde econômica da instituição de ensino de qualquer porte, o gerenciamento financeiro permite a essas empresas trabalharem de forma transparente junto aos seus stakeholders – alunos, pais e responsáveis, acionistas e investidores.

Ela ajuda no controle de documentos do caixa escolar para que todos sejam apresentados em reuniões e em canais oficiais da instituição, como o site ou e-mails, e na exposição, por parte da escola aos interessados, de ações praticadas a favor dos estudantes, algo que impacta diretamente na sua reputação e pode fazê-la ganhar mais interessados também.

E porque esse controle é tão fundamental quanto a gestão propriamente dita? Continue a leitura para compreender.

Qual a importância do controle de caixa escolar?

O controle de caixa escolar serve para que a gestão tenha uma real dimensão das entradas e saídas de dinheiro da instituição. Sem isso, não existe a tão necessária eficiência administrativa e financeira e tampouco a manutenção da saúde financeira do negócio.

Na prática, o que significa fazer controle de caixas escolares?

O controle de caixa nada mais é do que uma ferramenta de gestão financeira, então, realizá-lo significa registrar adequadamente as movimentações passadas, presentes e futuras de valores a pagar e a receber, bem como outras informações similares e igualmente pertinentes.

Os dados do controle são dispostos em livros-caixa – materiais feitos exclusivamente para controle contábil – e, hoje em dia, também podem ficar registrados em plataformas online, que são aliadas nas ações de construção, condução e manutenção das informações, ajudando nas tomadas de decisão.

O funcionamento do recurso é garantido para caixas de pequenas empresas e costuma dar super certo também em outras instituições de qualquer porte ou segmento. Em todos os casos, seu foco está em manter a qualidade dos procedimentos de gerenciamento e do setor financeiro da empresa como um todo.

Para isso, cabe aos responsáveis pela administração colocar a estrutura em funcionamento de A a Z!

Quem administra o caixa escolar?

Geralmente, a estrutura da equipe que coordena o caixa de uma instituição de ensino é composta pelo diretor ou coordenador da escola, o profissional tesoureiro contratado especificamente para esses cuidados e membros do conselho fiscal selecionados – uma pessoa pertencente ao quadro administrativo ou docente e pais ou responsáveis.

Juntas, essas pessoas organizam o controle dos recebimentos e de contas a pagar e tudo funciona cada vez melhor quando o corpo de responsáveis define uma estrutura a ser seguida para a organização – diariamente, semanalmente, mensalmente e anualmente.

Já tem definido por aí quem vai ajudar você nessa tarefa tão importante? Então, é hora de colocar a mão na massa!

Como organizar o controle do caixa escolar?

Uma das principais ações para organizar, com eficiência, o controle de caixa escolar é entender as despesas da instituição, separando os custos fixos (água, internet, aluguel, telefone etc.) dos variáveis, ou seja, daqueles que variam todos os meses.

Mas isso só não basta! Abaixo, estão as oito principais etapas a serem seguidas, apresentadas em detalhes para ajudar você a não perder tempo!

8 etapas para um controle eficiente do caixa escolar

Veja os oito processos mais importantes que devem ser contemplados em uma gestão de caixa escolar para que ela aconteça de forma realmente eficiente.

1.  Organização de todos os recursos financeiros

A identificação e avaliação de tudo o que está disponível no caixa da escola é o primeiro passo para uma gestão eficaz, já que permite analisar a situação econômica geral da instituição e estudar quais gastos têm verdadeira relevância e quais talvez não tenham.

Nesse momento, levante todos os dados relacionados às diferentes partes administrativas do negócio e descubra em quais estão sendo aplicados e retirados valores e quais os montantes.

2.  Divisão dos gastos fixos e variáveis

Com a separação de despesas que existem todo mês e nunca deixarão de existir – e que, somadas, dão sempre o mesmo valor – daquelas que podem variar para mais ou para menos a cada mês, é possível determinar o orçamento ideal para que a instituição consiga pagar as suas despesas de forma integral todos os meses e sem dívidas.

Também é importante fazer uma previsão de custos variáveis e guardar um montante para o pagamento dessas contas. Por mais que o valor varie mensalmente, se torna fundamental para o sucesso ter uma projeção mensal que ajude a manter as contas sempre no azul.

