Como controlar suas vendas no cartão de crédito?

Controlar vendas no cartão de crédito significa, entre outras coisas, ter conhecimento do dinheiro a receber pela sua empresa, ou seja, o quanto ainda vai entrar em caixa. Isso é importante principalmente para gestores conseguirem controlar também os pagamentos que farão e assim manter o equilíbrio da saúde financeira dos negócios e evitar ficar no vermelho.

Ao fazer o controle, os próprios gestores e suas equipes de departamento financeiro e comercial, principalmente, precisam de muita organização. Além disso, devem estar cientes de todas as taxas e tarifas no cartão de crédito e outras cobranças possíveis feitas pela operadora ou administradora de cada bandeira de cartão.

Trouxemos, no artigo a seguir, detalhes importantes sobre o tema. Confira!

Por que fazer o controle de recebimento de cartão de crédito?

Controlar as vendas no cartão de crédito significa monitorar negociações feitas a prazo e cujo dinheiro, pago pelo cliente, ainda não tenha sido recebido pela organização. Daí a sua importância: ficar de olho em valores que são de direito da empresa e ainda não caíram na conta, que é como funciona o recebimento por cartão de crédito.

Empreendedores que ainda não fazem esse tipo de controle também devem compreender que, ao vender no crédito, terão taxas cobradas pela administradora do cartão em cada negociação. 

Essas taxas representarão um percentual do valor de cada venda e devem estar incluídas na precificação para que não haja prejuízo. Mais um motivo para se ter atenção redobrada nos recebimentos.

Uma vez sabendo que a quantia recebida por vendas no crédito não é disponibilizada em conta imediatamente e que existe a cobrança de uma taxa sobre o valor bruto de cada produto ou serviço negociado, os gestores percebem a importância de contabilizar e registrar todas as suas negociações a prazo.

Só assim têm a certeza de que estão recebendo o que é correto, demore o tempo que for.

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Como controlar vendas no cartão de crédito?

Os principais segredos para o controle adequado das vendas feitas no cartão de crédito são uma contabilidade organizada e uma conciliação bancária que ocorra periodicamente.

Todo gestor que quer realizar o controle precisa saber se as vendas feitas em determinado espaço de tempo foram realmente processadas pela operadora também deve conferir o valor bruto de cada cobrança e calcular quanto de serviço será descontado pela operadora para descobrir o valor líquido a ser recebido e analisar se o pagamento foi feito corretamente e dentro do prazo.

Essas conferências e análises são desenvolvidas a partir da criação de uma rotina de trabalho e de procedimentos financeiros dentro da empresa.

Criamos um passo a passo com seis etapas para você conseguir controlar esses seus recebíveis. Veja a seguir!

6 passos para um bom controle dos recebíveis de cartões de crédito

Operacionalmente, esse controle acontece todos os dias e é de responsabilidade principalmente de funcionários que trabalham no caixa da empresa e daqueles que atuam no setor financeiro, além do gestor.

Faz um bom controle quem inclui no cotidiano da equipe:

1. Armazenamento físico ou digital dos comprovantes de venda que “saem” da máquina de cartão quando é finalizada uma negociação.
2. Geração e armazenamento de relatórios de vendas emitidos pela própria máquina no momento do fechamento do caixa.
3. Cautela com divergências em valores registrados ou com transações duplicadas.
4. Ajuste, antes mesmo do fechamento e com ajuda da operadora, de qualquer lançamento feito de forma enganada.
5. Anotação de quais vendas foram canceladas no período.
6. Anotação de vendas ainda não confirmadas pela operadora, mas que constam no sistema da empresa.

Vale a pena solicitar mensalmente à administradora do cartão o relatório de suas operações e realizar um comparativo com tudo que tem no sistema para ter mais uma certeza de que os valores pagos ou de pagamento pendente estejam corretos.

Lembre-se de deixar tudo registrado.

Como fazer o registro dos recebíveis de cartão de crédito?

Para registrar os recebíveis, você vai precisar dos comprovantes e das filipetas de todas as vendas previamente armazenados e, a partir deles, deverá tomar nota de:

• formas de pagamento de cada negociação;
• qual a operadora do cartão envolvida em cada uma;
• bandeira do cartão utilizado por cada cliente em cada venda;
• data da venda e valor total; e
• número de parcelas e datas de pagamento de cada uma delas, tanto as que já foram quitadas (se houver) quanto as ainda pendentes.

Registre também, em algum lugar, todas as taxas que você ou a sua equipe precisam conhecer referentes aos serviços prestados por cada administradora de cartão. Não apenas as taxas do crédito que giram em torno de 3,5% para pagamentos à vista e 4,5% para vendas parceladas,

Considere enfim os cancelamentos, para verificar se eles também realmente aconteceram!

Uma dica para você: tanto o registro quanto o controle dos recebíveis de cartão de crédito podem ser feitos com o auxílio de plataformas especializadas e com funcionalidades que permitem facilitar e acelerar cada etapa do controle de dinheiro gasto e recebido dentro da sua empresa, inclusive em vendas parceladas.

Pode parecer complicado, mas o controle de caixa e principalmente das vendas a prazo só traz benefícios e, depois que vira rotina e é feito dentro das necessidades e possibilidades dos negócios, evita diversos prejuízos e se torna muito simples.

Quais os prejuízos para quem não faz controle de recebíveis?

Gestores que optam por não conciliar suas vendas e por não administrar os recebíveis costumam perder dinheiro. 

Isso porque:

• executam vendas que não são confirmadas e acabam não sendo pagas pela operadora;
• recebem valores errados por suas vendas, principalmente parceladas;
• sofrem cobranças indevidas de taxas;
• correm mais riscos de fraudes;
• destinam seus colaboradores para a busca de soluções para os problemas e acabam perdendo mão de obra disponível e produtiva; e
• podem até mesmo enfrentar problemas com a declaração de Imposto de Renda.

Ainda não recebeu o dinheiro das vendas no crédito e está precisando?

Tudo bem fazer a antecipação de recebíveis de cartão de crédito, mas é igualmente importante contabilizar esse processo, inclusive porque na antecipação, além de pagar a taxa comum de serviço à operadora do cartão, você também pagará uma taxa extra de operação - calculada em cima do montante que deseja receber antes do prazo real de pagamento.

Veja um exemplo de valores pagos às operadoras por recebíveis antecipados do cartão de crédito a partir de uma venda que totalizou R$ 5 mil e com uma taxa de serviço de 2%:

Como antecipar recebíveis no cartão de crédito?

Conhecendo a verdadeira situação financeira da sua empresa, busque pela administradora do cartão de sua preferência ou por uma empresa especializada no assunto como a Cobre Fácil - que tem taxas e tarifas mais baixas do que as operadoras - e contrate um serviço de antecipação de vendas no cartão de crédito, ponderando quanto você vai gastar por essa contratação e a burocracia para conseguir o dinheiro em conta.

Depois, selecione as Notas Fiscais dos pagamentos que deseja antecipar e, se possível, adiante aqueles recebíveis de parcelas que seriam pagas em um menor espaço de tempo para pagar taxas menores também.

Atualize o fluxo e o controle de caixa e dê baixa nos pagamentos relacionados à antecipação de recebíveis no cartão de crédito.

Administre o dinheiro da melhor forma e destine-o para suprir necessidades e equilibrar as contas novamente, mantendo em dia a saúde financeira da sua empresa.