3.  Previsão das entradas de valores

Chegamos à etapa da gestão de caixa que envolve, acima de tudo, o controle de mensalidade de alunos, afinal, essa costuma ser a principal fonte de recebimentos de uma escola, certo?

A previsão dos valores deve incluir também, se houver, aportes realizados por sócios, bem como outras fontes de receitas da instituição – por exemplo: financiamentos, ações beneficentes, gincanas ou festas escolares.

4.  Análise de custos que podem ser reduzidos ou eliminados

Outro ponto importante: buscar soluções que tragam economia para a organização, afinal, a economia de recursos é fundamental numa boa gestão financeira.

Uma das alternativas nesse momento é verificar se algum gasto variável, daqueles pontuais mencionados anteriormente neste artigo, estão acontecendo em excesso ou de forma até desnecessária.

5.  Definição de frequência da extração dos dados

A frequência com que você vai extrair e analisar os dados significa nada mais, nada menos do que fazer um balanço geral sempre que possível.

Nesse ponto, leve em consideração, especialmente, informações de entradas e saídas de valores. Elas precisam ter uma periodicidade de recolhimento (e monitoramento) para que haja controle do fluxo de caixa.

6.  Monitoramento de recursos

Mais uma vez, a palavra monitoramento aparece relacionada à uma gestão responsável financeira.

O controle adequado também exige da equipe responsável pelo financeiro e pelas tomadas de decisão analisar se os valores disponíveis em orçamento estão sendo investidos de maneira adequada.

Esta etapa acontece com base na fiscalização dos recursos, que pode ser feita pelos membros do conselho fiscal da organização.

7.  Auditorias periódicas

Nem um pouco distantes do monitoramento estão as auditorias que, por mais que tenham esse nome um pouco amedrontador, são fundamentais para a saúde de qualquer negócio e não existem para botar medo em ninguém, mas para evitar aquele temor de “quebrar”.

As auditorias atestam a conformidade das ações e dos dados financeiros, segundo as regras estabelecidas pela própria instituição de ensino e por órgãos do município, estado ou país. Elas devem ser realizadas por empresas especializadas e que não tenham ligação com a escola.

8.  Uso da tecnologia

E por que não usar a tecnologia para seguir as outras sete etapas trazidas até aqui?

Ainda é muito comum a aplicação do livro-caixa para registro de movimentações financeiras em escolas, mas o preenchimento desse tipo de recurso costuma levar tempo e é passível de erros, principalmente por conta do preenchimento manual das informações.

Pensando em otimizar processos e reduzir as chances de erros humanos é que o uso de plataformas e sistemas pensados para esses processos pode ajudar, reduzindo o gasto de tempo e dinheiro.

Há diferentes soluções digitais que podem auxiliar na gestão do caixa e permitir, por exemplo, a automatização de contas a receber, ajudando a traçar meios de se fazer a melhor cobrança de mensalidade escolar em atraso, inclusive! Sem dor de cabeça ou mal-entendidos.

Como é feita a cobrança de mensalidade atrasada para escola?

Uma das ações sugeridas para uma cobrança adequada de mensalidades em atraso, por exemplo, é dar à pessoa pagadora da conta a opção de parcelar a dívida acumulada. Não havendo o acerto, outra opção seria a cobrança judicial do carnê de pagamento escolar em atraso.

Essa é uma iniciativa que está de acordo com a lei e, portanto, não fere os direitos do aluno.

Independentemente do caminho escolhido, lembre-se de consultar o setor jurídico da empresa ou um advogado especializado para compreender seus limites e os direitos e deveres dos clientes – que podem ser os próprios alunos, caso sejam maiores de idade, ou os pais e responsáveis.

Verifique o que pode ser feito em casos de inadimplência e quando e de que forma suspender os serviços educacionais oferecidos ao aluno durante o ano letivo.

Uma vez realizado o controle de caixa escolar corretamente e da maneira menos burocrática possível, a sua gestão financeira como um todo se tornará muito simples e prática e você conseguirá, além de reduzir os índices de maus pagadores, economizar dinheiro!

Coloque em prática as dicas, diferencie gestão de controle da gestão financeira sem deixar de fazer nem uma coisa e nem a outra e trace o melhor plano de ação possível para manter a saúde financeira da sua escola sempre positiva.

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